Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
2.2.Xác định các thuật ngữ
2.2.1.Giới thiệu
2.2.1.1.Mục đích
- Mục này dùng để liệt kê và mơ tả các thuật ngữ chuyên mơn được dùng trong quy trình nghiệp vụ
2.2.1.2.Phạm vi
- Sưu liệu thích hợp cho các dự án liên quan đến bảo hỉêm xã hội.
2.2.1.3.Nguồn dữ liệu
- Từ các tài liệu Tập huấn Thu do Cơ quan BHXH Thành phố HCM ban hành.
- Từ các biểu mẫu, quy định được cơ quan BHXH sử dụng để quản lý BHXH ở các đơn vị 2.2.2.Bảng các thuật ngữ Thuật ngữ Diễn giải Đơn vị sử dụng lao động
Là các cơng ty tư nhân, cơ quan tổ chức Nhà nước, các cơng ty liên doanh...cĩ sử dụng lao động và đăng ký tham gia BHXH với cơ quan BHXH.
Người lao động
Là lao động làm việc cho một đơn vị sử dụng lao động nhất định. Mỗi lao động được cấp một số sổ BHXH khi bắt đầu tham gia BHXH tại một đơn vị nào đĩ.
Số sổ BHXH
Là dãy số dài 10 ký tự được phát sinh theo quy định của BHXH Việt Nam và được cơ quan BHXH cấp kèm theo một cuốn sổ cho một người lao động.
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
chữa bệnh phiếu khám này cịn giá trị. Mỗi lần cấp phiếu cĩ giá trị trong 6 tháng, từ tháng 1 đến tháng 6 và từ tháng 7 đến tháng 12. Sau đĩ đơn vị sử dụng lao động phải lập danh sách xin gia hạn phiếu khám chữa bệnh và nộp lên cơ quan BHXH.
Loại đơn vị
Trong mơ hình quản lý của cơ quan BHXH, các đơn vị sử dụng lao động được phân thành 2 loại: Đơn vị trong quốc doanh và Đơn vị ngồi quốc doanh.
Đơn vị trong quốc
doanh
Lao động làm trong đơn vị loại này được tính lương theo dạng (hệ số + phụ cấp)* Lương cơ bản
Đơn vị ngồi quốc
doanh
Lao động làm trong đơn vị thuộc loại này được tính lương trực tiếp bằng tiền Việt Nam.
Nhân viên Phịng Thu
Là nhân viên làm việc tại Phịng Thu của cơ quan BHXH, cĩ nhiệm vụ tiếp nhận và giải quyết yêu cầu đăng ký tham gia, yêu cầu cập nhật biến động từ phía đơn vị sử dụng lao động. Ngồi ra nhân viên cịn phải tra cứu để cung cấp các thơng tin theo yêu cầu từ các phịng liên quan khác. Số phải
nộp
Là số tiền 23% so với tiền lương hàng tháng của lao động để nộp BHXH. Số chuyển
kỳ sau
Là số tiền đơn vị cịn thiếu(hay thừa) tính cho đến cuối kỳ hiện tại. Số
tiền đĩ sẽ được ghi nhận và cộng vào quý sau.
Luỹ kế Là số cộng dồn các quý trong năm ở các cột chỉ tiêu trong S53-BH Bảng 7. Các thuật ngữ
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
2.3.Quy trình cụ thể liên quan đến phịng thu
Hình 3. Quy trình cụ thể liên quan đến phịng Thu - Mơ tả:
1. Đơn vị sử dụng lao động chuyển cho Phịng Thu: Biểu C47-BH, biểu C47a-BH, biểu C47b-BH, biểu C47c-BH, biểu 02/SBH, biểu C46-BH, mẫu 1/ĐKGH.
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
3. Căn cứ chứng từ đã nộp vào Phịng Kế hoạch -Tài chính chuyển cho Phịng Thu, Phịng Thu định mã đơn vị và nhập vào chương trình kế tốn chuyển số đã thu cho chương trình đối chiếu.
