5.1.1. Hệ thống a) Vào hệ thống
Hình 11. Đăng nhập hệ thống
Người sử dụng muốn đăng nhập vào hệ thống phải nhập tên và mật khẩu, tất cả thông tin người dùng được lưu tại bảng PML_USERS. Khi người dùng đăng nhập thành công sẽ sử dụng được hệ thống. Ngược lại, hệ thống sẽ được ra thông báo
b) Đổi mật khẩu
Hình 12. Đổi mật khẩu
Bất kỳ hệ thống nào cũng cần có chức năng đổi mật khẩu. Mật khẩu phải thay đổi trong trường hợp lộ hoặc có thể mất mật khẩu. Người sử dụng có thể thay đổi mật khẩu của mình thoải mái, tùy theo ý muốn người sử dụng
c) Bảo mật hệ thống
Do thông tin về người sử dụng và nhóm người sử dụng cùng lưu chung một bảng tại cơ sở dữ liệu. Do vậy, hệ thống phân biệt người sử dụng và nhóm sử dụng qua trường “type”
− Với “type =1” là người sử dụng
− Với “type =2” là nhóm người sử dụng
• Nhập thông tin người sử dụng
Hình 13. Nhập thông tin người sử dụng
Chức năng này cho phép tạo mới NSD. Thông tin sẽ được lưu trong cơ sở dữ liệu tại bảng PML_USERS và là căn cứ để NSD đó đăng nhập vào hệ thống. Đây cũng là cơ sở để phân quyền các chức năng cho NSD
• Nhập thông tin nhóm người sử dụng
Hình 14. Nhập thông tin nhóm người sử dụng
Tương tự như nhập thông tin người sử dụng, thông tin sẽ lưu trong cơ sở dữ liệu tại bảng PML_USERS. Có nhóm người sử dụng, chương trình sẽ quản lý dễ dàng hơn
• Phân người sử dụng vào nhóm
− Việc phân nhóm theo từng chi nhánh
− Mối người sử dụng có thể thuộc nhiều nhóm khác nhau
− Người sử dụng thuộc nhóm sẽ có tất cả các quyền mà nhóm đó có, nếu người sử dụng mà thuộc các nhóm khác nhau thì sẽ có quyền của cả các nhóm đó
• Quản trị người sử dụng
Hình 15. Quản trị người sử dụng
Quản lý thông tin cá nhân của nhân viên và các thông tin khác như địa điểm, thời gian, lý do... truy cập vào hệ thống. Thông tin cá nhân của người, nhóm sử dụng hệ thống sẽ được lưu trong bảng PML_USERS của cơ sở dữ liệc. Các thông tin này xác định quyền đăng nhập vào hệ thống, giúp người quản lý theo dõi, kiểm tra công việc và tiếm độ làm việc của từng nhân viên thực hiện dự án... đồng thời thu nhận ý kiến từ những nhân viên một cách nhanh chóng, dễ dàng, chính xác. Nhân sự tham gia dự án có thể được bổ sung hoặc xóa bỏ khi cần thiết
− Chức năng sửa cho phép người sử dụng có thể sửa thông tin liên quan đã có trong danh sách của ứng dụng
− Chức năng xóa cho phép hệ thống xóa người sửa dụng hoặc nhóm. Nếu nhóm người sử dụng đang có người sử dụng trong hệ thống thì sẽ không được xóa, khi đó hệ thống sẽ đưa ra thông báo
− Nếu người dùn đang ở trạng thái tạm khóa thì sẽ không sử dụng được hệ thống
− Nếu người dùng mất mật khẩu thì hệ thống sẽ cấp cho người dùng một mật khẩu ngẫu nhiên, sau đó người dùng có thể thay đổi mật khấu theo ý muốn
− Phân quyền: Là chức năng cho phép quyền làm việc trong hệ thống của người sử dụng, nhóm người sử dụng. Bao gồm bảo mật theo tính phân quyền, phân cấp quản lý và bảo mật thông tin nội bộ. Tùy theo công việc của từng dự án, người quản trị dễ dàng tạo lập/ xóa bỏ nhóm chức năng, phân quyền sử dụng một cách hợp lý. Mỗi người sử dụng hệ thống đều bắt buộc phải đăng kí thông tin cá nhân để cho phép truy cập và sử dụng những thông tin thuộc lĩnh vực công việc và trách nhiệm của mình
