Bài 6: Nhập dữ liệu chương trình theo điểm địa lý

X Tạo biểu mẫu theo vùng địa lý.

X Nhập dữ liệu chương trình vào biểu mẫu theo vùng địa lý vừa tạo ra

1 |Tạo biểu mẫu nhập dữ liệu theo vùng địa lý

Sau đây là ví dụ mẫu về cách tạo biểu mẫu nhập dữ liệu hàng tháng (cấp Admin.1) với những chỉ số vừa tạo ra.

X Từ thanh trình đơn, chọn Update programme data, sau đó chọn

Create form by geographic area.

X Chọn Administrative Level – 1st level (tương ứng với cấp hành chính 1).

X Trong hộp thoại Data entry Setup, chọn country (quốc gia) mà bạn muốn làm việc và nhấp chuột vào Next.

X Chọn periodicity (tính chu kỳ): Từ hộp kết hợp, chọn Month (tháng) sau đó nhấp chuột vào Next.

X Chọn indicators (chỉ số): Chọn chỉ số mới tạo nhập vào theo tháng và nhấp chuột vào Next.

X Từ danh sách, chọn phụ nhóm dân số hiện ra do tô sáng từ phụ nhóm dân số mà bạn muốn. Nhấp chuột vào Select subgroup rồi nhấp chuột vào next.

X Chọn source (nguồn dữ liệu), và nhấp chuột vào Finish.

X Gõ tên thích hợp vào để tạo biểu mẫu nhập dữ liệu với cấp hành chính và chu kỳ. Ví dụMonthly case notification of malaria – provincial level (Khai báo số trường hợp sốt rét theo tháng - Cấp hành chính tỉnh), sau đó nhấp chuột vào OK.

X Biểu mẫu mới sẽ xuất hiện trên màn hình. Bây giờ biểu mẫu đã lưu giữ và có thể lấy ra để tiếp tục nhập dữ liệu theo tháng ở cấp hành chính này. Tuỳ thuộc vào dữ liệu mới đã có, bạn có thể tạo biểu mẫu nhập dữ liệu theo những chu kỳ thời gian và vùng địa lý hành chính khác nhau.

– 36 –

HealthMapper 4.1 Tài liệu học tập – Phần 3

Sử dụng Quản Lý Dữ Liệu

2 |Nhập dữ liệu vào biểu mẫu / vùng địa lý mới

X Trong biểu mẫu nhập dữ liệu mới đã tạo ra, nhấp chuột vào Add a new year, gõ vào 2001 sau đó nhấp vào OK.

X Từ hộp kết hợp Admin.1 name, chọn tên Admin.1 mà bạn muốn nhập dữ liệu.

X Sử dụng các phím hoặc con trỏđể di chuyển quanh màn hình nhập dữ liệu và nhập giá trị dữ liệu vào theo từng tháng.

X Để nhập dữ liệu cho Admin.1 tiếp theo, bạn có thể chọn tên Admin.1 từ hộp thoại Admin.1 name như trước hoặc nhấp chuột vào mũi tên trái/phải ở góc phải bên dưới màn hình.

X Trước khi chuyển sang vùng địa lý khác, bạn sẽđược hỏi save modified data (lưu lại dữ liệu đã thay đổi). Chọn Yes.

X Bạn có thể sử dụng nút Search (tìm kiếm) để tìm tên của Admin.1 nào đó. Khi bạn kết thúc việc cập nhật dữ liệu, nhấp chuột vào

Close.

X Để mở lại biểu mẫu nhập dữ liệu, đi từUpdate programme data/Use existing forms và chọn biểu mẫu đã đặt tên.

3 |Tạo bản đồ chuyên đề từ dữ liệu mới

X Bây giờ bạn có thể tạo một bản đồ chuyền đề từ các chỉ số mới đã tạo ra và các giá trị nhập vào.

X Mở chương trình HealthMapper và nhấp chuột và Overlay indicator.

