A-GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP BKAV
Công ty Cổ phần Bkav - Bkav Corporation thành lập 28/12/2001 là công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất - kinh doanh phần mềm, dịch vụ CNTT và hệ thống Ngôi nhà thông minh. Qua hơn 15 năm phát triển, công ty luôn đề cao yếu tố con người, sức mạnh tập thể thông qua chính sách trọng dụng hiền tài. Đến nay, Bkav đã có đội ngũ 900 nhân viên trẻ trung, năng động và tràn đầy nhiệt huyết trong môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp
Bkav có tốc độ phát triển nhân sự bình quân hàng năm lên đến 30%. Công ty đang trên đà tăng trưởng mạnh mẽ và mở rộng thị trường ra toàn cầu
B-TỔNG QUAN HỆ THỐNG ERP CHO CÔNG TY CP BKAV
Thông qua khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong tất cả các ngành nghề hiện nay, để tăng năng lực cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty Cổ Phần Bkav trước bối cảnh cạnh tranh về lợi ích kinh tế cũng như sự tồn vong, phát triển của công ty thì giải pháp ERP công ty phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu tổng quan sau:
Thứ nhất, giải pháp đưa ra cần quản lý thành hệ thống thông tin thống nhất trong
toàn bộ công ty bao gồm tất cả các phòng ban chức năng, các xí nghiệp thành viên, các xưởng sản xuất.
Thứ hai, giải pháp phải đảm bảo tính tự động hoá cao, tích hợp được quy trình sản
xuất kinh doanh tối ưu.
Thứ ba, tốc độ xử lý và nhập liệu phải nhanh: Trong lĩnh vực kinh doanh của công
ty chẳng hạn như kinh doanh phần mềm kê khai kế thuế qua mạng, hiện tại công ty Cổ Phần Bkav đang là nhà cung cấp cho hàng nghìn các công ty khác ở nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau.Chình vì thế việc xử lý dữ liệu liên qian phải nhanh
Thứ tư, giải pháp ERP đề ra phải giải quyết được tối ưu các bài toán chức năng quản lý như: bảo hiểm y tế, tính lương, thưởng, quản lý sản xuất, đóng thùng, giá thành sản phẩm theo từng công đoạn và chi tiết theo nhiều khoản mục, tồn kho, công nợ, kế hoạch, quản lý tiến độ dự án công việc, tối ưu hoá năng lực máy móc, năng lực nhân công sản xuất,quản lý hệ thống phân phối, quan hệ khách hàng…
C – CÁC GIẢI PHÁP CHI TIẾT CHO CÔNG TY CP BKAV
I. Giải pháp đặt hàng 1. Tổng quan
Đây là một trong những module quan trọng trong hệ thống giải pháp ERP cho doanh nghiệp
Hình 5: Quy trình đặt hàng 2. Chi tiết giải pháp
2.1 Tính toán được kế hoạch đặt hàng chi tiết và xử lý đơn hàng
Căn cứ trên nhu cầu sản xuất, tình trạng tồn kho hệ thống tính toán dự kiến đặt hàng để đảm bảo vật tư hàng hóa không bị thiếu nguyên vật liệu. Hệ thống sẽ tính toán các yêu cầu sau:
- Tính toán đề nghị đặt hàng từ nhu cầu sản xuất.
- Tính toán nhu cầu đặt hàng từ yêu cầu của khách hàng - Tính toán đề nghị đặt hàng theo kế hoạch định trước.
Từ các tính toán trên hệ thống sẽ đưa ra bản chi tiết nhu cầu thiết bị theo thời gian và địa điểm. Dựa trên mạng lưới các nhà phân phối đơn giá, sản phẩm, chủng loại… hệ thống lập các đơn hàng chi tiết một cách tối ưu nhất. Bộ phận đặt hàng sẽ xác nhận chính xác đơn hàng với khách hàng và chuyển bên phòng kế hoạch.
Khi đơn hàng được duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận kho để tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa và tiến hành đặt hàng sang bên phân xưởng sản xuất hoặc xuất kho. Đơn hàng không được duyệt sẽ chuyển ngược lại cho bộ phận đặt hàng kèm theo các nguyên nhân không được duyệt, và bộ phận này sẽ trao đổi và xác nhận lại với khách hàng về đơn hàng cho phù hợp.
