4 CHƯƠNG : KẾT QUẢ XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM BMS
4.3.Giới thiệu chương trình
Toàn hệ thông phần mềm được xây dựng gồm nhiều phần nghiệp vụ hổ trợ cho các bộ phận khác nhau trong tòa nhà, hệ thống được thiết kế với khả năng ứng dụng thực tế cao nên có rất nhiều giao diện mà không thể mô tả hết trong báo cáo này.
Hình 4-1 Biểu đồ quản lý đặt phòng
Hình 4-1 trên là biểu đồ mô tả tình trạng phòng còn trống, khi khách hàng có yêu cầu muốn thuê căn hộ vào thời điểm nào đó thì người dùng có thể dựa vào biểu đồ này để trả lời ngay tức khắc câu hỏi “còn căn hộ cho thuê hay không?”, người dùng cũng có thể tìm kiếm theo loại phòng và thời điểm mà khách muốn thuê.
Hình 4-2 Giao diện dùng để tạo Reservation
Hình 4-2 là giao diện dùng để tạo Reservation cho khách. Trong đó, tab Client
dùng để nhập thông tin bên thuê, thông tin bên thuê có thể là một công ty hoặc một cá nhân nào đó, kế đến là tab Reservation dùng để nhập các thông tin liên quan đến “booking” như ngày checkin, checkout, loại phòng…, nếu khách thuê ngắn hạn thì nhấn
F7 để chọn một “Rate code” (Rate code là mã dùng để quản lý giá) ngược lại nếu khách thuê dài hạn thì nhấn F8 để chọn “Package code” (mã hợp đồng của khách thuê), nếu muốn phân phòng cho khách thì nhấn F6 để chọn một phòng, kế tiếp là tab Tenant dùng
thêm. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin thì nhấn F10 để lưu lại và tạo được một Reservation code.
Hình 4-3 Biểu đồ lên kế hoạch phân phòng
Hình 4-3 là biểu đồ mô tả hiệu suất sử dụng phòng, người dùng dựa vào biểu đồ này để phân phòng sao cho hiệu suất cho thuê của tòa nhà là cao nhất, người dùng có thể chọn loại phòng và thời điểm muốn xem.
Hình 4-4 Giao diện chính của bộ phận Receiption
Hình 4-4 là giao diện chính được nhân viên tiếp tân (Receiption) sử dụng thường xuyên. Sau khi tạo Reservation thì nhân viên tiếp tân sẽ thực hiện chức năng Check In
cho khách bằng cách kích chuột phải lên phòng cần check in và chọn Check In (hoặc có thể nhấn F3). Muốn xem nhanh các thông tin liên quan đến từng phòng thì kích chuột vào phòng đó, các thông tin sẽ được chú thích cụ thể ở các khung “Info” và “Description”. Người dùng cũng có thể tìm kiếm thông tin tên khách và phòng ngay trên giao diện này. Kích đúp chuột vào một phòng đã được check in thì sẽ hiện ra Form “Post Transaction”.
Hình 4-5 Giao diện chính cho bộ phận House Keeping
Hình 4-5 là giao diện chính được nhân viên House keeping sử dụng thường xuyên. Các trạng thái phòng sẽ được cập nhật tức thì ngay sau khi các chức năng phân phòng, check in, check out được thực hiện. Nhân viên House keeping dựa vào lược đồ này để lên kế hoạch dọn phòng sao cho hợp lý, muốn thay đổi trạng thái của phòng (ví dụ từ dơ sang sạch) thì kích đúp chuột lên phòng cần thay đổi, chương trình sẽ xuất hiện cửa sổ “Change Status Room”.
Hình 4-6 Giao diện post các dịch vụ sử dụng hằng ngày
Hình trên là giao diện dùng để Post các dịch vụ mà khách sử dụng hàng ngày. Người dùng có thể chọn loại dịch vụ cần Post, sau khi thêm các dịch vụ khách xài thì nhấn Save Services để lưu lại, nếu trong qua trình Post người dùng nhập sai thông tin thì có thể dùng chức năng Move To BillVoid để loại bỏ những dòng đã Post trên lưới và sau
đó Post lại thông tin chính xác. Ngoài ra còn có chức năng Filter để lọc các dịch vụ được
Hình 4-7 Giao diện của Form “Post Transaction”
Tab Balance của Form “Post Transaction” mô tả tổng số tiền khách xài và tổng số tiền khách trả, khi khách thanh toán cho từng loại dich vụ nào thì chọn loại tiền (khách có thể trả nhiều loại tiền khác nhau) và loại dịch vụ cần thanh toán, sau đó gõ số tiền thanh toán và nhấn Payment. Người dùng cũng có thể tách từng loại bill theo từng dịch vụ khác nhau bằng cách kích phải chuột trên lưới, chọn dịch vụ cần tách, sau đó nhấn Trans Bill
sẽ hiển thị ra cửa sổ để tách bill. Ngoài ra còn có chức năng Check Out để check out cho khách khi khách kết thúc quá trình thuê.