X Lúc này dữ liệu đã được kết hợp vào cơ sở dữ liệu của

HealthMapper và sẽ xuất hiện trong danh sách ở cây hệđẳng cấp

Sử dụng Quản Lý Dữ Liệu

Bài 6

Nhập dữ liệu chương trình theo điểm địa lý

Mục tiêu bài học

X Tạo biểu mẫu theo điểm địa lý

X Nhập dữ liệu chương trình theo biểu mẫu điểm địa lý vừa được tạo ra.

1 |Tạo biểu mẫu nhập dữ liệu theo điểm địa lý

Sau đây là ví dụ mẫu về cách tạo biểu mẫu nhập dữ liệu về bệnh sốt rét hoặc nhiễm giun guinea hàng tháng theo xã hoặc cơ sở y tế.

X Từ thanh trình đơn, chọn Update programme data, tiếp theo Creat form by geographic point.

X Chọn Population settlements (villages, towns v.v) hoặc Health facilities.

X TừUnit type, chọn All.

X Theo tính chu kỳ, từ hộp thoại, chọn Month rồi nhấp chuột vào

Next.

X Chọn 1 chỉ số hàng tháng (monthly) , rồi chọn population subgroup, source cuối cùng nhấp chuột vào Finish.

2 | Xem dữ liệu trong biểu mẫu /điểm địa lý mới

X Xem dữ liệu đã có bằng cách chọn năm từ hộp thoại YearWith data.

X Để thêm dữ liệu cho năm mới, nhấp chuột vào Add a new year, gõ vào 2001 rồi nhấp chuột vào OK.

X Từ hộp kết hợp Admin. Areaở phía trên màn hình nhấp chuột vào thanh cuộn xuống để xem danh sách sự phân chia hành chính của quốc gia và chọn đơn vị muốn cập nhật xã/cơ sở y tế.

X Từ hộp kết hợp Point type, chọn kiểu cơ sở y tế muốn cập nhật thông tin.

– 38 –

HealthMapper 4.1 Tài liệu học tập – Phần 3

Sử dụng Quản Lý Dữ Liệu X Tên của địa điểm đầu tiên sẽ xuất hiện trong hộp Pointname.

X Chọn tên của village/health facility từ hộp kết hợp hoặc nhấp chuột vào mũi tên right/left (phải/trái) ở phía dưới, bên phải màn hình. Bạn cũng có thể sử dụng nút Searchđể tìm kiếm tên.

X Sử dụng các phím di chuyển để di chuyển xung quanh màn hình và nhập dữ liệu.

Sử dụng Quản Lý Dữ Liệu

Bài 7

Tạo báo cáo

Mục tiêu bài học

X Tạo báo cáo dữ liệu của các chỉ sốđược chọn.

1 |Tạo báo cáo dữ liệu chương trình

X Từ thanh trình đơn, chọn Reports/Data report/Administrative level – 1st level (Admin.1).

X Chọn country rồi nhấp chuột vào Next.

X Chọn periodicity (year=năm) từ hộp thoại và nhấp chuột vào Next.

X Chọn một chỉ số(Demography/Population total) và nhấp chuột vào Next.

X Chọn population subgroups (total=tổng số) và nhấp chuột vào Next.

X Chọn source và nhấp chuột vào Finish.

X Chọn year or years (1 hay nhiều năm) quan tâm và nhấp chuột vào

OK.

X Bản báo cáo sẽ xuất hiện trên màn hình. Nếu bạn muốn lưu lại báo cáo này để sau này tham khảo, in ra hoặc gửi cho người khác, trước hết bạn phải lưu vào một thư mục:

X Nhấp chuột vào biểu tượng Export report

X Trong hộp kết hợp Formatở trong hộp thoại Export chọn định dạng Excel và trong hộp kết hợp Destination, giữ nguyên mặc định sẽ là Disk file.

X Nhập tên tập tin (.xls). Theo mặc định sẽ lưu tại thư mục

HMap\reports, bạn có thể thay đổi thư mục đích theo ý bạn.

