Lập hồ sơ dự thầu

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẢI PHÒNG

2.1.2.1. Lập hồ sơ dự thầu

Có thể nói rằng đây là công việc quan trọng nhất quyết định đến khả năng thắng thầu của công ty. Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu đánh giá khả năng của công ty lựa chọn nhà thầu. Hồ sơ dự thầu đòi hỏi kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều nhằm giúp cho nhà thầu thể hiện được khả năng "trội" của mình trước hội đồng chấm thầu.

Tại Công ty cổ phần xây dựng Hải Phòng trong quá trình lập hồ sơ dự thầu đặc biệt cần chú ý tới phân tích rủi ro dự án. Mặc dù trong điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo nghị định 52/1999 NĐ- CP tại điều 27 nội dung thẩm định dự án đầu tư có đề cập: các vấn đề rủi ro của dự án có thể xảy ra trong quá trình đầu tư. Nhưng vẫn chưa có một định chế phát lý nào cho việc quản lý rủi ro dự án... Dẫu vậy, ở công ty đặc điểm này là rất nổi bật làm tăng thêm điểm mạnh của mình. Cùng với sự đảm bảo một nguồn vốn lớn ở đối tác liên doanh, cộng với sự giúp đỡ đặc biệt về mặt kiến thức của các chuyên gia nước ngoài. Khi lập một hồ sơ dự thầu cán bộ lãnh đạo của công ty đã phân tích rủi ro và tìm ra cách quản lý nó, điều này thể hiện từ khâu xác định mục tiêu đến xác định các rủi ro đến lượng hoá các rủi ro cho đến việc giả quyết các rủi ro.Quản lý rủi ro trong xây dựng giúp làm tăng hiểu biết về dự án một cách cặn kẽ hơn, tạo điều kiện cho việc lập một kế hoạch dự án liên tục hơn, chính xác hơn cả về chi phí và thời gian. Việc tìm hiểu, phân tích về quản lý rủi ro trong xây dựng, với mục đích quản lý rủi ro được xác định là yếu tố "thời gian" của công trình ( tiến độ thi công); chi phí của công trình ( giá thành công trình) hay chất lượng công trình.

Trong hồ sơ dự thầu công trình xây dựng tòa nhà 9 tầng Công ty Jista Hải Phòng gồm các nội dung cơ bản sau:

(1) Thư mời thầu. (2) Đơn dự thầu. (3) Bản lãnh dự thầu. (4) Các phục lục khác.

(5) Cam kết đảm bảo vốn để thi công. (6) Các tài liệu về doanh nghiệp.

+ Quyết định thành lập doanh nghiệp số 1942/CP do Bộ kế hoạch và đầu tư cấp ngày 28/6/1997.

+ Giấy phép hành nghề xây dựng số 997/BXĐ ngày 3/7/1998 của Bộ xây dựng. + Bản giới thiệu quá trình hoạt động, năng lực thi công và sản xuất của doanh nghiệp.

(7) Bảng tính giá thi công (8) Quy trình thi công. (9) Tiến độ thi công. (10) Thư giảm giá.

Trong hồ sơ mời thầu người ta bóc tách thành từng nhóm công việc do các nhóm khác nhau thực hiện.

a. Nhóm kỹ thuật

Nhóm kỹ thuật của công ty bóc tách, tính toán trên cơ sở thiết kế kỹ thuật và bản vẽ. Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật về mặt kỹ thuật, thực hiện các công việc sau:

* Dựa trên bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu bóc tách khối lượng công việc cần làm.

Như vậy nhà thầu phải hiểu rõ công việc nào phải làm thông qua bảng tiên lượng dự toán chi tiết. Thông qua bảng này nhà thầu có thể tính giá trị dự thầu. Điều quan trọng ở đây là nhóm kỹ thuật phải khẳng định tiên lượng đã bao gồm tất cả các công việc phải làm trong quá trình thi công. Có những công việc mà nhà thầu khi tiến hành tiên lượng công việc không được chào vì vậy nhà thâù khi trúng thầu vẫn phải thực hiện để đảm bảo chất lượng công trình như đã cam kết.