Hình 4-8 Giao diện post chỉ sốđiện nước
Hình 4-8 là giao diện dùng để Post chỉ số điện nước, hàng tháng nhân viên đi ghi chỉ số điện nước của từng phòng sau đó nhập giá trị cho “Current value” rồi Save, muốn Post cho tất cả các đồng hồ thì kích phải chuột trên lưới chọn Select All rồi nhấn Post.
Hình 4-9 Giao diện post tiền thuê căn hộ hằng tháng
Hình 4-9 là giao diện dùng để Post tiền thuê căn hộ hàng tháng, người dùng có thể chọn phòng cần Post hoặc kích chuột phải chọn tất cả rồi nhấn nút Post, chức năng Close Month dùng để chốt sổ kết thúc môt tháng.
Hình 4-10 Giao diện đề nghị in phiếu thanh toán
Hình 4-10 là giao diện dùng để in phiếu đề nghị thanh toán, người dùng chọn phòng muốn đề nghị thanh toán và nhập các thông tin cần thiết sau đó nhấn nút Retrieve, danh sách các dịch vụ khách xài sẽ được hiển thị trên lưới, người dùng cũng có thể chỉnh sửa thông tin trước khi Save lại, nhấn Print để in phiếu.
5 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 5.1. Tóm lược vấn đề
Thị trường bất động sản ở Việt Nam hiện nay phát triển với tốc độ chóng mặt do nhu cầu về nhà ở của người dân và nhu cầu mở văn phòng đại diện của các tập đoàn trong và ngoài nước. Nếu như các tòa nhà có số lượng tầng giới hạn từ 5-7 tầng có thể được quản lý thủ công, thì với những tòa nhà cao tầng việc đó là không thể. Ngày nay những tòa nhà cao tầng không chỉ cần những hệ thống rất căn bản là hệ thống điện, nước, thang máy, điều hòa nhiệt độ... mà cần thêm nhiều hệ thống tin học hóa khác, kết nối chia sẽ thông tin với nhau để tòa nhà hoạt động một cách trơn tru, an toàn. Giá trị văn phòng trong tòa nhà đó sẽ được nâng lên rất nhiều nếu chủ đầu tư ngòai việc quan tâm tới cơ sở vật chất thì còn phải xem xét, suy tính kỹ hơn về việc quản lý tòa nhà, các dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
Thực tế đa phần chủ đầu tư đều thuê những công ty nước ngoài, vốn có kinh nghiệm lâu năm về quản lý nhà cao tầng, làm đối tác thay họ quản lý những hoạt động thường này của các cao ốc. Một số ít chủ đầu tư tự mình thực hiện việc quản lý các cơ sở nhưng thường hiệu quả không cao hoặc chỉ là những việc nhỏ như: an ninh, điện nước, vệ sinh…
Với khẩu hiệu “Người Việt dùng hàng Việt”, phần mềm “Quản Lý Văn Phòng Cao Ốc Cho Thuê” được ra đời không chỉ nâng cao tinh thần dân tộc mà còn hướng tới mục tiêu đáp ứng những yêu cầu khắt khe của chủ đầu tư, nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý, kinh doanh cao ốc văn phòng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5.2. Kết quả đạt được
Đề tài “Quản Lý Văn Phòng Cao Ốc Cho Thuê” đã hoàn thành phần tìm hiểu nghiệp vụ thực tế và xây dựng một phần mềm để hiện thực những nghiệp vụ của một tòa
cao ốc. Phần mềm được viết nhằm mục đích giảm thiểu những rủi ro, những thất thoát
trong quá trình quản lý và tối ưu việc cho thuê phòng. Trong quá trình xây dựng hệ thống BMS, việc tìm hiểu nghiệp vụ cũng gây không ít khó khăn cho chúng em. Mỗi một loại
nhà cao tầng đều có những đặc thù về hệ thống và cách quản lý khác nhau. Tuy nhiên, việc xác định mục đích cụ thể của đề tài nên đã giúp cho chúng em có thêm niềm tin, xây dựng được hệ thống phần mềm BMS hoàn chỉnh với các tính năng quản lý sau:
Quản lý các loại căn hộ, văn phòng cho thuê và các nghiệp vụ liên quan Quản lý các trang thiết bị của từng căn hộ và quá trình bảo trì, sủa chữa các trang thiết bị đó.
