2. Thực trạng trong công tác đấu thầu
2.2.2. Những điều cần có trong hồ sơ mời thầu
Tùy vào đặc điểm của từng công trình đợc đem ra đấu thầu mà tơng ứng với mỗi hồ sơ mời thầu có những yêu cầu khác chung. Nhng nhìn chung, đối với một hồ sơ mời thầu cơ bản cần phải có những điều cơ bản sau:
2.2.2.1. Thông báo mời thầu
Trong phần thông báo mời thầu này cần ghi rõ các thông tin cần thiết - Kính gửi nhà thầu đợc mời tham gia dự thầu
- Tên chủ đầu t mời thầu
- Tên công trình hay gói thầu đợc đem ra đấu thầu
- Các thông tin về mua hồ sơ thầu, thời gian nộp hồ sơ thầu, đóng thầu - Thông tin về cuộc mở thầu: thời gian, địa điểm…
Và có thể có các thông tin khác
2.2.2.2. Các chỉ dẫn đối với nhà thầu
a. Một số thuật ngữ sử dụng trong hồ sơ mời thầu
Nhà mời thầu sẽ giải thích ý nghĩa một sô thuật ngữ xây dựng cần thiết đ- ợc sử dụng trong hồ sơ mời thầu
b. Chỉ dẫn chung
+ậ phần này nhà mời thầu sẽ đa ra các thhong tin chung nhất về nội dung gói thầu gồm: về quy mô, về kiến trúc, về kết cấu…
+ Địa điểm xây dựng + Tiến độ hoàn thành + Nguồn vốn
+ Hình thức lựa chọn nhà thầu
+ Hình thức và phơng thức thực hiện hợp đồng + T cách pháp nhân của nhà thầu
+ Yêu cầu năng lực nhà thầu + Chi phí dự thầu
+ Yêu cầu khảo sát hiện trờng. * Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu + Đánh giá sơ bộ
+ Đánh giá chi tiết về kinh nghiệm, năng lực, chất lợng và tiến độ
ở phần này, nhà thầu sẽ đa ra các tiêu chí làm cơ sở để đánh giá xem xét hồ sơ nào sẽ là hồ sơ trúng thầu. Các nhà thầu tham gia dự thầu cần phải đặc biệt chú trọng phần này sao cho đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu cao nhất. Các tiêu chi này đợc đa ra có thể dới hình thức cho điểm, mỗi tiêu chí đợc gắn với những trọng số khác nhau tuy theo đặc trng của từng loại công trình. Các tiêu chí đợc đa ra cũng có thể dới hình thức đạt hay không đạt. Hình thức này thờng chỉ áp dụng đối với các công trình có quy mô không lớn, nguồn vốn đầu t không nhiều, không đòi hỏi phải đặc biệt áp dụng những công nghệ tiên tiến nhất. Tuy nhiên, đối với những công trình lớn, cần có nguồn vốn đầu t khổng lồ, đòi hỏi áp dụng những công nghệ hiện đại nhất thì hầu hết chủ đầu t luôn áp dụng tiêu chí cho điểm với những trọng số để có thể đánh giá chính xác nhất năng lực thực sự của những nhà thầu tham gia dự thầu. Có nh vậy chủ đầu t mới có thể chọn ra những nhà dự thầu thực sự đủ khả năng đáp ứng và thực hiện đợc gói thầu.
c. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu (các yêu cầu)
- Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ dự thầu - Các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu + Các nội dung về hành chính pháp lý
+ Các nội dung về kỹ thuật xây dựng: tổ chức công trờng và biện pháp thi công, tiến độ thi công…
+ Giá dự thầu - Giá dự thầu
- Thuế, đồng tiền bỏ thầu và đồng tiền thanh toán - Hiệu lực của hồ sơ dự thầu
- Bảo lãnh dự thầu
- Việc chấp nhận phơng án phụ do nhà thầu đa ra - Hình thức và chữ ký trong hồ sơ dự thầu
d. Nộp hồ sơ dự thầu
- Viết tên và niêm phong hồ sơ dự thầu - Thời gian nộp hồ sơ dự thầu
- Hồ sơ dự thầu muộn
- Sửa đổi và rút hồ sơ dự thầu
e.Mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu
- Quá trình bảo mật hồ sơ thầu - Mở thầu
- Làm rõ hồ sơ dự thầu - Đánh giá hồ sơ dự thầu
f.Trao hợp đồng
- Kết quả đấu thầu
- Bên mời thầu chấp nhận hoặc loại bỏ bất kỳ nhà thầu nào - Thông báo trao hợp đồng
- Bảo lãnh thực hiện hợp đồng - Ký hợp đồng
2.2.2.3. Nội dung hợp đồng
Phần này gồm những điều khoản đợc quy định trong luật xây dựng mà yêu cầu cả hai bên đều phải tuân thủ theo.