* Công tác chuẩn bị thi công - Thời gian thi công:

Thời gian thi công là một bài toán quan trọng cần được giải quyết trong hồ sơ dự thầu, nó không chỉ thể hiện năng lực nhà thầu trước ban chấm thầu mà còn ảnh

hưởng rất lớn đến chi phí và kết quả kinh doanh. Cùng một chất lượng và khối lượng thi công, thời gian càng nhỏ thì chi phí càng nhỏ.Tuy nhiên, thời gian thi công không phải là một bài toán chủ quan, nó phụ thuộc rất nhiều yếu tố khách quan và ngẫu nhiên: điều kiện thời tiết, sự bấp bênh của thị trường cung cấp vật liệu, sự phát sinh yêu cầu về một chủng loại vật liệu hay dịch vụ đặc biệt không có sẵn, sự chậm chễ hay mức độ thiếu quan tâm của của các bộ máy Nhà nước, trong vấn đề duyệt thiết kế, duyệt vốn, duyệt thanh toán... sự thay đổi nhân lực bất lợi về hiệu quả giải quyết các công việc trong quá trình thi công.

Do yếu tố ảnh hưởng đến thời gian thi công đề xuất là rất nhiều và không kiểm soát hết được, việc tính toán thời gian thi công trong hồ sơ dự thầu chỉ có thể căn cứ vào một vài yếu tố cố định trên cơ sở khối lượng công việc thực tế, khả năng công nghệ và một số dự toán có tính chất lượng kinh nghiệm. Tuy nhiên, thời gian thi công đến nay chưa phải là điều kiện ràng buộc khi nó phát sinh bất lợi do những khách quan đem lại.

Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công công trình, khối lượng các công việc, điều kiện thi công, mặt bằng thi công, yêu cầu chất lượng và thời gian đòi hỏi hoàn thành công trình cũng như khối lượng máy móc, nguồn nhân lực của công ty có thể huy động cho công trình mà nhóm kỹ thuật tính toán thời gian tối ưu nhất.

- Chuẩn bị mặt bằng;

Việc chuẩn bị mặt bằng bao gồm: - Phá dỡ các công trình cũ.

- Dọn dẹp, vận chuyển.

- Tạo mặt bằng và chuẩn bị thi công - Xác định nguồn điện, nước, điện thoại..

Tất cả các nhà tạm, phế thải, cỏ rác hiện có trên mặt bằng công trình sẽ được tiến hành thu dọn sạch sẽ. Sau đó khu vực công trình sẽ được rào lại bằng hàng rào

chuyên dùng bằng tôn để bảo vệ và ngăn tương đối độc lập giữa khu công trình và khu sinh hoạt. Đảm bảo an toàn cho mọi người.

Chuẩn bị nguồn điện, nước cho công trình.

- Dự kiến nhân lực: Nhân lực thực hiện cho thi công công trình được tính toán theo công thức:

Trong đó:

N: Nhân lực trung bình trong 1 ngày. Gi: Khối lượng xây lắp thứ 1.

Ni: Định mức công nhân ( ĐM 56/ BXD - VKT) Chi cho công tác xây lắp thứ 1.

T: Tổng tiến độ thi công.

+ Số lượng nhân lực được biên chế làm nhiều đội.

- Đội vận chuyển bốc dỡ vật tư, phế thải, đào đất và lao động phổ thông khác. - Các đội thi công phần thô.

- Các đội hoàn thiện.

* Tính toán khối lượng máy móc cần huy động cho công trình:

Tuỳ theo từng công trình, yêu cầu về thời gian mà nhóm kỹ thuật tính toán khối lượng máy móc cần thiết huy động sao cho đảm bảo hoàn thành công trình trong điều kiện hiện có.

Tính toán khối lượng máy móc có huy động;

- Chi phí máy thi công là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng lớn nhất là đối với công trình cao tầng, kết cấu lớn.

- Tiết kiệm chi phí này được thực hiện trên cơ sở yêu cầu thực tế của từng công việc cũng như cả công trình và năng lực thiết bị hiện có.

Việc tính toán khối lượng máy phải được lập kế hoạch cụ thể, danh mục thiết bị chi tiết, nguồn huy động cũng như dự phòng trong trường hợp cần thiết.

Số lượng máy móc cần huy động cho công trình được thể hiện ở danh sách máy móc thiết bị dự kiến đưa vào công trình. Đó là khối lượng máy móc thiết bị sẵn sàng được đưa vào sử dụng khi trúng thầu.

* Biện pháp thi công:

- Xác định tuyến thi công: thông thường công trình thi công được xác định rõ hai tuyến. Ví dụ đối với công trình nhà 9 tầng Công ty Jista Hải Phòn.

