TNMT & NĐ Hà nội
2.2.1 Khái quát chung về cải cách TTHC theo cơ chế một cửa của Sở TNMT & NĐ HN
a. Tổng quát chung về việc thực hiện cơ chế một cửa tại Sở TNMT&NĐ
Cải cách hành chính là một trong những chương trình lớn của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, các cấp, các ngành. Dưới sự chỉ đạo của Thành uỷ, UBND Thành phố Hà Nội, Sở TNMT&NĐ trong các năm qua đã từng bước đạt được những mục tiêu cơ bản của công cuộc CCHC đặc biệt là công tác cải cách TTHC.
Thực hiện Quyết định 181/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại các cơ quan HCNN ở địa phương và Quyết định số 156//QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội (ngày 11/11/2003) kể từ ngày 1/1/2004 Sở TNMT&NĐ đã thực hiện công khai các TTHC và thực hiện việc nhận hồ sơ và trả kết quả thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ “một cửa” cho tất cả các TTHC thuộc các lĩnh vực quản lý của Sở đó là: quản lý tài nguyên đất, quản lý Nhà nước về môi trường, quản lý đo đạc bản đồ và quản lý nhà ở công sở.
Thay cho việc phải đến trực tiếp từng phòng ban để chờ được giải quyết thì giờ đây từ việc nộp hồ sơ cho đến khi nhận kết quả, người dân chỉ phải đến một nơi duy nhất đó là phòng tiếp nhận hồ sơ hành chính (HSHC) - gọi tắt là bộ phận một cửa.
* Phòng tiếp nhận HSHC trực thuộc phòng hành chính – tổ chức được đặt ngay tại tầng 1, thuận tiện cho các tổ chức và công dân đến liên hệ.
Phòng được trang bị cơ sở vật chất và các trang thiết bị đúng theo quy định: - Phòng có diện tích rộng 70m2
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị: cơ bản đã được trang bị những trang thiết bị cần thiết để phục vụ tốt công tác.
- Cán bộ: có 07 cán bộ chuyên trách, không có cán bộ bán chuyên trách. Cán bộ, công chức được phân công làm việc tại Bộ phận một cửa đều có trình độ chuyên môn và những yêu cầu về đạo đức công vụ nhất định để giao tiếp và giải quyết công việc đối với tổ chức và công dân, hằng năm được cử đi bồi dưỡng về nghiệp vụ chuyên môn cũng như về CCHC do Thành phố tổ chức.
* Việc niêm yết công khai:
Tại Bộ phận một cửa, các thủ tục hành chính, quy trình giải quyết, thời gian giải quyết, phí và lệ phí đều được công khai hoá và đặt nơi dễ nhìn, tạo điều kiện thuân lợi cho tổ chức và công dân đến giao dịch, đồng thời đăng tải lên Cổng giao tiếp điện tử của Thành phố. Qua đó giúp người dân biết để thực hiện và giám sát việc làm, trách nhiệm của Công chức Nhà nước.
* Sở đã triển khai phần mềm quản lý hồ sơ một cửa và quản lý văn bản có các chức năng:
- Quản lý qui trình giải quyết thủ tục hành chính: Nội dung của qui trình, thời hạn giải quyết, phí/ lệ phí mà khách hàng phải trả, các văn bản, qui định có liên quan.
- Quản lý các thuộc tính của hồ sơ hành chính của khách hàng: Mã số hồ sơ, phân loại khách hàng (tổ chức hay cá nhân), loại hồ sơ, qui trình giải quyết thủ tục hành chính có liên quan, thông tin liên lạc của khách hàng,....
- Quản lý quá trình luân chuyển của hồ sơ: Từ Bộ phận một cửa đến các phòng/ ban chức năng, từ các phòng/ ban chức năng đến các chuyên viên thụ lý, ý kiến của các chuyên viên trong quá trình giải quyết, quản lý thời hạn giải quyết hồ sơ của từng chuyên viên thụ lý,...
- Quản lý các yêu cầu bổ sung hồ sơ
- Công tác thống kê báo cáo: Báo cáo số lượng hồ sơ do Bộ phận một cửa tiếp nhận của khách hàng; số lượng hồ sơ do từng phòng/ ban được phân công giải quyết; số lượng hồ sơ từng chuyên viên được phân công giải quyết; tiến độ giải quyết; tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn, quá hạn; các số liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; các số liệu phục vụ công tác thi đua, khen thưởng; ...