2.2 Nhận và giao hàng cho khách hàng
Căn cứ vào các đơn hàng đã xác nhận với khách hàng , hệ thống phải tiến hành theo đi quy trình giao nhận đơn hàng và hình thức giao hàng cho khách hàng. - Kiểm soát nhiều hình thức giao hàng ( giao hàng từng phần, giao hàng toàn phần). - Kiểm soát nhiều loại giao hàng (giao hàng và giao hóa đơn, giao hóa đơn trước giao hàng sau, giao hàng trước và giao hóa đơn sau cho khách hàng).
- Kiểm soát số lượng, chất lượng quy cách, thời gian, địa điểm giao hàng, các vi phạm và xử lý.
- Các chi tiết khác.
2.3 Ghi nhận các đơn hàng từ các khách hàng
Theo dõi quản lý các đơn đặt hàng từ các khách hàng dựa trên các tiêu thức bán hàng của doanh nghiệp và tác nghiệp quản lý thuận lợi cho các phân tích tài chính công nợ và hệ thống cung cấp thiết bị:
- Xử lý, theo dõi thông tin chi tiết đơn đặt hàng của khách hàng.
- Theo dõi và phân bổ các loại chi phí liên quan đến đơn hàng, hóa đơn. - Theo dõi các tiêu thức thanh toán cho từng đơn hàng, từng hóa đơn. - Chuyển đơn hàng tới bộ phận công nợ bằng cách tích hợp thông tin.
Các mẫu hoá đơn tương ứng với từng đơn hàng sẽ xây dựng theo mẫu chuẩn của bộ tài chính ban hành cho các doanh nghiệp và bổ sung các chỉ tiêu phục vụ công tác phân tích tài chính, công nợ. Các hoá đơn theo dõi được tự động hạch toán vào các bút toán của hệ kế toán tổng hợp theo từng giai đoạn chi tiết của quá trình quản lý hoá đơn.
2.4 Theo dõi công nợ phải thu của khách hàng .
Xây dựng từ điển các khách hàng đặt hàng của doanh nghiệp.
Thông tin về khách hàng là một phần rất quan trọng trong giải pháp ERP của doanh nghiệp. Đặc biệt do dặc thù của sản phẩm nên thông tin về các khách hàng của Công Ty CP Bkav phải chính xác cụ thể.Cần phải định nghĩa các khách hàng trước khi thực hiện phần lớn các nghiệp vụ của hệ thống:
- Có thể đề xuất một khách hàng khi lập một yêu cầu bán hàng. - Chỉ ra khách hàng phù hợp khi nhập một bảng báo giá.
- Hoàn lại hàng cho khách hàng trong trường hợp hàng bị lỗi. - Cung cấp cho khách hàng về các dịch vụ khác của công ty.
Hệ thống từ điển khách hàng được dùng chung cho toàn bộ hệ thống ERP của doanh nghiệp và đáp ứng được các yêu cầu chi tiết sau:
- Dùng chung cho tất cả các Module của hệ thống. - Thu thập các thông tin liên quan đến khách hàng.
- Một thông tin cần quản lý về khách hàng trong từ điển là thông tin chi tiết về địa chỉ liên hệ của khách hàng
- Hoạch định các tiêu thức thanh toán của khách hàng cho doanh nghiệp. - Hoạch định các tiêu thức giao hàng của doanh nghiệp cho khách hàng. - Định khoản cho các đối tượng là khahcs hàng cần theo dõi.
Quản lý công nợ phải thu của khách hàng.
- Kiểm soát trực tiếp hoặc nhận công nợ từ phòng kế toán. - Quản lý các hoá đơn cần xử lý.
- Xử lý thanh toán trực tiếp hay thanh toán tự động.
- Theo dõi bù trừ công nợ giữa khách hàng doanh nghiệp nếu một đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp một sản phẩm nào đó cho doanh nghiệp.
- Chuyển tự động các bút toán lên sổ cái.
- Cập nhật và theo dõi tỷ giá thanh toán tại thời điểm khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp.
Các báo cáo của giải pháp đặt hàng
- Các báo cáo liện quan đến khách hàng.
- Các báo cáo liên quan đến nhận hàng.
- Khả năng phát triển các báo cáo mới theo yêu cầu.
Các báo cáo được chi tiết và tổng hợp đến từng chức năng quản lý của doanh nghiệp, được xây dựng dựa trên mẫu báo cáo chuẩn mực của bộ tài chính quy định và theo mẫu biểu của doanh nghiệp.
