Chứng từ sử dụng gồm: Hoá đơn GTGT, giấy báo Có, biên bản giao trả... Trình tự luân chuyển chứng từ (xem trong sơ đồ 4)
Tài khoản sử dụng: TK 531 – Hàng bán bị trả lại, có các tài khoản cấp 2 sau:
TK 53111: Hàng hoá bán ra bị trả lại TK 53112: Hàng nhập khẩu bán bị trả lại TK 53113: Hàng bán nội địa bị trả lại TK 53116: Hàng bán nội bộ bị trả lại
Trình tự hạch toán:
Căn cứ vào biên bản giao trả, kế toán ghi:
Nợ TK 531(5311, 53112,...) Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 333(3331, 33312,...) Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Có TK 131(chi tiết khách hàng) Phải thu khách hàng
Đồng thời, căn cứ vào biên bản giao nhận, kế toán ghi:
Nợ TK 156(15611, 15612,...) Hàng hoá bán ra bị trả lại Có TK 632(6321, 6322,...) Giá vốn hàng bán bị trả lại Cuối tháng kết chuyển:
Nợ TK 511(5111, 51112,...) Doanh thu hàng bán bị trả lại Có TK 531(5311, 53112,...) Hàng bán bị trả lại
Vớ dụ: Ngày 29/10/03 khỏch hàng là anh Hựng trả lại thuốc tõn dược đó mua theo hoỏ đơn GTGT số 040611 ngày 18/10/03, doanh thu theo phiếu thu khỏch hàng này chưa trả. Do đú trừ vào nợ phải thu bao gồm tiền hàng và tiền thuế GTGT của hàng bỏn bị trả lại. Nh vậy, kế toán căn cứ vào biờn bản giao trả, kế toỏn hạch toán nh sau:
Nợ TK 531(53112) 32.700.000 Nợ TK 333(33312) 1.635.000
Đồng thời căn cứ vào biờn bản giao nhận,kế toỏn ghi: Nợ TK 156(15611) 29.700.000 Cú TK 632(6321) 29.700.000
Cuối thỏng kết chuyển: Nợ TK 51112 32.700.000 Cú TK 53112 32.700.000
Hàng ngày, khi phỏt sinh cỏc nghiệp vụ, kế toỏn tập hợp, phõn loại chứng từ và nhập dữ liệu vào mỏy, mỏy tự động lờn số liệu vào sổ chi tiết và sổ cỏi TK 511, 512, 531(xem biểu 3,4,5).