1. Phần thô và hoàn thành trong được thi công từ dưới lên trên (tầng 1 đến tầng 9).

2. Phần hoàn thiện ngoài nhà thi công từ trên xuống (từ tầng 9 đến tầng1)

Nhóm kỹ thuật căn cứ trên cơ sở Hồ sơ thiết bị kỹ thuật những yêu cầu trong hồ sơ mời thầu và những căn cứ thực tế công trình, thực tế năng lực công ty... mà đưa ra biện pháp thi công thích hợp. Biện pháp thi công được thể hiện trên:

- Bản vẽ biệp pháp thi công công trình. - Thuyết minh biện pháp thi công. - Biệp pháp bảo đảm an toàn lao động.

Những biệp pháp thi công này có thể khi trúng thầu còn phải giải thích nếu có yêu cầu bên mời thầu.

- Trình tự thi công

* Công tác phá vỡ, thu dọn mặt bằng chuẩn bị thi công.

Sau khi nhận bàn giao mặt bằng, đơn vị thi công sẽ rào toàn bộ khu vực thi công công trình bằng hàng rào tôn, sau đó dùng máy ủi phá hết các loại trại, nhà tạm hiện có ở công trình, chỗ đất trạt đi chỗ khác và dọn quanh mặt bằng.

Định vị dùng máy đo đạc định vị lưới cọc của công trình, tập kết thiết bị, vật tư, nhân công vào công trình, công đoạn này thực hiện nhanh chóng.

* Ép cọc vào làm móng.

* Xây bể phốt, bể nước, lấp hố móng. * Thi công phần thô thân nhà.

* Gia công, dựng cửa, hoa sắt, lan can, tay vịn, lưới thép. * Lắp dựng hệ thống cấp thoát nước trong nhà,thiết bị vệ sinh * Công tác hoàn thiện.

* Công tác quýet dọn vôi ve, sơn cửa vecni. * Công tác lắp đặt hệ thống điện.

* Công tác làm hè rãnh ngoài, dọn vệ sinh bàn giao công trình. 2.1.2.2. Các giải pháp tiêu biểu trong hồ sơ.

a. Giải pháp vận chuyển vật tư nội bộ.

Vận chuyển vật tư trong công trình chủ yếu bằng xe đẩy một bánh, xe cải tiến cơ động cao và vận thắng có sức nâng 1000 kg và kết hợp với xe cần cẩu tự hành vừa tiết kiệm vừa tiện lợi.

b. Giải pháp đảm bảo và nâng cao chất lượng công trình.

- Trước khi thi công cán bộ kỹ thuật phải kiểm tra chắc chắn thiết kế và thực tế hiện trường nhằm pháp hiện ra sai sót và xử lý kịp thời mọi thay đổi thiết kế, bổ sung và thêm bớt.

- Tất cả các vật liệu trước khi đưa vào thi công sẽ trình mẫu mã, kiểm tra thử nhiệm chất lượng và phải được bên A chấp nhận.

- Tuân thủ nghiêm ngặt các giai đoạn nghiệm thu nhất là các vật liệu chộn bê tông ngầm trong bê tông trước khi thi công giai đoạn tiếp theo.

- Tất cả các công đoạn thi công phải có biện pháp thi chi tiết được duyệt và khi thi công phải tuân thủ các biện pháp đó.

- Trên công trường phải làm vệ sinh công nghiệp hàng ngày, không để vật liệu bừa bãi, có vị trí tập kết vật tư thừa và chuyển đi nơi khác.

- Tuân thủ kỹ thuật của bên A đưa ra.

c. Biện pháp bảo đảm tiến độ thi công công trình.

- Lập tổng tiến độ thi công công trình trên cơ sở khoa học và thực tế, khả thi. - Căn cứ vào tổng tiến độ lập ra tiến độ thi công cho từng tháng.

- Căn cứ vào tổng tiến độ thi công và tiến độ thi công trong tháng, Ban chủ nhiệm công trình lập kế hoạch thi công cho từng tuần.

d. Ngoài ra nó còn có biện pháp đảm bảo an ninh và cho các công trình kế cận và các công trình công cộng.

* Nhóm kinh tế

Ở Công ty cổ phần xây dựng Hải Phòng phòng kế hoạch có nhiệm cụ rất quan trọng đó là thực hiện các công việc cụ thể sau:

- Xác định danh mục công trình. - Lập sơ đồ tổ chức công trình. - Tính giá tự đoán dự thầu.

* Xác định danh mục chủng loại vật tư.

