- Phương thức nhờ thu D/P Điện chuyển tiền – T/T
7 Chứng từ xuất khẩu và chứng từ giao hàng
Để vận chuyển hàng đến nơi đúng thời hạn, bạn cần phải chuẩn bị bộ chứng từ để khai báo hải quan. Theo qui định mới nhất của Bộ Tài chính, bộ chứng từ xuất khẩu hàng thủ công mỹ
nghệ bao gồm:
Tờ khai hải quan hàng hoá xuất khẩu: 2 bản gốc Phiếu đóng gói: 1 bản gốc và 1 bản copy.
Tuỳ theo hợp đồng ngoại thương ký với người nhập khẩu, có thể bạn phải có nghĩa vụ xuất trình Hoá đơn thương mại, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và Giấy chứng nhận kiểm định hàng hoá.
Trong tờ khai hải quan, bạn cần liệt kê tất cả các mặt hàng được xuất theo đúng qui định của hệ thống hài hòa thuế quan HS hay gọi tắt là mã HS. Tờ khai hải quan cũng phải nêu đầy đủ mọi chi tiết của lô hàng. Bạn có thể dễ dàng mua tờ khai hải quan tại Chi cục Hải quan ở địa phương bạn.
Người xuất khẩu có trách nhiệm chuẩn bị phiếu đóng gói và hoá đơn thương mại. Giấy kiểm dịch vệ sinh thực vật sẽ do Phòng Bảo vệ thực vật của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cấp.
Để xác định cách thức vận chuyển quốc tế tốt nhất, bạn nên tham khảo và kiểm tra nhiều công ty giao nhận và vận tải khác nhau tại Việt Nam (tham khảo phụ lục số 8) để lựa chọn công ty cạnh tranh nhất về giá cả, thời gian giao hàng và được nhà nhập khẩu nước ngoài ưa dùng.
Bạn nên đăng ký thuê diện tích để hàng trên tàu trước ngày vận chuyển thực tế (việc đặt trước như vậy được gọi là hợp đồng vận tải theo chuyến). Đối với việc vận chuyển nội địa (từ nhà xưởng đến cảng xếp hàng), bạn có thể đề nghị công ty vận tải/giao nhận đã chọn hỗ trợ. Những công ty này có thể thu xếp dịch vụ vận chuyển nội địa hoặc bạn có thể ký hợp đồng với các công ty vận tải có kinh nghiệm trong vận chuyển hàng xuất khẩu.
Bạn nên ký kết hợp đồng với các công ty bảo hiểm để bảo hiểm lô hàng xuất khẩu đối với các rủi ro như hàng bị mất, bị hỏng và giao hàng chậm do thời gian quá cảnh. Đối với các lô hàng xuất khẩu quốc tế, trách nhiệm của người vận chuyển được giới hạn theo các qui định quốc tế và phạm vi bảo hiểm về cơ bản không giống như phạm vi bảo hiểm nội địa. Trách nhiệm ký hợp đồng với công ty bảo hiểm có thể thuộc về người mua hoặc người bán, tuỳ theo điều kiện trong hợp đồng. Tốt hơn hết, bạn nên hỏi ý kiến của các công ty bảo hiểm hoặc giao nhận quốc tế để biết thêm nhiều thông tin.
Bạn phải chuẩn bị Bộ chứng từ gửi hàng và gửi cho ngân hàng của bạn hoặc khách hàng để làm thủ tục thanh toán tuỳ theo điều khoản thanh toán qui định trong hợp đồng. Dưới đây là một số chứng từ được sử dụng phổ biến:
Vận đơn đường biển: là hợp đồng ký kết giữa chủ hàng và người vận chuyển. Người
mua thường yêu cầu vận đơn bản gốc hoặc bản sao, và coi đây là bằng chứng về quyển sở hữu hàng hoá. Ban nên cố gắng lấy được vận đơn hoàn hảo. Trong trường hợp giao hàng gấp, chưa kịp gửi bộ chứng từ gửi hàng gốc cho người mua đúng thời hạn, bạn có thể đề nghị công ty vận chuyển phát hành vận đơn giao hàng tại cảng (Surrendered Bill of Lading) để giải phóng lô hàng.