Quản lý các hợp đồng cho thuê và văn kiện đính kèm. Quản lý thông tin, lịch sử khách ở và các yêu cầu của khách
Quản lý quá trình sử dụng dịch vụ của khách trong cả quá trình thuê.
Quản lý được các nghiệp vụ đặc thù của tòa nhà như: điện nước, Gym-spa, giữ xe…
Quản lý các nghiệp vụ về giá: giá cho thuê ngắn hạn, cho thuê dài hạn. Quản lý các nghiệp vụ về bill như: Bill void, tách chuyển bill
Hệ thống báo cáo: thống kê doanh thu cho thuê phòng, doanh thu của các dịch vụ có trong tòa nhà, thống kê so sánh chỉ số điện nước hàng tháng, thống kê lượng khách hàng theo các tiêu chí marketing…
5.3. Một số hạn chế
Về mặt hệ thống chỉ tập trung giải quyết các nghiệp vụ quản lý, cho thuê căn hộ. Tuy nhiên trên thực tế một hệ thống BMS gồm rất nhiều phân hệ như là: hệ thống báo cháy, hệ thống camera quan sát… Các hệ thống này được kết nối, chia sẻ dữ liệu với nhau một cách chặt chẽ, hoàn chỉnh. Hiện phần mềm cũng chưa đáp ứng được các tiêu chí trên.
Trong phạm vi của một đề tài tốt nghiệp và thời gian hạn hẹp nên hệ thống vẫn còn những mặt hạn chế sau đây:
• Xây dựng việc tham quan căn hộ, văn phòng ảo trên mạng.
• Hệ thống báo cáo doanh thu chưa tích hợp được với hệ thống kế toán.
5.4. Hướng phát triển
Trong thời gian tới nếu được sự hỗ trợ, hợp tác chúng em sẽ hiện thực những chức năng còn thiếu sót, khắc phục những mặc hạn chế của chương trình. Mục tiêu của đề tài trong tương lai là xây dựng hoặc kế thừa các hệ thống khác để tích hợp tạo thành một hệ thống hoàn chỉnh, thống nhất.
Chủ đầu tư sẽ được tư vấn một giải pháp hoàn chỉnh bao gồm triển khai, lắp đặt hệ thống phần cứng và phần mềm. Có thể kết hợp các phân hệ khác như : quản lý kho, nhân sự, kế toán tạo thành một tổng thể thống nhất hướng đến giải pháp cao ốc thông minh mà báo chí thường nói đến hiện nay.
Hệ thống sẽ giành cho những doanh nghiệp muốn tham gia vào lĩnh vực cung cấp dịch vụ quản lý cao ốc. Họ không chỉ tham gia quản lý một tòa nhà trong thành phố mà có thể rất nhiều tòa nhà trên phạm vi rộng và đó là nguyên do để chúng em phát triển thêm hệ thống báo cáo từ xa.
PHỤ LỤC Phụ lục hình ảnh
Hình 1-1 Các công nghệ sử dụng trong tòa nhà ... 6
Hình 1-2 Các thiết bị trang bị cho tòa nhà và hệ thống tích hợp BMS ... 7
Hình 1-3 Hệ thống quản lý tòa nhà BMS ... 8
Hình 2-1 Cấu trúc Enterprise Library... 13
Hình 3-1 Quy trình tạo hợp đồng cho bên thuê ... 22
Hình 3-2 Quy trình tạo reservation... 24
Hình 3-3 Quy trình tạo hợp đồng và in phiếu thanh toán cho chủ nhà... 25
Hình 3-4 Quy trình xử lý căn hộ không thuộc tòa nhà quản lý ... 26
Hình 3-5 Quy trình close day ... 27 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 3-6 Quy trình close month ... 28
Hình 3-7 Quy trình của bộ phận house keeping ... 29
Hình 3-8 Quy trình xử lý nghiệp vụ gym-spa ... 30
Hình 3-9 Quy trình post chỉ số điện nước mỗi tháng ... 31
Hình 3-10 Quy trình quản lý khách sử dụng dịch vụ giữ xe ... 32
Hình 3-11 Quy trình post doanh thu sử dụng dịch vụ hằng ngày như Laundry ... 33
Hình 3-12 Quy trình post doanh thu dịch vụ lắp đặt phí viễn thông ... 34
Hình 3-13 Quy trình nhập và tính tiền các yêu cầu của khách hàng ... 35
Hình 3-14 Quy trình tách doanh thu... 36
Hình 3-15 Quy trình xử lý khách thanh toán tiền... 37
Hình 3-16 Quy trình nới Due out ... 38
Hình 3-17 Quy trình vận hành kiểm soát quá trình doanh thu, công nợ, yêu cầu thanh toán ... 39