4. Phịng Thu tính tốn các đơn vị nợ và tổng nợ chuyển Phịng Kiểm tra.
5. Sau khi đối chiếu thu, Phịng Thu chuyển trả cho Đơn vị SDLĐ bộ hồ sơ đối chiếu thu hồn chỉnh.
6. Đơn vị SDLĐ chuyển nộp cho Phịng Cấp sổ, Thẻ các biểu đã được Phịng Thu xác nhận: biểu C47-BH, biểu C47a-BH, biểu C47b-BH, biểu C47c-BH, mẫu 1/ĐKGH.
7. Phịng Cấp sổ, Thẻ và Phịng Thu đối chiếu số liệu, căn cứ dữ liệu thu và các biểu mẫu đã được phịng thu xác nhận để in phiếu KCB.
8. Từ 6 và 7 Phịng cấp sổ, Thẻ: duyệt sổ, in phiếu KCB… chuyển trả cho Đơn vị SDLĐ.
9. Đơn vị SDLĐ chuyển hồ sơ giải quyết chế độ cho Phịng Chế độ-Chính sách: hưu trí, trợ cấp 1 lần, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất, nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ, chi 5% chi phí KCB ban đầu tại y tế cơ quan.
10. Phịng thu căn cứ từ nguồn dữ liệu xác nhận thu và dữ liệu đã giải quyết chế độ của Phịng CĐ-CS xác nhận vào biểu mẫu và chuyển cho Phịng Chế độ - Chính sách.
11. Phịng chế độ - Chính sách ra quyết định giải quyết các chế độ chuyển trả cho Đơn vị SDLĐ.
12. Đơn vị SDLĐ chuyển Phịng Giám định Chi giấy đề nghị chi.
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
Chương 3. Phân tích thiết kế quy trình nghiệp vụ
3.1.Sơ đồ business usecase
- Từ kết quả khảo sát ở trên ta được mơ hình business usecase như sau
Xac nhan giai quyet che do Phong CD-CS
Doi chieu so lieu nhan voi thuc te thu Phong KH-TC
Lap thong ke bao cao Phong Kiem tra
Doi chieu so lieu de cap phieu KCB Phong Cap so, the
Dang ky tham gia BHXH
Dieu chinh bien dong doi tuong tham gia
Cap nhat thong tin Don vi su dung
lao dong
Xac nhan giai quyet chi Phong GD Chi
Nhap Danh sach lao dong
<<include>>
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
3.2.Đặc tả business usecase
Chú ý:
Để cĩ được cái nhìn tổng quan về luồng cơng việc của nghiệp vụ, phần đặc tả ở đây chỉ mơ tả các luồng cơng việc, thơng tin chi tiết về từng luồng xin xem Phụ lục 9.3
Các biểu mẫu được đề cập phía dưới cũng được thể hiện rõ ở phần Phụ lục.
3.2.1.Business Usecase “Đăng ký tham gia BHXH”
Don vi su dung lao dong
Dang ky tham gia BHXH
3.2.1.1.Tiếp nhận các biểu mẫu
- Đơn vị SDLĐ nộp cho Phịng Thu các biểu T03, C47-BH, 02/SBH a) Đăng ký lần đầu
- Đối với đơn vị sử dụng lao động đơn vị sử dụng lao động cần khai báo các thơng tin theo mẫu T03, C47-BH, 02/SBH.
- Đối với người lao động: đơn vị SDLĐ phải cung cấp các thơng tin về người lao động bao gồm cả thơng tin cá nhân và các thơng tin về tiền lương, phụ cấp làm cơ sở tính tiền phải nộp BHXH theo mẫu 01/SBH.
b) Đăng ký lại
- Trình tự đăng ký thực hiện tương tự như đăng ký tham gia BHXH lần đầu. Ngồi ra, khi đăng ký tham gia lại, đơn vị sử dụng lao động phải xuất trình hồ sơ liên quan
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
3.2.1.2.Nhập dữ liệu vào chương trình
- Phịng Thu căn cứ các biểu mẫu nhập dữ liệu vào chương trình đối tượng. Các dữ liệu cần lưu trữ bao gồm tất cả các thơng tin trong các biểu mẫu đã nộp.