Hình 16. Phân quyền chức năng
• Phân quyền tùy thuộc vào vị trí công tác của từng cán bộ
• Phân quyền xem, sửa, xóa, thêm mới trên toàn chức năng và quyền thêm mới, sửa và xem trên từng chức năng cụ thể
• Phân quyền theo nhóm người sử dụng (Ban giám đốc, Giám đốc dự án, Quản trị dự án, Kế toán, nhân sự)
• Quản trị dự án nào chỉ xem thông tin dự án đó
• Quản trị dự án sửa thông tin phải được Giám đốc dự án phê duyệt • Thông tin về lương chỉ Ban giám đốc, Giám đốc trung tâm được biết
d) Thoát
Thoát khỏi hệ thống nếu người sử dụng thôi sử dụng hệ thống 5.1.2. Quản lý cán bộ, khách hàng
a) Quản lý cán bộ
• Nhập thông tin cán bộ
Cho phép nhập thông tin cán bộ theo các chức năng sau:
Hình 17. Nhập thông tin cán bộ
− Cán bộ thuộc chi nhánh nào sẽ lưu thông tin tại chi nhánh đó
− Các thay đổi sẽ được lưu vết, thông tin thay đổi sẽ lưu lại bảng PML_STAFF_INFO_HISTORY. Số lần thay đổi sẽ được quản lý theo trường UPDATE_NO
• Tra cứu thông tin cán bộ
Hình 18. Tra cứu thông tin cán bộ
Để có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng ta tạo ra các thông tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn đó. Các thông tin chỉ dẫn là các thông tin giúp ta tìm kiếm dữ liệu nhanh. Các thông tin này gọi là khoá chỉ dẫn. Khoá chỉ dẫn có thể là 1 trường hoặc nhiều trường trong trường hợp này phải chỉ ra thứ tự. Với cách tạo ra khoá theo tiêu chuẩn nào đó ta có thể tìm kiếm dữ liệu nhanh theo tiêu chuẩn đó
− Chương trình cho phép tra cứu thông tin theo các tiêu chí tìm kiếm như Mã CB, Mã chi nhánh, tên cán bộ, vị trí, trình độ chuyên môn.
− Người sử dụng có thể thay dổi thông tin về mình bằng cách nhấn nút . Thông tin như mã chi nhánh, mã cán bộ và mã chi nhánh là duy nhất, không thay đổi
− Tất cả những thông tin thay đổi của cán bộ sẽ được lưu vết, người sử dụng có thể tra cứu thông tin thay đổi trước của mình bằng cách nhấn nút
b) Quản lý khách hàng
• Nhập thông tin khách hàng
Hình 19. Nhập thông tin khách hàng
− Cho phép nhập các thông tin về khách hàng
• Tra cứu thông tin khách hàng
Hình 20. Tra cứu thông tin khách hàng
− Cho phép tra cứu theo các tiêu chí tìm kiếm trên form: Số tài khoản, Số fax, Mã khách hàng, Số điện thoại, Tên viết tắt
− Điều kiện tìm kiếm theo “Like” hoặc “=”
5.1.3. Quản lý hợp đồng, dự án a) Quản lý hợp đồng
• Nhập thông tin hợp đồng
Hình 21. Nhập thông tin hợp đồng
Cho phép khai báo, cập nhật các thông tin:
− Thông tin chung về hợp đồng như mã hợp đồng, số hợp đồng, tên hợp đồng
− Cán bộ quản lý hợp đồng sẽ lấy từ bảng PML_STAFF_INFO
− Khách hàng sẽ lấy từ bảng PML_CUSTOM_INFO
− Thông tin về điều khoản thanh toán trong hợp đồng
• Tra cứu thông tin hợp đồng
Hình 22. Tra cứu thông tin hợp đồng
− Cho phép tra cứu thông tin chi tiết về hợp đồng theo các tiêu chí: Mã chi nhánh, Mã hợp đồng, Số hợp đồng, Mã khách hàng, Mã cán bộ quản lý hợp đồng, trạng thái hợp đồng
− Điều kiện tìm kiếm theo “Like” hoặc “=”
b) Quản lý dự án
• Nhập thông tin dự án
Hình 23. Nhập thông tin dự án
Cho phép nhập thông tin:
− Nhập thông tin chung về dự án, thông tin về hợp đồng sẽ lấy từ bảng PML_CONTRACT_INFO
− Nhập thông tin về lịch bàn giao sản phẩm
− Thông tin về nguồn lực dự án, các cán bộ tham gia dự án, cán bộ sẽ lấy ở bảng PML_STAFF_INFO