2.2.2.4. Chỉ dẫn kỹ thuật
- Yêu cầu về biện pháp thi công và giải pháp kỹ thuật - Chuẩn bị và tổ chức mặt bằng thi công
- Tổ chức thi công
- Công tác thử nghiệm và kiểm tra
2.2.2.5. Các mẫu văn bản kèm theo hồ sơ mời thầu
- Mẫu đơn dự thầu - Mẫu bảo lãnh dự thầu
- Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng
- Mẫu kê khai số năm kinh nghiệm hành nghề xây dựng của Nhà thầu tùy vào lĩnh vực mà chủ thầu yêu cầu
- Mẫu Biểu kê khai các các công trình có tính chất tơng tự và có giá trị trên 4 tỷ đồng, nhà thầu đã thực hiện trong 3 năm gần đây
- Mẫu kê khai năng lực tài chính trong 3 năm gần đây - Mẫu kê khai nhân lực sẽ tham gia thi công công trình - Mẫu kê khai máy móc thiết bị đa vào thi công
- Mẫu kê khai chủng loại, xuất xứ, quy cách, chất lợng các vật t, vật liệu chính dùng thi công công trình
- Mẫu thỏa thuận hợp đồng.
2.2.3. Những thuận lợi và khó khăn khi công ty làm chủ đầu t
2.2.3.1. Thực trạng trong công tác đấu thầu khi công ty làm chủ đầu t
Công ty trên thực tế mới chỉ làm chủ đầu t 2 dự án lớn, đó là Tổ hợp nhà ở tiêu chuẩn cao 25 Láng Hạ đã đợc hoàn thiện và đuă vào sử dụng hơn 1 năm nay. Và hiện nay làm chủ đầu t dự án Xây dựng Nghĩa Đô khu đô thị mới gồm nhiều các loại hình nhà ở khác nhau nh nhà chung c, nhà biệt thự, nhà vờn, tr- ờng học…
Hai dự án này đều là những dự án lớn có số vốn bỏ ra tính bằng đơn vị trăm tỉ đồng và đều đợc xâydựng trên đất của công ty. Với đặc thù là công ty chuyên xây dựng các công trình dân dụng là chủ yếu, công ty cũng nh các nhà làm chủ đầu t khi đứng lên tổ chức đấu thầu đều gặp những thuận lợi và khó khăn chung cũng nh riêng biệt.
Hiện nay ở công ty chủ yếu sử dụng hai hình thức khi lựa chọn nhà thầu cho mình: đó là đấu thầu và chào giá cạnh tranh. Cả hai hình thức này đều đợc công ty sử dụng sao cho phù hợp với mỗi gói thầu riêng. Cả hai gói thầu này đều có những u nhợc điểm của nó. Muốn lựa chọn đợc nhà thầu nào phù hợp với gói thầu nào, công ty phải sử dụng tốt trên cơ sở nắm chắc những u nhợc điểm của 2 hình thức này
Đối với hình thức đấu thầu, hình thức này mang tính canh tranh và công bằng cao. Trên cơ sở các tiêu chí đợc đặt ra, khi xét các hồ sơ dự thầu, mọi u nhợc điểm của các nhà thầu tham gia dự thầu đều đợc đa về một mặt bằng giá chung, một tiêu chuẩn chung về mức thang điểm. Và nhà thầu nào thắng thầu là
nhà thầu đạt đợc mọi tiêu chuẩn do chủ thầu đặt ra và có mức giá thấp nhất hay mức thang điểm cao nhất. Đây chính là u điểm của hình thức đấu thầu.
Tuy nhiên bản thân công ty cũng nh các chủ đầu t khác khi muốn chọn nhà thầu thờng ít khi sử dụng hình thức này do nhiều nguyên nhân khác nhau. Khi đấu thầu rộng rãi sẽ có một số lợng lớn các nhà thầu tham gia thì việc kiểm soát gặp rất nhiều khó khăn. Hơn nữa chi phí để tổ chức cuộc mở thầu cũng nh chấm thầu là không hề nhỏ, đánh giá năng lực thực sự của các nhà thầu cũng không phải vần đề đơn giản. Chính vì vậy mà các cuộc đấu thầu thờng diễn ra đối với các công trình lớn theo quy định của nhà nớc và thờng là các công trình vốn đầu t là do ngân sách nhà nớc cấp.