Hoá đơn thương mại: Hoá đơn thương mại nên có những thông tin cơ bản như đặc điểm
hàng hoá, địa chỉ người vận chuyển và người bán, điều kiện cơ sở giao hàng và phương thức thanh toán.
Phiếu đóng gói: là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong mỗi kiện hàng và mô tả
loại bao bì đóng gói (hộp, sọt, thùng, hộp cac-tông…). Bạn cũng nên ghi rõ trọng lượng tịnh, trọng lượng tịnh được trừ ra khi hàng được cân cùng với container, trọng lượng cả bì, và kích thước của từng gói hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Một số nước yêu cầu hàng nhập khẩu phải có giấy
chứng nhận xuất xứ của cơ quan có thẩm quyền. Ở Việt Nam, giấy chứng nhận xuất xứ thường do Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt nam (VCCI) cấp. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người mua yêu cầu chính công ty xuất khẩu phát hành chứng nhận xuất xứ. Khi xuất trình giấy chứng nhận xuất xứ cho Hải Quan, người nhập khẩu có thể được hưởng ưu đãi về thuế ngay khi nhập hàng (được miễn thuế hoặc giảm thuế) tuỳ thuộc vào nội dung trong Hiệp định ký giữa Việt Nam và nước nhập khẩu.
Trong một số trường hợp, bạn cần phải có Giấy chứng nhận kiểm định, Giấy chứng nhận bảo hiểm, Giấy chứng nhận khử trùng và Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật:
Giấy chứng nhận kiểm định: Một số người nhập khẩu và một số nước có thể yêu cầu
hàng nhập khẩu phải có giấy chứng nhận kiểm định. Đây là một chứng từ do cơ quan kiểm định độc lập chứng nhận kiểm định số hàng hoá hiện có, chất lượng hoặc số lượng của hàng hoá đã được xếp lên tàu.
Giấy chứng nhận bảo hiểm: Nếu người bán mua bảo hiểm cho hàng hoá, thì giấy chứng
nhận bảo hiểm phải ghi rõ hình thức và phạm vi bảo hiểm.
Giấy chứng nhận khử trùng/ Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: chứng từ này xác
nhận sản phẩm đã được kiểm tra và xử lý về mặt kiểm dịch, an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại. Trong các giấy chứng nhận kiểm dịch trên đây, các cơ quan có thẩm quyền xác nhận rằng ngoài việc đã kiểm tra các phương pháp xử lý như khử trùng hoặc làm lạnh phù hợp với yêu cầu của nước nhập khẩu, cũng cần phải ghi hàng hoá xuất đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn về sâu hại.
8 Giải quyết tranh chấp
Trong nhiều trường hợp, bạn và người nhập khẩu có thể không thống nhất về trách nhiệm của hai bên trong việc thực hiện hợp đồng dẫn đến thiệt hại cho một trong hai bên và không thể đi đến hoà giải. Những trường hợp tranh chấp xảy ra như vậy đều nên đưa ra trọng tài giải quyết. Trọng tài là một hình thức dàn xếp vụ kiện ngoài toà, mang tính ràng buộc cả hai bên để xử lý tranh chấp phát sinh từ hợp đồng. Đây là phương pháp xử lý tranh chấp kín đáo (không công khai), có tính linh hoạt cao do các bên được tự do chỉ định trọng tài viên của riêng mình và tự do thỏa thuận về các trình tự, thủ tục giải quyết vụ tranh chấp như ngôn ngữ trọng tài, địa điểm trọng tài, luật áp dụng v.v... . Mọi chi phí về trọng tài sẽ do hai bên chịu. Nhưng bù lại, họ đi đến kết luận thống nhất cuối cùng – mà có thể được áp dụng ngay trong tập quán thương mại quốc tế.
