Đáp ứng nhu cầu thích đáng của các công ty đó là dễ dàng quản lý, truy xuất thông tin nhanh chóng về tình hình kho hàng của công ty đồng thời phải tiết kiệm thời gian và chi phí.
Với các mục đích như trên,chúng em đã đề ra một số giai đoạn để phát triển cho chương trình như sau:
Giai đoạn I: Trong giai đoạn này, với lý do khách quan các chương trình quản lý đều được quản lý bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access cho nên việc sử dụng , trao đổi và tiếp nhận dữ liệu được tổ chức trên nền Access.Tất cả các thông tin đều được tiếp nhận, truy tìm thông qua nhân viên quản lý kho của công ty.Sau khi tiếp nhận thông tin thì tùy theo yêu cầu, nhân viên này sẽ có các thao tác tương ứng như lập các phiếu xuất nhập kho hoặc các bản báo cáo tình hình …
Giai đoạn II: Giai đoạn này.chương trình sẽ chạy trên MS Access và sẽ được bổ sung thêm một số tính năng mới.
Người sử dụng không còn phải cảm thấy khó khăn trong việc truy vấn một thông tin nào đó dù phức tạp với chi’ một vài thao tác là đã có được thông tin chính xác như mong muốn.VD :Khi có một công ty đến chào một chủng loại vật tư nào đó phòng kế hoạch có thể tìm kiếm thông tin và về vật tư đó chỉ bằng vài cài click chuột là họ đã có thông tin về vật tư đó hiện thời số lượng còn bao nhiêu và những nhà cung cấp có thể đáp ứng vật tư đó với đơn giá là bao nhiêu, trên cơ sở đó họ có thể lựa cho mình một nhà cung cấp tốt nhất với gia cả “mềm nhất” có thể chấp nhận được. Hoặc khi muốn in một báo cáo về thông tin vật tư tồn kho nào đó thì họ chỉ việc rê chuột vào button và click trên nó thì lập tức sẽ có một bản báo cáo nhanh chóng và chính xác thay vì phải mất nhiều thới gian thực hiện bằng tay. Sau đó nếu muốn in báo cáo này ra máy in thì cũng thao tác như trên là đã có một tờ báo cáo.
Một ưu điểm nữa của chương trình là chương trình rất dễ sử dụng nhờ vào giao diện của chương trình thân thiện với người dùng.Một nhân viên không rành về tin học vẫn có thể thao tác dễ dàng và thành thạo trên hệ thống. Mặc dù chúng tôi đã cố gắng hết sức để chương trình mang tính thân thiện và chính xác nhưng do thời gian có hạn cũng không thể tránh khỏi thiếu sót do đó mong các bạn thông cảm.
Nhóm Sinh Viên : Phan Đức Giải , Trần Bình Công Luận ,Nguyễn Thị Hồng Hạnh , Nguyễn Thị Hiệp
Sau đây xin tả cách thức hoạt của chương trình :
_ Khi chạy chương trình thì màn hình welcome sẽ xuất hiện cùng với logo của công ty mình . Sau đó form đăng nhập hiển lên yêu cầu bạn phải đăng nhập vào hệ thống mới có thể sử dụng được phần mềm .
_ Form đăng nhập sẽ phân thành các quyền đăng nhập của người dùng :
_ Nếu bạn chọn quyền đăng nhập với chức danh “ Giám Đốc” (Quyền cao nhất ) : với quyền này khi đăng nhập sẽ có quyền thêm xóa các user khác …Có thể phân quyền cho người dùng truy cập vào phần mềm .
_Nếu ban chọn quyền đăng nhập với chức danh “Trưởng Kho” (Quyền thứ 2 ) : với quyền này khi đăng nhập cũng có quyền thêm xóa các user khác nhưng chỉ trong phạm vi những người dùng có chức danh “Thủ Kho”
_Nếu bạn chọn quyền đăng nhập với chức danh “Thủ Kho” (Quyền thứ 3 ) : với quyền này khi đăng nhập chỉ có thể sử dụng các chức năng của phần mềm nhưng không thể sử dụng chức năng hệ thộng của phần mềm .
_Khi bạn đã đăng nhập thành công màn hình chính của phần mềm sẽ hiện ra . Với màn hình này chủ yếu theo thực đơn hướng chức năng với các chức năng nằm bên trái màn hình : Cập nhật , Thông tin , Báo cáo , Tìm kiếm , Hệ thống , Giúp đỡ , Log off , Thu nhỏ , Thoát
_Với chức năng cập nhật sẽ có 5 hình thức cập nhật : cập nhật phiếu nhập kho ,cập nhật phiếu xuất kho ,cập nhật sản phẩm ,cập nhật khách hàng ,cập nhật nhà cung cấp . Tất cả các hình thức cập nhật này đều có phương thức cập nhật gần giống nhau , cứ mỗi hình thức cập nhật đều có : Thêm , Xóa , Sửa ,Lưu , Không lưu và Thoát . Nếu như bạn muốn thêm mới thì nhấn vào nút thêm , sau đó nhập đầy đủ thông tin ( nếu nhập sai chương trình sẽ báo cho bạn biết để bạn sửa lai ) , khi đã nhập xong bạn quyết định lưu lại hay không ? nếu có thì bạn phải nhấn vào nút lưu còn nếu không thì bạn phải nhấn vào nút không lưu ,nhấn xong bạn sẽ thấy hộp thông báo cho bạn biết rằng dữ liệu mà bạn nhập đã được lưu vào . Nếu như bạn muốn sửa 1 thông tin nao đó , bạn chỉ cần nhấn nút sửa rồi nhấn vào đối tượng mà mình muốn sửa hiển thị bên dưới , dữ liệu sẽ hiện lên các textbox cho bạn sửa , sửa xong phải nhấn lưu để lưu lại sự thay đổi còn không thì bạn nhấn vào nút không lưu để hủy bỏ .
_Với chức thông tin sẽ có 3 hình thức thông tin : thông tin phiếu nhập kho ,thông tin phiếu xuất kho ,thông tin san phẩm . Bạn có thể biết được rõ các thông tin trong kho hàng của mình như 1 có bao nhiêu phiếu xuất kho hay 1 tháng hay 1 quý và 1 năm . Khi mở hình thức thong tin nào , bạn chỉ cần chọn cái minh cần xem như theo ngày thì nhấn chọn vào
Nhóm Sinh Viên : Phan Đức Giải , Trần Bình Công Luận ,Nguyễn Thị Hồng Hạnh , Nguyễn Thị Hiệp
Radio và chọn ngày bên cạnh ,chọn xong bạn phải nhấn vào nút xem để hiển thị các thông tin theo yêu cầu mà bạn đã chon ,nếu muốn thoát bạn chỉ cần nhấn vào nút thoát để thoát .
_Với chức nang tìm kiếm có 2 hình thức tìm kiếm : tìm kiếm theo đơn hàng ,tìm kiếm theo sản phẩm . Cũng như thế hình thức tìm này yêu cầu bạn phải chọn vi dụ như bạn muốn tìm phiếu nhập thì phải chọn vào mục đó ,chọn xong rồi chọn tiếp cái mình muốn bên cạnh mục đó ,,, khi chọn xong bạn chỉ cần nhấn vào nút xem để xem kết quả tìm kiếm .
_Với chức năng hệ thống sẽ có 3 tiện ích : cập nhật user , backup ,restore . Với 3 tiện ích này chủ yếu đảm bảo độ bảo mật cho chương trình … nếu bạn đăng nhập với quyền giám đốc bạn có thể sử dụng chức năng cập nhật user để phân quyền cho những người dung còn lại . Nếu bảng đăng nhập với quyền trưởng kho ban cũng có thể sử dụng chức năng này nhưng chỉ có thể xóa đượccác user có quyền thấp hơn mình thôi . nếu bạn chọn quyền 3 thi bạn khong thể sử dụng chức năng này … Khi cần sao lưu lại dữ liệu bạn chỉ cần nhấn vào tiện ích backup nó sẽ xuất hiện hộp thông báo báo rằng đã back up thành công .. Nếu như bạn muốn phục hồi lại dữ liệu bạn hãy nhấn vào tiện ích restore ,sẽ hien ra thông báo rằng dữ liệu sẽ được phục hồi sau khi bạn đăng nhập lại .. Bạn nhấn ok và đăng nhap lại .
_Với tiên ích log off : nếu như bạn muốn chuyển qua quyền khác thì chỉ cần nhấn vào nút loff off chương trình tự động quay trở lại form đăng nhập
_Nếu muốn thoát khỏi chương trình bản chỉ cần nhấn nút thoát để thoát chương trinh .
Nhóm Sinh Viên : Phan Đức Giải , Trần Bình Công Luận ,Nguyễn Thị Hồng Hạnh , Nguyễn Thị Hiệp