Hình thức đợc công ty sử dụng rộng rãi hơn là hình thức chào giá cạnh tranh. Hình thức này có những u điểm là chủ đầu t có thể dễ dàng kiểm soát đợc các nhà thầu tham gia. Việc chấm thầu cũng nh đánh giá năng lực nhà thầu cũng trở nên đơn giản hơn nhiều so với đấu thầu vì số lợng nhà thầu tham gia là ít hơn nhiều. Hay trong chào giá cạnh tranh có một u điểm rất lớn mà trong đấu thầu không có. Trong chào giá cạnh tranh chủ đầu t có thể có thêm rất nhiều thông tin để lựa chọn nhà thầu nào thực sự có năng lực hay những thông tin về phơng thức thi công cũng nh các loại vật t thiết bị giá thành thấp mà phù hợp với công trình. Những thông tin là chính trực tiếp do các nhà thầu tham gia dự thầu cung cấp và đề xuất ra những phơng án tối u.
Để làm rõ hơn, ta lây một ví dụ cụ thể minh họa. Việc xây dựng một công trình có rất nhiều phơng án thi công. Mỗi nhà thầu tham gia có thể đa ra những phơng án của mình sau khi nghiên cứu hồ sơ mời thầu. Chủ đầu t có thể đợc nghe trực tiếp nhà thầu đợc mời trình bày về phơng án của mình, nghe họ thuyết minh về phơng án đó, những thuận lợi và cả những khó khăn. Chính vì vậy mà chủ đầu t có thể dễ dàng so sánh các phơng án, cân nhắc phơng án nào phù hợp nhất với tình hình công trình cũng nh điều kiện của công ty. Hay một ví dụ nữa về mua vật t thiết bị. Khi hoàn thiện công trình, trong mục mua sắm trang thiết bị có mục dây điện. Trên thị trờng có rất nhiều loại dây điện với những u nhợc điểm vê chất lợng cũng nh giá thành chúng rất khác nhau. Nhà
thầu này đa ra phơng án sử dụng dây điện của Inđô, nhà thầu kia sử dụng dây điện của Trần phú. Chủ đầu t có thể xem xét bằng cách gặp trực tiếp nhà thầu yêu cầu họ giải trình về những lựa chọn của họ. Và từ đó công việc ra quyết địng của chủ đầu t trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Trong khi đó ở hình thức đấu thầu, theo quy định của nhà nớc, trong hồ sơ thầu không đợc ghi rõ vật liệu là loại gì và của hãng sản xuất nào để tránh tình trang độc quyền. Giả sử trong hồ sơ thầu mà ghi rõ sẽ sử dụng thép Hòa Phát thì rất có thể Hòa Phát tự động tăng giá thép của mình làm giá thành của công trình bị đội lên cao. Trong hồ sơ thầu, hồ sơ thiết kế chỉ đợc ghi dây điện có điện trở bao nhiêu, bán kính thế nào hay thép có bán kính bao nhiêu… …
Thêm một u điểm nữa của hình thức chào giá cạnh tranh là nó tránh đợc tình trạng “thông thầu” trong hình thức đấu thầu. Giả sử đấu thầu có 5 nhà thầu tham dự. Một nhà thầu đàm phán với 4 nhà thầu còn lại kèm với những thỏa thuận. Qua đó nhà thầu này đa ra với giá thấp nhất và 4 nhà thầu kia đội giá của mình lên cao. Chủ đầu t không thể ầuểm soát đợc trờng hợp này. Nh vậy u điểm lớn nhất của đấu thầu đấy là tính cạnh tranh cao bị mất đi. Chủ đầu t sẽ không thể lựa chọn đợc nhà thầu tốt nhất phù hợp nhất với công trình cần xây dựng và giá công trình do nhà thầu này đa ra cũng không phải là tối u nhất.
Tuy nhiên, hình thức đấu thầu cạnh tranh cũng có những khuyết điểm của nó. Vì khi sử dụng hình thức này việc đấu thầu trở nên vô nghĩa tức là cha chắc giá thấp nhất là giá đợc chấp nhận và trúng thầu. Chủ đầu t có thể dùng hình thức này để lựa chọn nhà thầu nào ma minh muốn hay hạ giá thành công trình. Chủ đầu t có thể lấy giá ông này ép giá ông kia và nh vậy tính công bằng bị mất đi.