3.2.1.3.Kết chuyển thơng tin
- Từ nguồn dữ liệu đã nhập kết chuyển: số lao động, tổng quỹ lương, số phải nộp, số nộp bổ sung tăng - giảm sang chương trình đối chiếu:
+ Số lao động: Tổng tất cả lao động của đơn vị cĩ tham gia BHXH. + Tổng quỹ lương: Tổng quỹ lương dùng để đĩng BHXH.
+ Số phải nộp: Số tiền phải nộp BHXH( = 23% Tổng quỹ lương) + Số nộp bổ sung tăng-giảm.
3.2.1.4. Đối chiếu số liệu để cấp sổ BHXH
a) Cấp lần đầu
- Tiếp nhận, đối chiếu và kiểm tra số liệu:
- Kiểm tra thời gian tham gia BHXH của người lao động:
+ Kiểm tra thời gian tham gia BHXH của người lao động. Nếu người lao động ở tỉnh khác thì chuyển tỉnh yêu cầu xác nhận.
- Thẩm định và lập phiểu thẩm định:
+ Đối với lao động tham gia BHXH từ trước năm 1995, cần tiến hành thẩm định thời gian cơng tác trước 1995. Sau đĩ mới trình ký.
+ Nếu khơng, trình ký trực tiếp. - Lưu trữ:
+ Xác nhận sổ BHXH đã cấp lần 1, trả sổ BHXH và Tờ khai cho cơ quan BHXH
quản lý trực tiếp, thực hiện cơng tác lưu trữ hồ sơ cấp sổ (bao gồm cả Phiếu
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
- Tiếp nhận hồ sơ, đề nghị:
+ Tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH. Duyệt và bán sổ BHXH cho đơn vị SDLĐ (hoặc người lao động trực tiếp nộp BHXH) để ghi, ký sổ BHXH.
- Thẩm định, kiểm tra:
+ Tiếp nhận sổ BHXH đề nghị cấp lại, kèm hồ sơ, kiểm tra. Nếu đúng, ghi số sổ BHXH lên sổ rồi trình Giám đốc ký, đĩng dấu vào sổ BHXH. Nếu sai, chuyển trả đơn vị.
- Cấp lại sổ BHXH:
+ Xác nhận sổ BHXH cấp lại(lần 2, hoặc lần 3..), trả sổ BHXH cho cơ quan BHXH quản lý trực tiếp.
- Lưu trữ:
+ Thực hiện lưu trữ hồ sơ cấp lại sổ BHXH cùng với hồ sơ cấp sổ BHXH lần đầu.
3.2.2.Business Usecase “Điều chỉnh biến động mức tham gia BHXH”
Don vi su dung lao dong
Dieu chinh bien dong doi tuong tham gia
3.2.2.1.Tiếp nhận biểu mẫu
- Điều chỉnh tăng, giảm đối tượng tham gia BHXH là điều chỉnh các thay đổi liên quan đến đối tượng, tiền lương, phụ cấp lương, tỷ lệ đĩng BHXH trong quá trình tham gia BHXH. Trong trường hợp này, đơn vị sử dụng lao động lập mẫu C47-BH, C47a-BH.
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
- Cĩ nhiều trường hợp tăng hoặc giảm lao động tham gia BHXH. Các trường hợp này nếu xảy ra, đơn vị SDLĐ phải báo cáo để cơ quan BHXH xác nhận tăng, giảm lao động, quỹ lương, BHXH phải nộp.
b) Điều chỉnh mức nộp BHXH
- Điều chỉnh mức nộp BHXH là điều chỉnh các thay đổi về tiền lương, phụ cấp lương, tỷ lệ đĩng BHXH trong quá trình tham gia BHXH. Các yếu tố này khơng làm thay đổi số lượng đối tượng tham gia BHXH.
3.2.2.2.Nhập dữ liệu vào chương trình
- Tương tự 3.2.1.2
3.2.2.3.Kết chuyển thơng tin
- Tương tự 3.2.1.3
3.2.2.4.Lưu trữ thơng tin kết chuyển
- Tương tự 3.2.1.3
3.2.3.Business Usecase “Cập nhật thơng tin Đơn vị”
Don vi su dung lao dong
Cap nhat thong tin
- Đơn vị cũng cĩ thể yêu cầu chỉnh sửa thơng tin của Đơn vị SDLĐ nếu phát hiện đã Đăng ký sai hoặc phía Cơ quan BHXH ghi nhận sai.
- Điều chỉnh thơng tin cá nhân của người lao động:
+ Trường hợp hồ sơ Đăng ký BHXH của người lao động cĩ sai sĩt, đơn vị SDLĐ
nộp C47b-BH (03 bản) để điều chỉnh.
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
3.2.4.Business Usecase “Đối chiếu số liệu nhận với thực tế thu”
- Hàng tháng, đơn vị SDLĐ căn cứ vào danh sách lao động, mức nộp BHXH đã được cơ quan BHXH duyệt để nộp đủ số tiền trong tháng, bao gồm cả của đơn vị SDLĐ và người lao động vào tài khoản chuyển thu của BHXH mở tại Ngân hàng, kho bạc. Đơn vị cũng nộp kèm Bảng đối chiếu do đơn vị SDLĐ tự lập lên cơ quan BHXH.
3.2.4.1.Nhận số liệu cần thiết
- Phịng Thu nhận số đã thu từ phịng KH-TC và Bảng đối chiếu do đơn vị SDLĐ nộp.
3.2.4.2.Truy xuất thơng tin đã kết chuyển
- Lấy thơng tin cần thiết từ nguồn dữ liệu đã được duyệt và kết chuyển.
3.2.4.3. Đối chiếu số liệu nhận với thực tế thu
- Kiểm tra, đối chiếu. Nếu khơng khớp, kiểm tra nguyên nhân sai.
+ Nếu sai do phía đơn vị SDLĐ thì chuyển trả yêu cầu chỉnh sửa và nộp bổ sung. + Nếu sự sai lệch về số tiền BHXH đã nộp thuộc trách nhiệm phía cơ quan BHXH
thì yêu cầu kế tốn kiểm tra và điều chỉnh để bảo đảm số liệu của cơ quan khớp đúng số liệu ở đơn vị SDLĐ.
3.2.4.4. Đưa vào nguồn dữ liệu xác nhận thu
- Nếu quá trình kiểm tra đối chiếu hồn tất và các số liệu đã khớp, Phịng Thu đưa các thơng tin thu trên vào nguồn dữ liệu xác nhận thu, làm cơ sở cho quá trình xác
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
3.2.5.Business Usecase “Nhập Danh sách lao động trong đơn vị”
3.2.5.1.Nhập một người lao động vào trong Đơn vị SDLĐ:
- Nếu người lao động đã từng tham gia BHXH, chọn và thêm vào Danh sách cho Đơn vị SDLĐ.
- Nếu là lần đầu tiên tham gia BHXH:
+ Nhập các thơng tin cá nhân theo tờ khai Cấp sổ BHXH của người lao động. + Thêm người lao động này vào Danh sách lao động của đơn vị.
3.2.5.2.Tiếp tục:
- Làm hai bước trên cho đến hết các lao động được khai báo và duyệt trong Danh sách từ đơn vị SDLĐ gửi lên.