- Quản trị hệ thống: Quản lý người sử dụng, phân quyền cho mỗi đối tượng người sử dụng, ghi nhật ký sử dụng, sao lưu khôi phục dữ liệu....
“Nguồn: Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất”
* Cơ chế kiểm tra, giám sát nội bộ đơn vị về tiếp nhận, giải quyết TTHC: Việc tiếp nhận, giải quyết TTHC, phối hợp giải quyết được giám sát , kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo các phòng, ban và của lãnh đạo Sở.
- Sở còn có đường dây nóng để tiếp nhận, xử lý các vướng mắc, kiến nghị của dân về TTHC. Có sổ ý kiến khách hàng được nơi phòng chờ của dân. Những ý kiến thắc mắc đều được cán bộ thanh tra kiểm tra lại và giải đáp kịp thời.
Việc giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa tại Sở TNMT&NĐ được thực hiện theo quy trình của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001- 2000, hồ sơ của các tổ chức và công dân được giải quyết theo trình tự sau:
Bộ phận một cửa:
- Kiểm tra hồ sơ, thực chất là truy vấn đến phần danh mục hồ sơ để kiểm tra xem hồ sơ do người dân, tổ chức nộp có đầy đủ giấy tờ theo thủ tục hành chính hay không
- Nếu hồ sơ đã đầy đủ, thực hiện nhập thông tin cho hồ sơ.
o Hồ sơ mới:
Nhập các thông tin chung về hồ sơ Chọn thủ tục hành chính có liên quan
Xác định thời hạn trả kết quả theo qui định trong qui trình In phiếu hẹn
Trình lãnh đạo xem xét và phân công xử lý
o Hồ sơ bổ sung
Chọn mã hồ sơ đã có
Cập nhật các thông tin bổ sung cho hồ sơ Chọn thủ tục hành chính (nếu cần)
Xác định thời hạn trả kết quả theo qui định trong qui trình In phiếu hẹn (nếu cần)
Trình lãnh đạo xem xét và phân công xử lý - Trình cơ quan cấp trên
- Tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết từ các phòng/ ban nghiệp vụ, thông báo và trả kết quả cho khách hàng
Các phòng/ ban nghiệp vụ:
- Nhận hồ sơ giao việc từ bộ phận một cửa
- Lãnh đạo phòng ban phân công thụ lý cho các chuyên viên
- Chuyên viên thụ lý hồ sơ
- Phòng ban chuyển kết quả cho bộ phận một cửa
Lãnh đạo Sở:
- Giao nhiệm vụ thụ lý hồ sơ cho các phòng/ban.
- Phê duyệt kết quả thụ lý hồ sơ.
Hình 2.3: Sơ đồ qui trình giải quyết TTHC theo cơ chế “một cửa” tại Sở TNMT&NĐ
Mô tả chi tiết qui trình giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa tại sở TNMT&NĐ
Cập nhật bổ sung hồ sơ
“Nguồn: Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất 2007
b. Những kết quả đạt được:
• Kết quả tiếp nhận, giải quyết HSHC13
- Tổng số hồ sơ đã tiếp nhận từ 01/01/2007 đến 30/12/2007 là 1811 hồ sơ, trong đó số hồ sơ được giải quyết đúng hẹn:1.161 (đạt 85,2%)
- Tổng số tiền lệ phí đã thu: 9.915.602.293đ/5.744.000.000đ (đạt 173%) - Số vụ khiếu nại về kết quả giải quyết TTHC:
• Kết quả thực hiện, tiếp nhận, giải quyết khiếu nại tố cáo: - Tổng số đơn tiếp nhận là: 1.438 đơn, trong đó:
+ Khiếu nại: 300 đơn + Tố cáo: 7 đơn
+ Dân nguyện: 1.131 đơn
+ Chuyển 1,074 đơn thuộc thẩm quyền giải quyết , trả lời của các Ngành và UBND các quận, huyện, phường, xã (theo phiếu chuyển đơn thư)
- Kết quả giải quyết: 364 đơn, trong đó: + Khiếu nại: 105 đơn
+ Tố cáo: 5 đơn
+ Dân nguyện: 254 đơn
Như vậy, thông qua các số liệu trên có thể thấy rằng với việc áp dụng cơ chế “một cửa” công tác giải quyết các TTHC của Sở TNMT&NĐ đã được cải thiện một bước đáng kể.