Ví dụ trong gói thầu có 10 hạng mục. Sau khi xem xét các hồ sơ dự thầu mà các nhà thầu tham gia gửi lên, chủ đầu t lấy 10 hạng mục thấp nhất của các nhà dự thầu gộp lại thành một bảng giá và yêu cầu các nhà thầu đáp ứng, xem ngời nào đạt yêu cầu. Bởi chào giá cạnh tranh là hình thức chủ đầu t gặp riêng các nhà thầu và thỏa thuận với họ về giá cả cũng nh cách thức thực thi công
trình nên dờng nh có vẻ hạn chế về thông tin và mất tính công bằng đối với các nhà dự thầu.
Bản thân là một chủ đầu t, với đặc thù là công ty có thế mạnh trong xây dựng nhà dân dụng và đờng nên khi đứng trên cơng vị là chủ đầu t công ty có những thuận lợi và cả những khó khăn khi tổ chức thầu lựa chọn các nhà thầu cho các gói thầu của mình.
2.2.3.2. Thuận lợi
- Công ty có đội ngũ cán bộ chuyên môn lành nghề và lâu năm kinh nghiệm
Với 30 năm kinh nghiệm trong ngành xây dựng với các công trình chủ yếu là xây dựng nhà dân dụng, công ty có một đội ngũ cán bộ kỹ thuật dày dặn kinh nghiệm trong ngành xây dựng. Chính vì vậy mà công ty có thể tự làm ra một hồ sơ mời thầu tơng đối hoàn chỉnh đủ các yêu cầu về chuyên môn, kỹ thuật mà không cần mời đến t vấn nếu công trình thuộc lĩnh vực xây dựng nhà dân dụng.
- Công ty đã có thơng hiệu và chỗ đứng nhất định trong ngành
Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, đợc cấp những chứng chỉ về chất lợng cũng nh trình độ chuyên môn, công ty cũng đã tự xây dựng cho mình một thơng hiệu, tự tạo cho mình một chỗ đứng nhất định trong ngành, nhờ đó mà khi đứng ra mở các gói thầu, mời các nhà thầu tham gia dự thầu, công ty đợc rất nhiều các nhà thầu lớn, có uy tín tham gia dự thầu.
- Công ty đợc sự giúp đỡ từ ủy ban nhân dân thành phố và các bạn trong ngành
Công ty khi đứng ra làm chủ đầu t mở thầu, cũng nhận đợc rất nhiều sự giúp đỡ, tạo điều kiện thực hiện từ ủy ban nhân dân thành phố, từ các bạn thầu lâu năm. ủy ban nhân dân thành phố hỗ trợ rất nhiều về công tác chuẩn bị hồ sơ pháp lý đến công tác giải phóng mặt bằng Bạn công tác trong ngành cũng đã… giúp đỡ rất nhiều về chuyên môn, nghiệp vụ để công ty có thể thực hiện tốt công trình.
2.2.3.3. Khó khăn
- Khó khăn trong lựa chọn t vấn chấm thầu
Một trong những khó khăn lớn nhất mà không chỉ đối với riêng công ty khi làm chủ đầu t một công trình mà đây có lẽ là khó khăn chung đối với hầu hết các chủ đầu t. Đó là những khó khăn trong vấn đề t vấn khi chấm thầu.
Bởi lẽ không phải một công ty nào cũng có đủ tiềm lực để hiểu biết hầu hết các lĩnh vực trong ngành xây dựng, từ xây lắp nhà dân dụng, làm cầu, làm đờng đến các công trình loại A nh những khu nhà mang tính văn hóa hay lịch sử Chính vì vậy khi đứng ra làm chủ đầu t… , nếu công trình ấy là những công trình nằm trong thế mạnh của mình thì đội ngũ cán bộ của công ty có thể tự làm hồ sơ mời thầu, cũng có thể tự xem xét các hồ sơ tham gia dự thầu. Nhng đối với những công trình không thuộc sở trờng của mình hay có những gói thầu mình không thể hiểu hết đợc thì không còn cách nào khác phải thuê t vấn. Hay có những gói thầu dù nằm trong lĩnh vực của mình nhng do nó quá phức tạp hay cán bộ công ty không đủ khẳ năng đảm trách thì việc thuê t vấn là điều không