II. Giải pháp sản xuất 1.Tổng quan
Đây là giải pháp chi tiết quan trọng trong giải pháp ERP cho công ty công ty Cổ Phần Bkav. Đó là nghiệp vụ sản xuất doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nó khá phức tạp và thường làm thủ công không có quy trình thống nhất nên khi triển khai đề ra giải pháp nếu không khảo sát chi tiết đặc thù quy trình sản xuất của doanh nghiệp thì dễ dẫn đến thất bại. Sau đây là sơ đồ quy trình sản xuất của công ty
2. Chi tiết giải pháp sản xuất
Lĩnh vực kinh doanh chữ ký số có đặc thù riêng biệt vì vậy giải pháp sản xuất theo đơn đặt hàng sẽ được ưu tiên hơn giải pháp sản xuất theo kế hoạch. Tuy không được ưu tiên nhưng giải pháp sản xuất theo kế hoạch vẫn được công ty thực hiện nhưng số lượng sản xuất không nhiều.Để thực hiện giải pháp sản xuất theo đơn đặt hàng được hiệu quả cần thực hiện các giải pháp chi tiết sau:
2.1 Ghi nhận đơn đặt hàng và lên kế hoạch sản xuất
- Khi phòng kế hoạch nhận được một đơn hàng thì hệ thống ERP sẽ tạo ra một đơn hàng mới. Tất cả các bộ phận liên quan đến quy trình sản xuất đơn hàng đó ngay lập tức sẽ nhận được thông tin ban đầu về đơn hàng và các yêu cầu chi tiết của đơn hàng theo yêu cầu của các đối tác đặt hàng.
- Khi đã nhận được đơn hàng chắc chắn của khách hàng thì phòng kế hoach sẽ tiến hành lập kế hoạch để sản xuất đáp ứng đúng đủ số lượng, chất lượng và thời gian đơn hàng.
- Phân cấp kế hoạch sản xuất theo kế hoạch tổng hợp và chi tiết để đẽ dàng theo dõi. - Phân loại kế hoạch sản xuất theo : tình trạng, đối tác, thời gian hoàn thành, loại sản phẩm,…
- Liên kết các kế hoạch sản xuất với nhau để đảm bảo việc sản xuất được đúng và đủ theo đơn hàng.
2.2 Triển khai và theo dõi kế hoạch sản xuất - Phát lệnh sản xuất dựa trên các đơn hàng đã nhận.
- Phổ biên quy trình sản xuất dựa vào các kế hoạch sản xuất và mối liên kết giữa chúng.
- Cập nhật trạng thái các lô hàng cần sản xuất: đã phát lệnh sản xuất hay chưa, có quy trình sản xuất chung hay chưa,…
- Trong quá trình sản xuất các dữ liệu về quá trình sản xuất cần phải được the dõi chi tiết và do từng bộ phận chức năng theo dõi. Các nội dung cần theo dõi bao gồm: - Kiểm soát NVL đã xuất cho lệnh sản xuất
- Kiểm soát các công việc đã hoàn thành - Kiểm soát sản phẩm đã nhập kho
- Kiểm soát phân tích thừa thiếu nguyên vật liệu - Kiểm soát phân tích năng lực của máy móc thiết bị - Theo dõi lịch trình sản xuất
Việc theo dõi điều độ sản xuất đảm bảo tại mọi thời điểm nhà quản trị có thể kiểm soát được hoạt động sản xuất và có thể có các điều chỉnh cần thiết đảm bảo tiến độ sản xuất..
2.3 Theo dõi việc sử dụng và thu hồi nguyên liệu để tái sản xuất
- Yêu cầu cung ứng và nhận nguyên vật liệu từ kho theo nhu cầu đã thiết kế để thực hiện lô hàng.
- Theo dõi việc sử dụng nguyên liệu, phân phối nguyên liệu cho từng lô hàng từng phân xưởng, từng nhân viên đảm bảo sử dụng triệt để nguồn nguyên liệu cho sản xuất.
- Cập nhật nguyên liệu kịp thời cho sản xuất
- Theo dõi nhưng trường hợp khách hàng gửi trả sản phẩm để cập nhật lại thông tin cho khách hàng mới.
