Để hạch toán chi tiết vật tư, công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Việc theo dõi vật tư được tiến hành đồng thời tại kho và phòng tài chính kế toán.
* Trình tự ghi chép ở kho nguyên vật liệu:
Hằng ngày thủ kho theo dõi từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho, mỗi thẻ kho ứng với một loại vật liệu.
Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho nguyên, vật liệu phát sinh hằng ngày để ghi thật chi tiết và cụ thể vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho có trách nhiệm chuyển toàn bộ các chứng từ đó lên bộ phận kế toán.
Cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn nguyên, vật liệu theo từng loại nguyên, vật liệu. Đồng thời, lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên, vật liệu trong tháng đó nộp lên phòng kế toán.
* Trình tự theo dõi ở bộ phận kế toán
Đầu ngày, sau khi nhận được toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất kho nguyên, vật liệu mà thủ kho đưa vào cuối ngày hôm trước, kế toán vật tư nhập vào máy theo :
-Tính số lượng nguyên vật liệu, số tổng trong nhiều ngày hoặc sổ chi tiết trong một ngày.
-Bên cạnh đó, chương trình phần mềm thu chi cho phép kế toán tính tổng số số chi mua nguyên vật liệu. Tại đây, kế toán đối chiếu tổng hợp chi mua nguyên vật liệu.Hóa đơn, chứng từ NVL
*Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song:
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Ghi vào cuối tháng, quý Quan hệ đối chiếu
*Tồn đầu quý 4 số lượng nguyên vật liệu như sau: - Thép Φ 12:1012,5 Kg
- Thép D <=10 m m: 1500kg -Thép D >18m m: 1600 kg.
(xem chi tiết ở bảng báo cáo nhập- xuất - tồn nguyên vật liệu) Dưới đây là hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Giấy đề nghị xuất nguyên liệu
Hóa đơn, chứng từ NVL
Sổ chi tiết vật tư
Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu