2.4.1. Con người
Sự ủng hộ của ban lãnh đạo cấp cao
Họ rất chú trọng đến dự án ERP và cam kết hỗ trợ rất cao. Ban lãnh đạo có quyết tâm rất lớn trong việc thực hiện dự án này.
Người sử dụng hệ thống (*)
Khả năng thích nghi với công nghệ mới bị đánh giá là yếu tại PNJ do quy trình hoạt động của doanh nghiệp mang tính đặc thù và thủ công nên nhân viên tác nghiệp có thói quen quản lý theo cách thủ công. Hơn nữa, hầu hết nhân viên có trình độ ứng dụng tin học thấp và ngại sự đổi mới.
Ban điều hành dự án
Kiến thức về ERP chưa nhiều và sâu; khả năng quản trị và điều hành chưa cao, không có nhiều kinh nghiệm. Tuy cơ cấu của ban điều hành dự án ERP tương đối hoàn chỉnh nhưng chưa có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên. Hầu hết thành viên trong ban điều hành dự án ERP còn vướng bận những công việc chuyên môn riêng và phải dành thời gian để chuyển tải công việc nghiệp vụ hàng ngày sang nhân viên khác, nên chưa dành được nhiều thời gian cho dự án. Song, các thành viên trong ban dự án cũng đã từng bước trang bị thêm các kiến thức về ERP, năng lực quản lý, điều hành và tái tổ chức cơ cấu quy trình cũng như chia sẽ bớt công việc hàng ngày để dành thời gian cho việc phát triển hệ thống ERP.
Ban dự án ERP
Ban dự án ERP được tổ chức một cách rõ ràng, khoa học và phân công phân nhiệm tốt cũng là một nhân tố tác động tích cực đến sự thành công của quá trình ứng dụng ERP tại PNJ. Ban dự án ERP bao gồm các thành phần như sau:
• Trưởng dự án là một thành viên trong Ban tổng giám đốc. Do quá trình triển khai ERP liên quan đến nhiều phòng ban và nhiều nghiệp vụ nên với việc chọn trưởng dự án là thành viên trong Ban Tổng giám đốc – một người có tầm chiến lược và hiểu về quy trình nghiệp vụ tại các phòng ban đồng thời có đủ năng lực và thẩm quyền để quyết định những vấn đề mang tính thống nhất và đổi mới trong quá trình triển khai ERP làn nhân tố ảnh hưởng tích cực đến sự thành công của ứng dụng ERP.
• Ban điều hành và thư ký dự án ERP: chịu trách nhiệm hỗ trợ cho Trưởng dự án trong công tác soát xét, lưu trữ và phân phối tài liệu; tổ chức các cuộc họp định kỳ
và đột xuất, kiểm soát tiến độ và báo cáo kết quả thực hiện; giám sát chất lượng trong quá trình triển khai ERP.
• Trưởng ban điều hành dự án ERP: được lựa chọn là người có đủ năng lực để hỗ trợ Trưởng dự án trong điều phối nhân lực và công việc của dự án, am hiểu về đặc tính sản phẩm nữ trang, nắm vững quy trình sản xuất. Trưởng ban điều hành cũng được sự tín nhiệm rất cao của các thành viên Ban dự án và đã dành khá nhiều thời gian (70% - 80% thời gian) để theo sát và đôn đốc tiến độ của các đơn vị trong quá trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP.
• Trưởng ban nghiệp vụ: Đây là người có kiến thức sâu rộng nhất về hoạt động sản xuất kinh doanh của PNJ. Trưởng ban nghiệp vụ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và phân công cụ thể các thành viên nghiệp vụ, phối hợp với Ban điều hành và thư ký để hoàn chỉnh các tài liệu phát sinh trong dự án. Đồng thời, ông là người soát xét và phê duyệt toàn bộ tài liệu quy trình nghiệp vụ của PNJ trước khi đưa vào hệ thống ERP.
• Trưởng các nhóm nghiệp vụ: Đây là những người nắm vững rõ nhất nghiệp vụ do mình chịu trách nhiệm quản lý tại PNJ, bao gồm các trưởng/ phó đơn vị nghiệp vụ (mua hàng, bán hàng, kế toán phải thu, kế toán phải trả, TSCĐ, tổng hợp, sản xuất, danh mục sản phẩm, …). Họ chịu trách nhiệm mô tả và rà soát tài liệu quy trình cũng như quản trị sự thay đổi nhân sự và quy trình triển khai ERP.
• Các thành viên nghiệp vụ: Những người chuyên trách nghiệp vụ tại PNJ, chịu trách nhiệm tiếp cận và đánh giá tính khả thi của quy trình trên hệ thống ERP khi áp dụng thực tiễn. Những thành viên nghiệp vụ bao gồm các thành viên trong người sử dụng chính và người sử dụng cuối.
Trưởng ban CNTT: giám đốc CNTT của PNJ là người nắm vững về kỹ thuật phần mềm và công nghệ phần cứng. Ông là người chịu trách nhiệm đánh giá nền tảng kỹ thuật của các giải pháp ERP, phân công việc cho các thành viên trong nhóm CNTT, hỗ trợ hoàn chỉnh các tài liệu quy trình nghiệp vụ, quyết định chiến lược đầu tư về cơ sở hạ tầng cho dự án ERP, quản lý và báo cáo tiến độ triển khai phần mềm, chịu
trách nhiệm chính trong việc tiếp nhận bàn giao công nghệ của đối tác triển khai ERP.
- Các thành viên CNTT: Gồm các nhân viên IT, chịu trách nhiệm nắm vững từng phân hệ của hệ thống ERP để hỗ trợ người dùng chính và người dùng cuối trong quá trình triển khai và sau khi triển khai ứng dụng ERP thành công. Các thành viên CNTT được chia thành 3 nhóm chính: nhóm chuyên trách phát triển chức năng các phân hệ, nhóm quản trị hệ thống máy chủ và nhóm quản trị cơ sở dữ liệu.
- Người sử dụng chính: là những người sử dụng có năng lực từ các phòng ban được doanh nghiệp chọn ra làm việc với nhà triển khai dự án. Người sử dụng chính chịu trách nhiệm theo sát các tư vấn viên trong thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn viên để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào. Người này sẽ đưa ra các mẫu thử nghiệm để kiểm tra hệ thống trước khi triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Sau khi nhà triển khai rút đi người sử dụng chính trở thành người huấn luyện và trợ giúp cho người sử dụng khác trong bộ phận.
- Người sử dụng cuối: là những người hiện đang thực hiện tác nghiệp hàng ngày, họ đã được đào tạo để sử dụng các chức năng mình đảm trách trên hệ thống ERP.
Sơ đồ tổ chức Ban dự án ERP tại PNJ
Bên cạnh một cơ cấu tổ chức của ban dự án ERP được thiết lập tốt và hoạt động hiệu quả như trên, các hoạt động của Ban dự án cũng đã góp phần mang lại thành công trong quá trình ứng dụng hệ thống ERP như:
• Thường xuyên cử người tham gia những buổi hội thảo ERP do các tập đoàn cung cấp giải pháp ERP và công ty triển khai tổ chức. Trao đổi thêm những vấn đề khó khăn trong quy trình đặc thù của ngành nữ trang với các chuyên gia tư vấn ERP trong nước và ngoài nước.
• Thường xuyên tổ chức những buổi hội thảo nội bộ phổ biến kiến thức về ERP cho các thành viên Ban dự án, giải quyết các vấn đề khó khăn trong quá trình cải tổ quy trình nghiệp vụ của PNJ.
nghiệp đã triển khai ứng dụng ERP thành công tại Việt Nam.
• Tổ chức đào tạo thường xuyên cho người sử dụng cuối về quy trình mới và nêu bật những lợi ích mang lại khi thực hiện theo quy trình mới nhằm khuyến khích người sử dụng cuối ủng hộ. Bên cạnh đó, Ban dự án cũng đã có những hình thức khen thưởng và kỷ luật nghiêm đối với những người sử dụng cuối trong quá trình thực hiện sự thay đổi.