Trọng tài khác với toà án ở bốn điểm: thứ nhất là thoả thuận trọng tài. Thông thường, Toà án được quyền thụ lý khi có tranh chấp giữa hai bên nhưng đối với trọng tài thì phải có sự thống nhất giữa hai bên là sẽ sử dụng trọng tài khi có tranh chấp và được qui định rõ trong hợp đồng. Thứ hai là quyền lựa chọn trọng tài. Nếu xử kiện bằng toà án, các bên không có quyền lựa chọn người phân xử thì với trọng tài, các bên được tự do chỉ định trọng tài viên của riêng mình. Thứ ba là tính trung lập và linh hoạt. Hãy xét trường hợp tranh chấp giữa công ty xuất khẩu Việt Nam và công ty nhập khẩu Nhật Bản. Tranh chấp sẽ được xử lý tại Toà án Việt Nam nếu công ty Nhật Bản là nguyên đơn, và ngược lại tại Toà án Nhật Bản nếu công ty Việt Nam khởi kiện. Với trọng tài, hai bên có thể lựa chọn, ví dụ trọng tài viên người Ai Cập hoặc Thụy Sĩ, và địa điểm trọng tài có thể diễn ra ở một nước thứ ba, như Ý chẳng hạn. Cuối cùng, phán quyết của trọng tài có hiệu lực quốc tế. Khi sử dụng Toà án, doanh nghiệp XK Việt Nam không thể dễ dàng cưỡng chế thi hành phán quyết của Việt Nam tại Nhật Bản và ngược lại. Tuy nhiên, phán quyết của trọng tài có thể được công nhận ở hầu hết các nước trên thế giới.
Bạn cũng cần lưu ý là trong điều khoản giải quyết khiếu nại phải đề cập rõ luật áp dụng. Ví dụ, trong hợp đồng xuất khẩu, điều khoản trọng tài có thể được qui định như sau: “Mọi tranh
chấp phát sinh trong quá trình thực hiện Hợp đồng này nếu không thể giải quyết thông qua thương lượng giữa hai bên thì sẽ được đưa ra Uỷ ban Trọng tài Quốc tế Việt Nam theo đúng các Nguyên tắc Trọng tài Thương mại Quốc tế, phán quyết của trọng tài là chung thẩm và ràng buộc cả hai bên. Mọi chi phí về trọng tài sẽ do bên thua kiện chịu trừ phi có thoả thuận khác.“
Ở Việt Nam, Trung tâm trọng tài Quốc tế tại Việt Nam sẽ có trách nhiệm giải quyết các vụ tranh chấp phát sinh từ quan hệ kinh tế quốc tế như hợp đồng ngoại thương hoặc các vấn đề liên quan đến đầu tư, du lịch, vận chuyển và bảo hiểm quốc tế, chuyển giao công nghiệp, dịch vụ, tín dụng và thanh toán quốc tế… Để biết thêm thông tin về trọng tài, bạn có thể tham khảo website http://www.viac.org.vn/.
9 Phụ lục
Phụ lục số 1 Mã HS đối với các mặt hàng thủ công mỹ nghệ
Phụ lục số 2 Các thị trường quốc tế quan trọng đối với mặt hàng TCMN Việt Nam
Phụ lục số 3 Các hiệp hội thương mại
Phụ lục số 4 Văn phòng thống kế quốc gia tại EU, Nhật Bản và Mỹ
Phụ lục số 5 Báo và Tạp chí Thương mại
Phụ lục số 6 Các Cơ quan & Văn phòng Thương mại
Phụ lục số 7 Hội chợ Thương mại
Phụ lục số 8 Các công ty giao nhận và vận tải tại Việt Nam
Phụ lục số 9 Các cửa hàng lớn tại Mỹ, EU và Nhật Bản
Phụ lục số 10 Các yếu tố văn hoá
Phụ lục số 11 Nguồn thông tin về các yêu cầu thâm nhập thị trường
Phụ lục số 12 Danh mục các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp TCMN
Phụ lục số 1