3.2.6.Business Usecase “Đối chiếu số liệu để cấp phiếu KCB”
3.2.6.1.Cấp lần đầu
a) Tiếp nhận các biểu mẫu cần xác nhận gồm - C47-BH
- C47a-BH - C47b-BH - 1/DKGH
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
c) Đối chiếu, kiểm tra
- Phịng thu dựa vào dữ liệu thu và các biểu mẫu để đối chiếu, kiểm tra.
3.2.6.2.Cấp lại
- Quy trình cấp lại tương tự trên. Chỉ lưu thêm số lần cấp lại.
3.2.7.Business Usecase “Lập thống kê báo cáo”
3.2.7.1.Chuẩn bị số liệu
- Số liệu về tổng số lao động, tổng quỹ lương, số phải thu, số đã thu tiền BHXH, số chuyển kỳ sau hàng tháng, hàng quý của đơn vị.
- Số đơn vị sử dụng lao động tham gia BHXH đến kỳ báo cáo. - Số lao động tham gia BHXH đến kỳ báo cáo.
- Số phải thu, số đã thu BHXH phát sinh trong kỳ. - Luỹ kế số phải thu BHXH đến kỳ.
3.2.7.2.Lập báo cáo
- Lập các loại báo cáo theo định kỳ đã quy định. + Báo cáo Sổ đối chiếu quý.
+ Báo cáo 6-BCT-Báo cáo thu BHXH.
+ Báo cáo 7-BCT-Báo cáo tổng hợp thực hiện thu BHXH.
3.2.7.3.In và duyệt
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
3.2.8.Business Usecase “Xác nhận giải quyết chếđộ”
3.2.8.1.Nhận thơng tin để giải quyết chếđộ
- Tiếp nhận hồ sơ để giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe, hưu trí hàng tháng, hưu 1 lần, tai nạn lao động-bệnh nghề nghiệp, tử tuất.
3.2.8.2.Truy xuất thơng tin từ nguồn dữ liệu đối tượng
- Dựa vào hồ sơ cán bộ phịng Thu truy xuất thơng tin từ nguồn dữ liệu của Chương trình Đối tượng để xác nhận.
3.2.8.3. Đối chiếu
- Thẩm định chứng từ gốc.
- Kiểm tra hồ sơ hưởng BHXH, đặc biệt là sổ BHXH đã đủ, đúng các quy định pháp lý để xét duyệt các chế độ BHXH hay khơng?
- Mức tiền lương, thời gian tham gia BHXH và chức danh nghề… của người lao động đúng với mức tiền lương, thời gian tham gia BHXH và chức danh nghề… ghi trong hồ sơ yêu cầu thanh tốn các chế độ ngắn hạn.
- Tiền hưởng BHXH đã phù hợp với thời điểm xảy ra sự kiện BHXH căn cứ vào quá trình tham gia BHXH của người lao động.
+ Đúng
Xác nhận vào biểu mẫu + Sai
Hệ thống thơng tin Quản lý đối tượng BHXH Thành phố HCM
3.2.9.Business Usecase “Xác nhận giải quyết chi”
3.2.9.1.Nhận thơng tin để xác nhận giải quyết chi
- Khi cơ quan đề nghị cấp 5% kinh phí chăm sĩc sức khoẻ ban đầu Phịng GĐ Chi nhận hồ sơ kiểm tra và yêu cầu xác nhận từ phía Phịng Thu.
3.2.9.2.Truy xuất thơng tin từ nguồn dữ liệu đối chiếu thu
- Khi đĩ, Phịng Thu cĩ chức năng cung cấp và xác nhận các thơng tin theo yêu cầu của phịng GĐ Chi. Các thơng tin cần truy xuất để xác nhận là các thơng tin về chính quá trình tham gia BHXH của Đơn vị SDLĐ
+ Số phải thu hàng tháng của đơn vị.
+ Số đã nộp của đơn vị vào tài khoản BHXH TP tại ngân hàng.
+ Số chuyển kỳ sau thừa hay thiếu của đơn vị tại thời điểm yêu cầu xác nhận giải