Hình 3-18 Quy trình kiểm soát doanh thu, phục vụ khách... 41
Hình 3-19 Quy trình cho thuê phòng... 45
Hình 3-20 Lược đồ ERD liên quan tới nghiệp vụ reservation... 46
Hình 3-21 Lược đồ ERD liên quán tới nghiệp vụ Post Transaction... 47
Hình 4-1 Biểu đồ quản lý đặt phòng... 68
Hình 4-2 Giao diện dùng để tạo Reservation ... 69
Hình 4-3 Biểu đồ lên kế hoạch phân phòng ... 70
Hình 4-4 Giao diện chính của bộ phận Receiption... 71
Hình 4-5 Giao diện chính cho bộ phận House Keeping ... 72
Hình 4-6 Giao diện post các dịch vụ sử dụng hằng ngày ... 73
Hình 4-7 Giao diện của Form “Post Transaction”... 74
Hình 4-8 Giao diện post chỉ số điện nước ... 75
Hình 4-9 Giao diện post tiền thuê căn hộ hằng tháng ... 76
Phụ lục bảng biểu
Bảng 3-1 Quản lý thông tin công ty đặt phòng... 48
Bảng 3-2 Thống kê số lượng phòng được đặt ... 48
Bảng 3-3 Thông tin nước, quốc tịch của khách... 49
Bảng 3-4 Thông tin ngôn ngữ của khách ... 49 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 3-5 Quản lý trạng thái phòng hiện tại... 50
Bảng 3-6 Thống kê booking thuộc đọan thị trường nào... 50
Bảng 3-7 Thống kê booking thuộc kênh thị trường nào... 50
Bảng 3-8 Thống kê booking thuộc lữ hành nào ... 51
Bảng 3-9 Quản lý các trạng thái đặt phòng : tentative, definite,... ... 51
Bảng 3-10 Các kiểu thanh toán : tiền mặt, thẻ…... 51
Bảng 3-11 Các loại phòng : 2 bed room, 3 bed room…... 52
Bảng 3-12Các kiểu phòng : Apartment, Office…... 52
Bảng 3-13 Quản lý tầng... 52
Bảng 3-14Quản lý thông tin khách ở và khách đặt phòng ... 52
Bảng 3-15Quản lý thông tin đặt phòng của khách ... 54
Bảng 3-16 Dùng để quản lý các loại dịch vụ... 57
Bảng 3-17 Dùng để quản lý các loại Bill, được sử dụng trong mục đích tách Bill... 57
Bảng 3-18 Dùng quản lý Bill sử dụng dịch vụ của khách theo từng ngày và từng loại dịch vụ... 57
Bảng 3-19 Quản lý các tỷ giá quy đổi, trong đó tỷ giá chuẩn là USD, được sử dụng khi khách hàng thanh toán Bill... 59
Bảng 3-20 Quản lý các Item trong từng loại dịch vụ... 60
Bảng 3-21 Quản lý chi tiết sử dụng dịch vụ của từng Bill ... 60
Bảng 3-22 Quản lý các gói thuê dài hạn của khách... 61
Bảng 3-23 Quản lý chi tiết các dịch vụ trong mỗi gói... 62
Bảng 3-24Quản lý giá phòng tương ứng với khách lẻ, khách thuê dài hạn ... 63
Bảng 3-25 Quản lý chi tiết của từng Rate Code tương ứng với từng loại phòng ... 63
Bảng 3-26 Quản lý tất cả các phòng... 64
Bảng 3-27 Quản lý khách ở phòng nào, được sử dụng cho Room Plan. Ngoài ra còn dùng để Post giá phòng. ... 65
Thuật ngữ
[A]
Application Block : là các thành phần phần mềm có thể sử dụng lại. Các thành phần này được đóng gói thành các thư viện và được gộp chung lại với nhau.
[C]
Consistency: tính nhất quán, trước sau như một
Cache: Việc lưu tạm dữ liệu ở một nơi nào đó trước. Đối tượng khách không đọc trực tiếp thông tin trên đối tượng chủ mà phải thông qua Cache.
Code: đoạn mã được lập trình viên viết ra xử dụng các ngôn ngữ lập trình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cryptography Application Block: Là một bộ phận của thư viện Library Enterprise. Hỗ trợ việc mã hóa và giải mã dữ liệu.
[D]
Data Access Application Block: Là một bộ phận của thư viện Library Enterprise. Hỗ trợ việc kết nối dữ liệu giữa chương trình và cơ sở dữ liệu.
Developer: người phát triển, xây dựng phần mềm. [E]
Extensibility: khả năng mở rộng của một hệ thống