Vật tư được dựa vào công trình theo đúng yêu cầu quy định của hồ sơ mời thầu và trước khi thi công công trình đều xuất trình chứng chỉ kiểm nhiệm của nơi sản xuất hoặc của nơi kiểm tra. Phải bảo đảm những loại vật tư chủ yếu mà nhà thầu sử dụng khi trúng thầu.

Vật tư đưa vào công trình thường được phân làm hai nhóm;

b.1. Nhóm vật tư bán thành phẩm của hoàn thiện và vật tư kỹ thuật. * Lập hồ sơ tổ chức công trường.

Sơ đồ được lập phải chỉ rõ:

+ Danh mục cán bộ chủ chốt tham gia công trình. + Danh mục các công nhân huy động cho dự án.

+ Những ai là người phụ trách trụ sở, ai là người phụ trách tại công trình và lực lượng khi cần thiết.

* Tính giá trị dự toán dự thầu.

Hiện nay công tác xác định giá dự toán dự thầu của công ty được xác định trên cơ sở:

- Khối lượng theo tiền lương trong hồ sơ mời thầu.

- Đơn giá 2736/QĐUB ngày 23 tháng 8 năm 2003 của UBND thành phố Hải Phòng và thông báo 712/TB - VLXD.

-Tính dự toán theo định mức xây dựng cơ bản số 1242/2002/QĐ - BXD ngày 25/11/2002.

-Một số vật tư không có trong đơn giá tính theo thông báo gần nhất của địa phương.

- Thuế VAT tính theo thông tư số 106/2003/ TT - BTC ngày 30/08/2003 của Bộ tài chính.

- Biện pháp tổ chức thi công

Giá dự toán dự thầu của công ty được xác định theo từng hạng mục công trình. Giá dự thầu cho toàn bộ công trình tổng hợp theo bảng sau:

Bảng 8 - Tổng hợp giá dự thầu cho toàn bộ Công trình

STT Tên hạng mục Giá dự toán

1 Hạng mục x 10.000.000

. n

Giá dự thầu ∑

Việc tính giá dự toán dự thầu có thể khái quát theo bảng trên: Trong đó:

- Đơn giá tổng hợp được xác định chi tiết trên bảng chi tiết tính đơn giá trước thuế.

- Giá dự thầu chưa có giảm giá ( giá dự thầu đầy đủ) là mức giá được ghi chính thức trong đơn dự thầu. Đơn xin giảm giá dự thầu tuỳ từng trường hợp mà bên mời thầu có thể chấp nhận thì mức giá được dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng sẽ là giá trị dự thầu sau giảm giá.

Để giảm giá (trong phạm vi an toàn) nhằm tăng cạnh tranh về giá trong hồ sơ dự thầu, đơn giảm giá được lập trên cơ sở:

- Chi phí khấu hao TSCĐ, công cụ dụng cụ thấp do có rất nhiều thiết bị đã khấu hao hết hoặc mức khấu hao thấp.

- Chi phí quản lý thực tế là rất nhỏ do:

- Cán bộ trực tiếp thi công có kinh nghiệm, số lượng cán bộ bố trí không cần nhiều.

- Khoảng cách giữa địa điểm thi công và công ty là nhỏ thì việc hỗ trợ kỹ thuật, hoàn công, nghiệm thu thuận tiện.

- Đội ngũ công nhân lành nghề đông đảo có thể đảm đương khối lượng công việc lớn và phức tạp.

- Thị trường cung cấp vật liệu tốt và ổn định, đã được xác định từ trước.

- Biện pháp thi công và các giải pháp khác được áp dụng thuận lợi đối với công trình cụ thể này.

Đơn xin giảm giá dự thầu của công ty căn cứ vào yếu tố sau đây:

- Do đơn vị thi công có năng lực lớn về thiết bị máy móc, trong đó có các thiết bị đang sử dụng tốt song đã thực hiện gía trị khấu hao hết do đó có thể tiết kiệm trong chi phí máy thi công.

- Do đơn vị có hệ thống dàn giáo, cốt pha vẫn sử dụng tốt song chi phí khấu hao đã hết nên giảm đáng kể chi phí cốt pha trong thi công.

- Do đơn vị thi công có bề dày kinh nghiệm trong công tác quản lý thi công, lực lượng công nhân lành nghề chiếm tỷ lệ cao, do đó có thể tiết kiệm được chi phí chung.

- Tiết kiệm chi phí thu nhập trước thuế.

Thời gian đấu thầu

Đảm bảo chất lượng đồng bộ