- Theo dõi những nguyên liệu sản phẩm thừa để cập nhật hoàn lại về kho. 2.4 Phân công công việc
- Phân công máy móc, thiết bị cho từng công đoạn và nhân viên
- Phân công công việc, phân công sản phẩm cho nhân viên theo nhóm hoặc chi tiết đến từng người.
- Chuyển sản phẩm tạo thành từ công đoạn này sang công đoạn khác (chuyển trả sản phẩm khi không đạt yêu cầu).
- Kiểm tra các chỉ tiêu thông số kỹ thuật của sản phẩm, kiểm tra số lượng theo từng mức chất lượng.
2.5 Tính giá thành sản phẩm
-Căn cứ vào chi phí thực phát sinh trong đơn hàng để tiến hành lập thống kê chi phí thực của đơn hàng
- Tính chi phí sản xuất thực tế cho từng công đoạn, - Tính chi phí sử dụng nguyên liệu.
- Tính chi phí sử dụng máy móc thiết bị. - Tính chi phí nhân công
- Các chi phí phát sinh khác
- Tính toán được tổng chi phí cho một sản phẩm làm ra(ví dụ như chi phí cho 1 chiếc USB(dùng để sản xuất phần mềm kê khai thuế qua mạng), chi phí tiêu hao chất xám đế lập trình một chương trình xứ lý, chi phí về thời gian và con người,....). Linh hoạt khi xây dựng các mô hình chi phí sản xuất dự kiến để tính toán nhiều phương án giá thành cho sản phẩm khi tới tay khách hàng.
III. Giải pháp kho
2. Chi tiết giải pháp
Để cải thiện tình trạng hàng tồn kho, giảm chi phí hoạt động và nâng cao sự hài lòng của khách hàng, giải pháp kho hàng đặt ra phải đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:
2.1 Kiểm soát đơn vị tính, kích thước trọng lượng,mã vạch, thời hạn sử dụng, không gian kho
Mỗi một sản phẩm hay một nhomas sản phẩm cần quan tâm đến rất nhiều các thông tin chi tiết nhất. Hệ thống ERP cần phải đáp ứng được yêu cầu này. Đó là các thông tin về đơn vị tính, khối lượng, kích thước dài rộng cao, ngày sản xuất, thời hạn sử dụng, không gian lưu trữ trong kho, thời gian lưu kho…. Các thông tin này rất cần thiết trong quản lý.
Hiện nay công ty CP Bkav rất quan tâm đến việc kiểm soát hàng hoá bán ra và tình hình sử dụng tại hệ thống phân phối và các cá nhân doanh nghiệp trực tiếp sử dụng sản phẩm của mình tại mỗi thời điểm nên việc mỗi hàng hoá sản xuất ra được nhập kho ngoài các thông tin trên còn có một thông tin quan trọng cần quản lý đó là mã số mã vạch được đánh cho mỗi loại hàng hoá.
2.2 Tính toán các loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho
Tại mỗi thời điểm hệ thống sẽ đưa ra được giá trị tồn kho của mỗi vật tư tại mỗi kho và tại toàn công ty. Điều đó giúp cho công ty lập được kế hoạch sản xuất và kinh doanh đồng thời chủ động trong các đơn hàng của mình, chủ động được đầu vào sản xuất, và đầu ra cho hệ thống phân phối. Hệ thống kiểm soát chính xác xuất nhập tồn số lượng và giá trị từng vật tư và hỗ trợ đưa ra các chi phí cho từng vật tư đồng thời hỗ trợ tính giá xuất vật tư theo ba phương pháp chính:
+ Nhập trước xuất trước + Nhập sau xuất trước
+ Bình quân gia quyền
2.3 Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế
Ngoài kiểm soát được xuất nhập tồn theo từng kho, từng công ty và theo tổng công ty về số lượng và giá trị hệ thống còn kiểm soát được chi phí nhập kho, chi phí lưu kho để từ đó làm đầu vào cho bài toán tối ưu dự trữ nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất. Hệ thống sử dụng một số mô hình tối ưu dự trữ hướng quản trị kho tối ưu giá trị lưu trữ một cách phù hợp nhất. Mỗi vật tư khi đó có một khoảng số lượng và giá trị lưu trữ đảm bảo an toàn sản xuất và tối thiểu hoá chi phí. Ngoài ra hệ thống sẽ đảm bảo tối ưu được tính toán nhu cầu mua hàng theo từng thời điểm, từng đơn hàng theo số lượng đặt hàng tối ưu nhất.