− Tình hình tài chính dự án:
• Nhập cho phí phân bổ cho dự án, trung tâm trực thuộc 1. Loại chi phí
2. Thuộc dự án 3. Thuộc trung tâm
• Chi phí lương tự động phân bổ đầu tháng: Thực hiện các module trên cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu này được cập nhật ngày đầu tiên của tháng. Dữ liệu được thực hiện lại và được cập nhật lại vào ngày cuối tháng → Giúp kiểm soát được tiến độ dự án và chi phí cho dự án
• Tra cứu thông tin dự án
Hình 24. Tra cứu thông tin dự án
− Cho phép tìm kiếm các dự án theo các tiêu chí: Mã chi nhánh, ID dự án, Mã hiệu dự án, tên dự án, cấp dự án, trạng thái
− Điều kiện tìm kiếm theo “Like” hoặc “=”
• Tài chính dự án
Hình 25: Tài chính dự án
Tài chính dự án bao gồm quản trị vốn, kinh phí soạn thảo dự án, doanh thu, chi phí và lỗ lãi của dự án, các quan hệ tài chính bên trong và bên ngoài dự án. Quản lý các chi phí của dự án như chi phí xây dựng hệ thống, mua trang thiết bị, biên soạn tài liệu, chi phí công tác, chi phí lương v.v.. Các thông tin tài chính được cập nhật kịp thời giúp người quản trị dự án kiểm soát và xem xét nhanh chóng những phát sinh tăng/giảm tài chính của dự án để có những quyết định kịp thời
Trên form xây dựng để tính chi phí
− Chi nhánh: Đưa ra danh sách các chi nhánh để người sử dụng tùy chọn và tính phí dự án cho nhánh của mình
− Dự án: Khi chọn chi nhánh, hệ thống sẽ đưa ra tất cả các dự án của chi nhánh đó, người sử dụng muốn tính phí cho dự án nào thì chọn dự án
− Chi phí lương: Tính lương của từng cán bộ tham gia một dự án, thông tin của các cán bộ này sẽ được lấy từ bảng PML_PRO_RESOURCES. Khi người sử dụng chọn mã dự án nào đó, hệ thống sẽ đưa ra danh sách các cán bộ tham gia dự án đó để tính phí. Lương của cán bộ sẽ phụ thuộc vào vị trí công tác của từng dự án, sau đó lấy tổng lương của tất cả các cán bộ.
− Chi phí tiếp khách: phải có thông tin về khách hàng cần tiếp, tính ra tổng chi phí và đưa ra báo cáo
− Chi phí triển khai: Triển khai là một trong những giai đoạn quan trọng của mỗi dự án. Tính chi phí triển khai cần có thông tin về khách hàng cấn triển khai và chi phí cụ thể
− Chi phí thưởng: Cũng tượng tự như chi phí lương, thưởng cho các cán bộ tham gia dự án. Khi một dự án được nghiệm thu, thưởng cho cán bộ tham gia dự án là điều cần thiết, việc làm đó sẽ giúp cán bộ tích cực hơn trong dự án tiếp theo
− Chi phí đào tạo: Dành cho những dự án phức sẽ cần có những chuyên gia ta vấn
− Chi phí văn phòng: chi phí về tiền điện, nước, tiền thuê trụ sở, tiền dịch vụ mạng…..
− Chi phí quản lý: là các chi phí cho cán bộ văn phòng như kế toán, quản trị mạng, nhân viên, lễ tân, bảo vê… Thông tin của cán bộ văn phòng lấy từ bảng PML_STAFF_OFFICE. Chi phí này sẽ lấy tổng chi phí cho cán bộ và chia đều cho từng dự án
5.1.4. Báo cáo
Báo cáo tài chính là báo cáo kế toán cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một công ty, đáp ứng nhu cầu hữu ích cho số đông những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Chương trình cung cấp các thông tin khái quát, tổng hợp nhất về tình hình tài chính, về kết quả kinh doanh của công ty, cho phép kiểm tra, phân tích, đánh giá, giúp các đối tượng sử dụng thông tin đưa ra các quyết định.
