D. Mua sắm hàng hoá và thuê cáccông trình dân sự
H. Rút kinhphí từ khoản vay
105. Nhìn chung, các quyết định về nguồn vay và phân bổ khoản vay cho các phần việc của dự án thường được đưa ra từ giai đoạn tiền phê chuẩn trong chu trình dự án và được nêu rõ trong hiệp định vaỵ Tuy nhiên, thủ tục rút khoản vay lại do đơn vị thực hiện và tài trợ quyết định và thỏa thuận sau khi khoản vay được phê chuẩn và trước thời điểm dự kiến của lần giải ngân đầu tiên theo dự án.
106. Ngân hàng luôn mong muốn số tiền rút từ khoản vay sát với những chi tiêu thực tế của dự án. Bên cạnh đó, Ngân hàng cũng phải kiểm tra được rằng các khoản chi tiêu phù hợp với mục đích của khoản vay trên cơ sở có cân nhắc đầy đủ về tính kinh tế và hiệu quả. Do vậy, Ngân hàng đã thiết lập một hệ thống quy định, theo đó các yêu cầu rút tiền từ tài khoản vay phải kèm theo các tài liệu hỗ trợ thích hợp.
107. Hệ thống rút tiền từ khoản vay này bao gồm bốn hình thức giải ngân tiêu chuẩn: (i) thủ tục thanh toán trực tiếp (direct payment); (ii) thủ tục hoàn trả lại (reimbursement); (iii) cam kết trả (commitment); và (iv) tạm ứng. Những thủ tục này được hướng dẫn chi tiết trong cuốn Hướng dẫn về giải ngân khoản vay- tài liệu này thường được gửi tới các đơn vị thực hiện cùng với thư giải ngân ngay sau khi ký hiệp định vaỵ Trong ấn phẩm này cũng có các mẫu chuẩn về đơn xin rút tiền và các tài liệu phải gửi kèm, báo cáo thanh toán của ngân hàng thương mại và yêu cầu hoàn trả chi phí và đơn xin sửa đổi thư tín dụng, v.v....
108. Một điểm cần lưu ý: Giám đốc dự án phải bổ nhiệm một cán bộ chịu trách nhiệm cơ bản về việc rút tiền cho dự án với các chức năng giám sát việc chuyển tiền rút về của bên vay theo các khoản phân bổ ngân sách đã phê chuẩn và soạn đơn xin rút tiền từ các nguồn bên ngoài, kể cả từ Ngân hàng. Một trách nhiệm khác là chuẩn bị và cập nhật các kế hoạch giải ngân cũng như viết báo cáo định kỳ để giúp Giám đốc dự án xem xét thường xuyên tình hình sử dụng ngân sách. Những công việc này luôn phải được thực hiện đúng lúc bởi việc rút tiền chậm sẽ cản trở tiến độ thực hiện đều đặn của dự án. Giám đốc dự án cũng phải hiểu rõ việc rút khoản vay phụ thuộc vào ngày hết hạn của khoản vay đã quy định trong hiệp định vay và sau đó không thể thực hiện bất kỳ khoản giải ngân nàọ
Ị Kiểm soát những thay đổi của dự án
109. Giám đốc dự án cần xây dựng các thủ tục cụ thể về xem xét và phê chuẩn những thay đổi trong dự án. Phải nghiên cứu kỹ lưỡng những thay đổi được đề xuất và đánh giá cẩn thận những tác động đến chi phí, lịch trình và chất lượng kỹ thuật cũng như ảnh hưởng của chúng tới lợi ích kỳ vọng của dự án. Trong trường hợp những thay đổi này làm thay đổi dự án tổng thể một cách đáng kể phải được Ngân hàng phê chuẩn.
110. Cũng nên định ra các thủ tục hành chính chi tiết về các bước thực hiện thay đổi đơn đặt hàng theo hợp đồng giữa đơn vị thực hiện và nhà cung cấp hay nhà thầụ Nên có mẫu yêu cầu thay đổi đơn hàng và có thể xem trong Phụ lục 11 về một ví dụ mẫụ Mọi yêu cầu thay đổi phải được ghi vào sổ đăng ký/ghi chép tình hình thay đổi đơn hàng, lưu vào hồ sơ riêng và được đánh số tài liệu để kiểm soát theo một hệ thống đánh số nhất định. Cần xác định một ngày tạm dừng để hoàn thành các số liệụ Số kiểm soát phải theo hệ thống mã số của dự án (xem Phụ lục 4). Ghi thứ tự của yêu cầu thay đổi đơn hàng vào sổ đăng ký và nêu rõ kết quả cuối cùng vào sổ đăng ký cũng như hồ sơ thay đổi đơn hàng. Mọi sửa đổi hợp đồng đều phải được tham chiếu chéo tới các sổ sách và hồ sơ nàỵ