Sơ đồ 2.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong công ty
Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, toàn quyền quyết
định mọi hoạt động của công ty và có nhiệm vụ:
Thông qua điều lệ, phƣơng hƣớng hoạt động của công ty. Bầu, bãi nhiệm hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Các nhiệm vụ khác do điều lệ quy định.
Hội đồng quản trị: Báo cáo trƣớc đại hội đồng cổ đông về tình hình kinh doanh, dự
kiến phân phối lợi nhuận, chia lãi cổ phần, báo cáo quyết toán năm tài chính, phƣơng hƣơng phát triển và kế hoạch hoạt động sản xuất của công ty.
Các nhiệm vụ khác do điều lệ quy định.
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Ban giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh và tiếp thị Phòng kế toán Bộ phận sản xuất Bộ phận bán hàng hành chính Bộ phận xƣởng Phân phận Bộ kỹ thuật
SVTH: Huỳnh Ý Nhƣ GVHD: Ths.Huỳnh Đinh Thái Linh
Ban kiểm soát: do đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt
động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty.
Ban giám đốc: xây dựng chiến lƣợc hoạt động của công ty, thiết lập, giám sát, kiểm
tra, duy trì hệ thống quản lý và hoạt động của toàn công ty để đạt đƣợc mục tiêu chiến lƣợc đề ra, hỗ trợ tƣ vấn cho các phòng ban, giải quyết các vấn đề chuyên môn chung của công ty.
Phòng tổ chức hành chính: nhiệm vụ của phỏng là thực hiện các chính sách về tuyển dụng và đào tạo cán bộ công nhân viên, quản lý hồ sơ, lý lịch công nhân, thống kê và quản lý lao động trong công ty, tham mƣu giúp giám đốc xây dựng kế hoạch, triển khai giám sát thực hiện, cải tiến và hoàn thiện công tác tổ chức.
Phòng kinh doanh và tiếp thị: thực hiện chức năng kinh doanh và tiếp thị để phát
triển thị phần của công ty, đƣa ra các phân tich về hoạt động kinh doanh va thị trƣờng, tiếp nhận giải quyết kiểm tra và thực hiện các yêu cầu của khách hàng, lập báo cáo về hợp đồng, đơn đặt hàng.
Bộ phận bán hàng: là bộ phận chịu trách nhiệm quảng cáo, tổ chức triển lãm cho
các sản phẩm của công ty, tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, có nhiệm vụ lập hoá đơn khi hàng đƣợc bán.
Bộ phận gửi hàng: nhận hàng từ kho hàng, và chuyển tới địa điểm ghi trên hợp đồng cho khách hàng, lập và gửi phiếu giao hàng về phòng kế toán.
Phòng kế toán: quản lý việc sử dụng vốn của công ty, theo dõi tình hình ghi chép sổ
sách, tính toán phản ánh kịp thời các số liệu hiện có, tình hình luân chuyển chức từ, tình hình sử dụng tài sản, vật chất, tiền vốn và xác định kết quả kinh doanh của công ty.
Bộ phận sản xuất và thi công: sản xuất các mặt hàng theo đơn đặt hàng của khách
hàng, tham gia vào các công trình xây dựng theo đúng hợp đồng đã đƣợc ký kết với đối tác.
SVTH: Huỳnh Ý Nhƣ GVHD: Ths.Huỳnh Đinh Thái Linh
Phân xưởng: là nơi sản xuất ra các sản phẩm và cũng là nơi lƣu giữ hàng hoá. Bộ phận kỹ thuật: là bộ phận căn cứ vào hợp đồng đã ký sẽ tính toán và thiết kế để
sản xuất ra các sản phẩm đáp ứng nhu cầu cần thiết.
2.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Tổng doanh thu 55578716 64293458 76856400 Tổng lợi nhuận 11343616 12357203 17784571 0 10000000 20000000 30000000 40000000 50000000 60000000 70000000 80000000 90000000 đơ n vị : 1. 00 0 đồ ng
Biểu đồ doanh thu và lợi nhuận
Tổng doanh thu Tổng lợi nhuận
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ doanh thu và lợi nhuận
Nhận xét:
Trong 2 năm liền, doanh thu của công ty đều tăng rất mạnh và ngày càng nhanh (tăng 15.7% năm 2008 và 19.5% năm 2009) phản ánh thị trƣờng xây dựng rất phát triển và công ty đang đáp ứng tốt những nhu cầu đó.
Đáng chú ý là tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu lần lƣợt là 20.4%; 19.2% và 23.4%. Tỷ lệ lợi nhuận cho thấy việc sử dụng vốn rất hiệu quả. Đây là cơ sở để công ty có thể thu hút vốn từ các cổ đông và xây dựng thƣơng hiệu cho mình.
Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm 2009
Thuận lợi:
Hiện nay thị trƣờng xây dựng Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ do nhu cầu tái thiết, chỉnh trang và phát triển đô thị, phát triển sản xuất cũng nhƣ nhu cầu nhà ở tăng cao. Đông Dƣơng là một thƣơng hiệu tốt và uy tín trong lĩnh vực cung cấp thiết
SVTH: Huỳnh Ý Nhƣ GVHD: Ths.Huỳnh Đinh Thái Linh bị xây dựng, phục vụ thi công các công trình xây dựng dân dựng và công nghiệp. Công ty hiện đang có số lƣợng khách hàng cơ bản khá lớn và thƣờng xuyên giao dịch dƣới nhiều hình thức: mua bán, thuê thiết bị, dịch vụ,.. Công ty đã và đang đầu tƣ nhiều máy móc thiết bị, hạ tầng sản xuất kinh doanh hiện đại, sử dụng các công cụ quản lý mới nhƣ phần mềm quản lý ERP, hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiểu chuẩn ISO 9001:2007. Hệ thống thiết bị và cơ sở hạ tầng của công ty đồng bộ, bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả.
Khó khăn:
Trong năm 2009, các chỉ số giá tiêu dùng tăng cao, tốc độ lạm phát tăng, giá nguyên vật liệu không ổn định, khó dự báo dẫn đến tỷ suất lợi nhuận không đạt mức tối ƣu. Thị trƣờng có tính cạnh tranh cao, các đối thủ cạnh tranh cũng đang phát triển mạnh cùng với sự phát triển của Đông Dƣơng. Tính đặc thù của ngành cho thuê thiết bị xây dựng không thể thế chấp, phải chịu rủi ro cao. Sự phát triển của các địa phƣơng làm cho thị trƣờng lao động khan hiếm đƣa đến giá thuê lao động cao và khó tuyển dụng.
2.1.5. Phƣơng hƣớng phát triển của công ty trong tƣơng lai
Tiếp tục gia tăng thêm phúc lợi cho ngƣời lao động. Đảm bảo việc triển khai thành công hệ thống ERP và các hệ thống quản lý chất lƣợng, môi trƣờng, lao động. Duy trì mức độ tăng trƣởng chung của toàn công ty ít nhất 50%. Mảng môi giới, đại lý phấn đấu đạt mức tăng trƣởng 100%. Mảng sân khấu, khán đài sẽ tiếp tục cải tiến về mặt kỹ thuật để có thể đạt mức tăng trƣởng 50%. Tập trung đầu tƣ phát triển mạnh mảng cẩu tháp với mức tăng trƣởng dự kiến 300%. Đặt nền tảng ban đầu cho các sản phẩm mới nhƣ vận thăng, cừ thép. Phát triển nhà máy mới tại Đồng Nai.
SVTH: Huỳnh Ý Nhƣ GVHD: Ths.Huỳnh Đinh Thái Linh
2.2. Thực trạng công tác ĐT & PTNNL tại công ty Đông Dƣơng 2.2.1. Tình hình nhân sự
Bảng 2.1. Tình hình nhân sự tại công ty Đông Dƣơng
Nội dung
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ %
Trên đại học 1 Đại học 13 Cao đẳng – trung cấp 9 Phổ thông 30 Chƣa tốt nghiệp THPT 47 Giới tính % Nam 95 Nữ 5 Độ tuổi lao động % 60 tuổi trở lên 1 50 – 60 tuổi 4 40 – 50 tuổi 11 30 – 40 tuổi 24 20 - 30 tuổi 23 Dƣới 20 tuổi 7 Tình trạng hôn nhân % Đã kết hôn 70 Độc thân 30
Phân bổ nhân viên ở các phòng ban phân
xƣởng ngƣời
Phòng kế toán 8
Phòng nhân sự 7
Phòng kinh doanh và tiếp thị 18
Phòng sản xuất 6
Phân xƣởng 73
Về thể lực: xuất phát từ nhu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh, nguồn nhân lực
của công ty phải đảm bảo đáp ứng tốt về mặt thể lực, có sức chịu đựng dẻo dai trong điều kiện sản xuất, làm việc liên tục, kéo dài với yêu cầu đảm bảo an toàn tuyệt đối.