2.2.2 Đánh giá những thành công và hạn chế của cải cách TTHC theo cơ chế một cửa tại Sở TNMT & NĐHN
2.2.2.1 Những thành công
Sau 5 năm, việc thực hiện cơ chế “một cửa” tại Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất đã đạt được những kết quả đáng kể, đem lại những lợi ích cho nét cho cả người dân và lợi ích cho Sở trong việc giải quyết các TTHC.
a. Lợi ích của người dân
như trước mà có thể tra cứu trên mạng internet để biết được từng thủ tục cần những loại giấy tờ nào.
- Họ cũng không phải chạy đi, chạy lại giữa các phòng ban như trước nữa mà từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả chỉ phải liên hệ với một phòng duy nhất là bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
- Người dân cũng không phải lo lắng rằng liệu mình có phải “phong bì” thì họ mới giải quyết nhanh cho mình không vì giờ đây thời hạn trả hồ sơ đã được quy định rõ ràng và công khai. Mặt khác, công dân cũng không biết ai sẽ là người giải quyết hồ sơ của mình, không có sự tiếp xúc trực tiếp giữa công dân và cán bộ thụ lý hồ sơ.
b. Lợi ích của Sở TNMT&NĐ
- Giảm được các công việc trùng lắp như văn thư lưu trữ, tài chính – kế toán, hành chính quản trị, tạo ra mối quan hệ trong phối hợp công việc giữa các bộ phận, phòng, ban chặt chẽ, đồng bộ, nhanh gọn, đúng với chức năng, tạo điều kiện giảm biên chế, tăng năng suất lao động
- Đã quy định thống nhất và tổ chức niêm yết công khai được quy trình, thủ tục, thời gian, phí và lệ phí giải quyết của phần lớn các loại hồ sơ, công việc trong quan hệ giao tiếp giữa cơ quan với tổ chức, công dân
- Thông qua việc rà soát, xem lại các quy trình thủ tục và quy định trong TTHC đã đơn giản hoá, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết; từ 63 loại thủ tục nay chỉ còn 30 loại, giảm bớt thời gian đi lại cho tổ chức, công dân.
- Phí và lệ phí được minh bạch, rõ ràng, thực hiện thống nhất, hạn chế sự tùy tiện trong giải quyết, xử lý công việc, tránh tiếp xúc giữa người dân và cán bộ trực tiếp giải quyết, xử lý hồ sơ.
- Bước đầu xây dựng được phong cách, lề lối làm việc khoa học, có tính chuyên nghiệp, hiệu quả hơn trong cơ quan; giảm áp lực giải quyết công việc theo sự vụ; chủ động trong công tác.
- Trách nhiệm của của cán bộ, công chức, viên chức và bộ phận liên quan được quy định rõ ràng hơn, tinh thần trách nhiệm và sự hợp tác trong công việc được đề
cao; có cơ sở để đánh giá kết quả, hiệu quả làm việc của từng người, từng bộ phận trong cơ quan, đơn vị, khắc phục một bước sự đùn đẩy, thiếu trách nhiệm, đặc biệt đối với cán bộ công chức, viên chức trực tiếp giải quyết hồ sơ, công việc của tổ chức, công dân.
- Tạo môi trường thuận lợi để người dân dễ dàng tiếp cận và giải quyết tốt các yêu cầu về hồ sơ, công việc; phần lớn đã giải tỏa những vướng mắc do sự thiếu minh bạch, không rõ ràng trong cung ứng dịch vụ hành chính giữa cơ quan với tổ chức, công dân.
- TTHC công khai, nhanh gọn, bảo đảm đúng thời hạn, kiểm tra chặt chẽ quy trình giải quyết.
- Đội ngũ cán bộ, công chức đã từng bước nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn và phẩm chất, trách nhiệm, đặc biệt là năng lực, kiến thức về pháp luật và phương thức tổ chức thực hiện công việc trong lĩnh vực quản lý Nhà nước.
- Nhân dân đã thay đổi nếp nghĩ, thói quen trong quan hệ giữa chính quyền và nhân dân
- Bộ máy tổ chức đã từng bước được sắp xếplại, củng cố, kiện toàn theo hướng tinh gọn và năng động.
- Giảm bớt hiện tượng nhũng nhiễu, phiền hà người dân thông qua việc tách riêng khâu nhận hồ sơ và khâu thụ lý hồ sơ. Người thụ lý hồ sơ không tiếp xúc với dân như vậy quan hệ giữa người nộp và người thụ lý hồ sơ độc lập nhau.
- Các quy trình thủ tục rõ ràng, công khai được niêm yết tại nơi tiếp dân đã giúp người dân một tâm trạng thoải mái giải tỏa được những thắc mắc do sự thiếu minh bạch, rõ ràng trước đây.
- Giảm bớt một số thủ tục không cần thiết nhờ sự rà soát lại quy định cho từng loại thủ tục.
- Giúp cho người dân tránh được sự tốn kém về thời gian, vật chất, không chỉ mang ý nghĩa hiệu quả cao cho dân mà còn là yếu tố thể hiện phong cách và ý thức phục vụ của cơ quan HCNN đối với dân.
Bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên vẫn còn một số mặt hạn chế cần tiếp tục có biện pháp khắc phục. Đó là :
- Tuy không còn tính chất phổ biến nhưng vẫn còn diễn ra tình trạng: làm sai quy trình, thu thừa thủ tục theo quy định; hẹn trả và giải quyết hồ sơ, công việc không đúng thời gian; chưa xây dựng và thực hiện tốt quy trình quản lý, luân chuyển hồ sơ, hướng dẫn giải quyết không rõ.
- Một bộ phận cán bộ, công chức vẫn còn có thái độ thờ ơ, thiếu tinh thần trách nhiệm, trước những yêu cầu, khó khăn, vướng mắc của tổ chức, công dân, chậm thực hiện hoặc chậm giao hồ sơ thủ tục làm hạn chế đến việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổ chức, công dân;
- Thực tế trên đã không tránh khỏi có trường hợp người dân được hướng dẫn đi lại lòng vòng, mất thời gian.
- Thời gian giải quyết các hồ sơ tuy đã được rút ngắn so với trước nhưng vẫn còn kéo dài, thậm chí đến hàng tháng.
- Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác quản lý và phục vụ nhu cầu giải quyết công việc của tổ chức, công dân còn hạn chế. Phần mềm 1 cửa chưa được công khai và sử dụng rộng rãi. Các cán bộ, công nhân viên trong Sở cũng không thể biết được số lượng, tình trạng hồ sơ hiện đang ở trạng thái nào. Cán bộ cấp trên cũng không thể tiến hành kiểm tra theo dõi thường xuyên.
- Hệ thống thu thập, xử lý thông tin qua điện thoại đường dây nóng, hòm thư góp ý và công tác kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện chưa được phát huy có hiệu quả;
- Trách nhiệm cá nhân chưa rõ, kỷ luật, kỷ cương hành chính ở một số bộ phận cán bộ, công chức, viên chức chưa nghiêm;
2.2.2.3 Nguyên nhân
Sở dĩ tồn tại những hạn chế trên là do các nguyên nhân sau:
- Một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức chưa đề cao ý thức đổi mới ngang tầm với mục tiêu của chương trình đẩy mạnh cải cách hành chính hiện nay; thái độ tiếp xúc với tổ chức, công dân tại nơi công sở; thiếu tận tình, giúp đỡ, hướng dẫn trước những yêu cầu, nguyện vọng của người dân, vẫn bị ảnh hưởng bởi lối tư duy và phong cách làm việc cũ.
- Mức độ chuẩn hoá các hoạt động thực thi nhiệm vụ, công vụ chưa cao; trách nhiệm của người đứng đầu chưa được phát huy; phân công trách nhiệm và thực hiện trách nhiệm được phân công chưa rõ ràng;
- Cơ chế kiểm tra, giám sát thiếu chặt chẽ và ít hiệu quả, chế tài xử lý trách nhiệm, xử lý vi phạm chưa cụ thể và chưa nghiêm.