Dùng công cụ Oracle Report, đưa ra báo cáo cho người dùng tình hình tài chính dự án vào cuối tháng. Dữ liệu đưa ra báo cáo sẽ được lấy từ Database. Chức năng báo cáo cho phép lựa chọn công việc cần báo cáo trong số những nhiệm vụ của dự án mà người sử dụng đang tham gia. Người quản trị, với cách tương tự, cũng có thể xem xét báo cáo khác nhau theo yêu cầu như đưa ra cho người sử dụng báo cáo về thông tin tài chính dự án, tình hình chi tiết của dự án vào cuối tháng:
− Báo cáo ngày/ tuần làm việc: Thời gian, khối lượng công việc, công việc phải làm...
− Báo cáo cho từng giai đoạn thực hiện của dự án: Thời gian bắt đầu và kết thúc, số nhân viên tham gia, nhiệm vụ trọng tâm của giai đoạn...
− Báo cáo tổng hợp: Toàn bộ khối lượng công việc, chi phí cho dự án, kết quả dự án
Mỗi một ứng dụng xây dựng xong cần có sự kiểm thử chương trình. Việc kiểm thử là rất cần thiết khi một ứng dụng muốn đưa ra dùng với dữ liệu thật, nếu không hậu quả để lại là rất nghiêm trọng. Việc test ứng dụng là một kỹ thuật quan trọng nhằm nâng cao chất lượng phần mềm. Chương trình xây dựng ở đây đã được kiểm thử với dữ liệu test bởi công ty Navisoft. Chương trình cũng mới được triển khai tại công ty, chưa đưa ra thị trường nên chưa mang tính thương mại. Vì vậy, những yêu cầu thay đổi hay những khó khăn là không thể tránh khỏi.
Ứng dụng được test với hàng trăm bản ghi với các tình huống khác nhau. Việc tính toàn chi phí cho từng dự án là khó khăn nhất cho chương trình. Khi tính phí cho một dự án, việc khó khăn những chi phí chung cho một dự án đó. Ví dụ như chi phí cho văn phòng, tất cả các dự án sẽ chia phí và tùy theo giá trị hợp đồng mà tính phần trăm phí cho dự án đó. Cách tính chưa được hệ thống hóa mà người sử dụng vẫn phải tính bằng tay rồi nhập vào hệ thống, gây khó khăn cho người dùng hệ thống. Phí được lấy theo tháng. Nếu một công ty lớn mạnh, trong một tháng nhận dược nhiều dự án thì việc tính phí là rất phức tạp.
Ứng dụng mới được kiểm thử với dữ liệu test, chưa được kiểm thử với dứ liệu thật nên chưa xác định hết được các tình huống xảy để phát triển một ứng dụng hiệu quả nhất. Ứng dụng mới được triển khai ở mức client – server, chưa được cài đặt, triển khai trên web.
Luồng ứng dụng để kiểm thử chương trình
Ban đầu khi công ty nhận được một dự án từ một khách hàng, sẽ cần có thông tin về dự án, thông tin về hợp đồng trong dự án, thông tin về khách hàng, và các cán bộ tham gia dự án. Cuối cùng sẽ nghiệm thu dự án. Việc quản lý dự án là phân theo chi nhánh
− Ví dụ: Dự án DA00449 sẽ có số hợp đồng là A9, lưu thông tin về tất cả điều khoản trong hợp đồng của dự án đó.
Trong dự án DA00449 sẽ lưu tên các cán bộ tham gia dự án, các cán bộ có mã là CB00197, CB00134. Thông tin cán bộ này sẽ lấy từ bảng thông tin cán bộ
Khi mỗi cán bộ tham gia dự án, sẽ có quyền tra cứu, sửa xóa thông tin về dự án mình tham gia tùy thuộc vào vị trí của mình trong dự án. Mỗi cán bộ sẽ có một user name để đăng nhập hệ thống
Cán bộ CB00197, vị trí trong dự án là hỗ trợ, hệ thống sẽ phân cho quyền như đổi mật khẩu, xem các thông tin về cán bộ, khách hàng, hợp đồng cũng như dự án, nhưng không có quyền thêm, sửa xóa…
Hình 26. Phân cấp cán bộ quản lý
Cán bộ CB00134, vị trí trong dự án là quản trị dự án, hệ thống sẽ phân cho quyền như đổi mật khẩu, xem các thông tin về cán bộ, khách hàng, hợp đồng cũng như dự án, nhưng và quyền thêm, sửa xóa…
Khi mỗi user đăng nhập vào hệ thống thì quyền của các user đựoc thể hiện trên từng menu chức năng. Chức năng nào hiện lên là chức năng đó user có quyền sử dụng.