Sử dụng Quản Lý Dữ Liệu

Bài 8

Lưu/chuyển giao sự sữa đổi dữ liệu

Chức năng này được dùng khi chuyển giao dữ liệu từ người này đến người khác. Thường nhất sẽ là chuyển giao dữ liệu từ một cấp này đến cấp khác, ví dụ chuyển từ quận, huyện đến tiêu điểm quốc gia hoặc từ chương trình quốc gia đến văn phòng khu vực của Tổ chức Y tế Thế giới. Sự thay đổi dữ liệu thực hiện bởi Data Manager giữa 2 khoảng thời gian có thể lưu lại và gửi cho người khác dưới dạng tập tin dbf. Người nhận dữ liệu mới này có thể tải dữ liệu đã thay đổi và kết hợp vào cơ sở dữ liệu của họ.

1 |Lưu dữ liệu đã sữa đổi

X Từ thanh trình đơn, chọn File/Save changed data.

X Trong hộp Export modified data, gõ vào thời gian From (từ) và To

(đến) và nhấp chuột vào OK.

X Trong hộp thoại Save data, chọn đường dẫn muốn lưu lại sự thay

đổi, gõ vào tên tập tin và nhấp chuột vào Save.

X Tập tin này sẽ có phần mở rộng là .dbf và có thể mở bằng Excel.

2 |Tải dữ liệu đã thay đổi

X Từ thanh trình đơn, chọn File/Load changed data.

X Trong hộp Import HealthMap data, điều hướng đến đường dẫn mà dữ liệu thay đổi được lưu giữ. Chọn và nhấp chuột vào Open.

X Bạn sẽ nhận được một thông báo nếu dữ liệu đã truy nhập vào thành công.

Sử dụng Quản Lý Dữ Liệu

Bài 9

Truy nhập dữ liệu

Mục tiêu bài học

X Truy nhập dữ liệu vào từ tập tin ở các định dạng khác

Bạn có thể sử dụng tùy chọn này khi bạn có tập tin dữ liệu và muốn truy nhập vào, nghĩa là kết hợp dữ liệu này vào cơ sở dữ liệu của HealthMapper như vậy bạn đã sử dụng đầy đủ các chức năng của trình ứng dụng này.

1 |Truy nhập một tập tin dữ liệu

Truy nhập vào 1 cơ sở dữ liệu liên quan đến cấp Admin.1 (tức là cấp thứ nhất dưới quốc gia)

X Từ thanh trình đơn, chọn File/Import data/Import data for geographic areas/for Administrative level – 1st Level.

Î Nếu bạn truy nhập dữ liệu liên quan đến 1 quốc gia theo cấp Admin. 1, chọn ... /Administrative level – 1st level as above.

Î Nếu bạn truy nhập dữ liệu liên quan đến 1 quốc gia theo cấp hành chính 2, chọn .../Administrative level – 2nd level, etc. Î Nếu bạn truy nhập dữ liệu cấp quốc gia cho nhiều quốc gia,

chọn choose File/Import data/Import data for geographic areas/for Administrative level/ National.

X Chọn quốc gia muốn truy nhập dữ liệu (Lưu ý: thông báo này chỉ

xuất hiện khi bạn truy nhập dữ liệu ở cấp hành chính dưới quốc gia, còn khi bạn truy nhập dữ liệu ở cấp hành chính quốc gia thì thông báo này sẽ không xuất hiện).

X Trong hộp thoại Select file to import, điều hướng đến đường dẫn mà tập tin muốn truy nhập được lưu giữ, chọn kiểu tập tin (ví dụ: Database IV, Excel, Access) tùy thuộc vào định dạng tập tin muốn truy nhập. Chọn tập tin và nhấp chuột vào Open.

X Hộp thoại Import data xuất hiện. Bên trái của màn hình này, bạn thấy Geographic attributes table (bảng thuộc tính địa lý) chứa các thuộc tính của cấp Admin.1 như trong cơ sở dữ liệu của

HealthMapper (mã ISO quốc gia, tên của Admin.1, mức ID (chỉ

danh) và External Code (Mã số Ngoài) (nếu có – xem ghi chú dưới

đây *). Bên phải, bạn sẽ thấy thuộc tính của bảng ngoài (external table) có thể truy nhập được vào HealthMapper.

Định dạng tập tin dữ liệu có thể truy nhập

được vào trong

HealthMapper khi sử dụng chức năng này là: - DBase II, IV và V - Excel , 3, 4, 5 - Excel 95 and 97 - Access 97 (.mdb) Số ký tự tối đa cho tên của tập tin dữ liệu Dbase và Excel là 8 ký tự. Nếu truy nhập tập tin Excel, tên của bảng tính (worksheet) phải cùng tên với tập tin Excel.