SVTH: Huỳnh Ý Nhƣ GVHD: Ths.Huỳnh Đinh Thái Linh
Không duyệt
Duyệt
Về đạo đức tác phong của người lao động: doanh nghiệp luôn coi trọng nguyện vọng
gắn bó lâu dài của nhân viên với đơn vị trong quá trình tuyển dụng. Có gắn bó lâu dài với công ty thì nhân viên mới hết lòng phục vụ, an tâm công tác, hiệu quả công việc sẽ đảm bảo và ngƣợc lại. Bên cạnh đó, tác phong làm việc của nhân việc cũng luôn đƣợc chú trọng trong quá trình sử dụng lao động của doanh nghiệp
2.2.2. Thực trạng công tác ĐT & PTNNL tại công ty Đông Dƣơng
Sơ đồ 2.2. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO/ KIỂM TRA KỸ NĂNG
Lập kế hoạch ĐT/KT theo năm/ tháng/ tuần
CEO xét duyệt
Căn cứ theo nhu cầu thực tế.
Căn cứ theo yêu cầu của ban TGĐ.
Kế hoạch ĐT/KT cần có dự trù ngân sách.
Tham khảo Employee.accdb
HMO thực hiện lƣu hồ sơ và theo dõi thực hiện.
Nội dung và ngân sách ĐT/KT.
SVTH: Huỳnh Ý Nhƣ GVHD: Ths.Huỳnh Đinh Thái Linh
Không duyệt
Duyệt
Sơ đồ 2.3. THỰC HIỆN ĐÀO TẠO/ KIỂM TRA KỸ NĂNG
Đào tạo nguồn nhân lực
Đào tạo cán bộ quản lý
Hiện tại, công ty Đông Dƣơng vẫn chƣa có chƣơng trình đào tạo cụ thể nào cho cán bộ quản lý, phần lớn bộ phận cán bộ quản lý là những ngƣời làm việc lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Đây cũng là một trong những thiếu sót mà công ty Đông Dƣơng cần kịp thời khắc phục, vì xã hội phát triển không ngừng nên cần có những ngƣời đƣợc đào tạo chuyên nghiệp để đáp ứng yêu cầu đó. Nếu không theo kịp tốc độ phát triển công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì quy luật đào thải sẽ là điều tất yếu xảy ra.
Kế hoạch ĐT/KT hay yêu cầu ĐT/KT đột xuất đƣợc
duyệt
Các đơn vị/ bộ phận trong công ty có nhu cầu ĐT/KT có thể gửi đề nghị về DIR (giấy đề nghị, email,…)
CEO xét duyệt Chuẩn bị ĐT/KT
Ngƣời đƣợc giao trách nhiệm:
Lập kế hoạch ĐT/KT chi tiết.
Mẫu hợp đồng ĐT/KH (nếu cần)
Bài giảng trên giấy hay slide trình bày.
Test kiểm tra đánh giá sau ĐT/KT.
Lập thông báo lịch ĐT/KT (theo mẫu thông báo của DIR).
Nội dung và chi phí cho đợt ĐT/KT.
Thông báo/ tiến hành ĐT/KT
Đánh giá/ thông báo kết quả ĐT/KT
Gửi thông báo cho những nhân viên cần ĐT/KT.
Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ ĐT/KT: phòng học, máy móc, dụng cụ…
Dựa theo kết quả ĐT/KT lập thông báo kết quả ĐT/KT (theo mẫu thông báo của DIR) cho các nhân viên đƣợc ĐT/KH.
Nhập chƣơng trình nhận sự employee.accdb ghi nhận việc ĐT/KT và lƣu hồ sơ ĐT/KT tại DIR. Lƣu hồ sơ
SVTH: Huỳnh Ý Nhƣ GVHD: Ths.Huỳnh Đinh Thái Linh
Đào tạo nhân viên văn phòng, công nhân làm việc tại nhà máy, phân xưởng, công trình
Đào tạo về an toàn lao động cho nhân viên làm việc tại xƣởng. Đào tạo về vận hành thiết bị nâng cho bộ phân vận hành thiết bị. Đào tạo lắp đặt giàn giáo cho bộ phận thi công công trình. Đào tạo phòng cháy chữa cháy cho nhân viên bảo vệ. Đào tạo huấn luyện bảo hộ cho quản lý.
Đào tạo vệ sinh an toàn thực phẩm. Đào tạo vận hành cẩu tháp.
Ngoài ra còn có những chƣơng trình đào tạo nhằm nâng cao tay nghề cho nhân viên nhƣ: Đào tạo về kế toán.
Đào tạo về quy trình sản xuất. Đào tạo về kinh doanh.
Đào tạo về nhân sự.
Bên cạnh đó, để nâng cao chất lƣợng công việc, tăng cƣờng uy tín cho công ty, tạo lòng tin nơi khách hàng, công ty Đông Dƣơng đã áp dụng các chỉ tiêu chất lƣợng, các phần mềm quản lý có uy tín nhƣ: ISO 9001: 2007, 14001, OHSAS: 18001, ERP, CRM
Thoả ước lao động tập thể về giáo dục và đào tạo tại công ty Đông Dương:
Theo yêu cầu cụ thể, ngƣời lao động sẽ đƣợc công ty đào tạo tại chỗ hay gửi đến các trƣờng chuyên nghiệp đào tạo. Việc nâng cao trình độ kỹ thuật, văn hóa của ngƣời lao động đƣợc thực hiện ngoài giờ và không làm ảnh hƣởng đến sản xuất. Ngƣời lao động phải tự bồi dƣỡng thêm về chuyên môn và nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu công việc. Ngƣời lao động có thể đề nghị công ty cử đi học. Trong trƣờng hợp công ty chịu phí đào tạo, nếu ngƣời học đƣợc cấp giấy chứng nhận đạt kết quả khoá học từ giỏi trở lên thì đƣợc công ty hỗ trợ 150% học phí, kết quả khá thì công ty hỗ trợ 100% học phí, kết quả trung bình thì công ty hỗ trợ 50% kinh phí. Trƣờng hợp ngƣời lao động không hoàn thành khoá học (do không đi học hay đi nhƣng không đầy đủ, không đạt kết quả khoá học…) thì phải hoàn trả lại cho công ty kinh phí đào tạo. Công ty không thanh toán cho những trƣờng hợp học tại nhà mà không có chứng từ hợp lệ. Trƣờng hợp theo học tại các lớp đặc biệt có học phí cao thì đƣợc thanh toán bằng mức học phí tƣơng đƣơng tại các cơ sở đào tạo nhà nƣớc.
SVTH: Huỳnh Ý Nhƣ GVHD: Ths.Huỳnh Đinh Thái Linh Dƣới đây em xin đƣợc đƣa ra một vài góp ý cho việc lựa chọn đối tƣợng đào tạo phù hơp thông qua bảng hỏi về nhu cầu đào tạo:
Bảng 2.2.Bảng câu hỏi thăm dò về nhu cầu đào tạo
Nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, Công ty Cổ phần xây dựng đầu tƣ công nghiệp Đông Dƣơng tiến hành nghiên cứu, thăm dò về nhu cầu đào tạo của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Xin anh (chị) vui lòng điền vào phiếu này ”:
Họ và tên: ( Có thể có hoặc không ) Nam ( Nữ ):
Tuổi: Chức danh công việc: Bộ phận: Trình độ học vấn: Thâm niên công tác: Trình độ chuyên môn:
Câu 1: Các kiến thức, kỹ năng mà anh ( chị ) đã được đào tạo?
Chuyên ngành: ... Tốt nghiệp trƣờng: ...
Câu 2: Anh ( chị ) có cảm thấy hài lòng với công việc hiện tại? * Rất hài lòng. * Bình thƣờng. * Hài lòng * Không hài lòng
Câu 3: Anh ( chị ) có muốn được đào tạo thêm không? * Rất muốn * Bình thƣờng * Muốn * Không muốn
Câu 4: Ngành nghề mà anh ( chị ) muốn được đào tạo là gì?
...
Câu 5: Để nâng cao hiệu quả trong công việc, anh ( chị ) mong muốn được đào tạo
thêm những kiến thức, kỹ năng gì?
...
Câu 6: Anh ( chị ) muốn được đào tạo thêm nhằm mục đích gì? * Thực hiện tốt hơn công việc hiện tại
* Tăng lƣơng * Thăng tiến * Học hỏi thêm
Câu 7: Anh ( chị ) muốn được đào tạo vào thời điểm nào? ... Trong bao lâu? ...
Câu 8: Anh ( chị ) mong muốn được Công ty hỗ trợ nguồn kinh phí là: * 100% * 50%
* 75% * 25%
Ý kiến khác: ...
SVTH: Huỳnh Ý Nhƣ GVHD: Ths.Huỳnh Đinh Thái Linh
Phát triển nguồn nhân lực
Công ty đã trả chi phí rất cao để mua các phần mềm quản lý, huấn luyện cho nhân nhân viên cách sử dụng cũng nhƣ việc áp dụng các tiệu chuẩn ISO vào doanh nghiệp để đạt các mục tiêu phát triển trong tƣơng lai, cụ thể:
Phần mềm quản lý ERP
ERP là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp. Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tƣ, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, v.v.. Thêm vào đó, nhƣ một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng nhƣ tác nghiệp của các nhân viên.
Phần mềm quản lý CRM
CRM là viết tắt của Customer Relationship Management - Quản trị quan hệ