– 44 –

HealthMapper 4.1 Tài liệu học tập – Phần 3

Sử dụng Quản Lý Dữ Liệu Để truy nhập dữ liệu, điều cần thiết để kết nối các tính năng từbảng ngoài

là sự tương ứng với các cột trong bảng thuộc tính địa lý. Dữ liệu ngoài phải khớp với dữ liệu của HealthMapper hoặc dựa vào tên của (cấp hành chính 1, xã …) hoặc mã số ngoài *.

X TừGeographic attributestable của lớp kích hoạt, nhấp chuột vào cột chứa tên địa lý để tô sáng nó.

X TừAttributes table of the external table, nhấp chuột vào cột chứa tên địa lý tương ứng (cột muốn kết nối). Cột sẽđược tô sáng.

X Nhấp chuột và nút Join.

X Kết quả của quá trình kết nối tự động sẽ xuất hiện trong cột

Status cho mỗi tên Admin.1. OK cho biết tên của Admin.1 ở bảng ngoài đã khớp với tên đã có trong cơ sở dữ liệu của HealthMapper.

Not found cho biết tên của Admin.1 ở bảng ngoài không khớp với tên đã có trong cơ sở dữ liệu và do đó nó cần phải hiệu chỉnh lại (xem dưới đây *)

*External code: (Mã Số ngoài) Một số người sử dụng thích tạo mã số riêng của chính họ cho tên xã, Admin.1 (tỉnh), Admin.2 (huyện, thị) … Đây là

điểm thuận lợi trong những trường hợp ở những quốc gia mà có 2 hoặc nhiều hơn xã trùng tên nhau. Những quốc gia/chương trình này đã trình bày dữ liệu bằng mã số ngoài, điều này sẽđược kết hợp chặt chẽ với cơ sở dữ

liệu của HealthMapper. Nếu có thì mã số ngoài thì có thể tìm thấy ở cột bên phải cuối cùng của bảng thuộc tính địa lý. Dùng phím mũi tên bên phải ở

dưới của bảng này để cuốn ngang tất cả các cột. Nơi mà có mã số ngoài thì dữ liệu có thể ghép cặp bằng mã số ngoài tốt hơn là ghép cặp về tên.

2 |Hiệu chỉnh tên địa lý

Ở những nơi mà tên địa lý không ghép cặp (trong quá trình mã hóa địa lý) thì có thể hiệu chỉnh tên trong tập tin ngoài mà sự kết nối dựa vào đó. Where the geographic names did not match (during the geocoding process), it is possible to edit the names in the external file on which the join is based.

Ghi chú: Khi không thể hiệu chỉnh tên trong cơ sở dữ liệu trong HealthMapper (bảng thuộc tính địa lý) tại nơi này thì nhờ cố gắng truy nhập/kết nối dữ liệu, bạn có thể phát hiện được tên/những tên (ví dụ: tên của các cấp Admin.1) trong cơ sở dữ liệu của HealthMapper là không đúng, bạn có thể hiệu chỉnh thông qua Update baseline data trên thanh trình đơn (xem bài 10 sau đây). Trong trường hợp này, trước hết bạn nên hiệu chỉnh tên rồi sau đó mới bắt đầu lại quá trình kết nối.

Sử dụng Quản Lý Dữ Liệu

Hiệu chỉnh tên địa lý trong tập tin ngoài:

X Nhập chuột vào nút Edit.

X Geographic reference (attributes) table [Bảng tham khảo (thuộc tính) địa lý] sẽ xuất hiện ở dưới bảng kết quả của sự kết nối.

X Bạn có thể hiệu chỉnh tên (không thấy) từ bảng ngoài để khớp với tên trong bảng tham khảo địa lý bằng cách gõ trực tiếp vào bảng ngoài.

X Khi kết thúc quá trình hiệu chỉnh tên để khớp với tên của bảng thuộc tính địa lý, nhấp chuột vào nút Refresh join.

X Mỗi lần ghép cặp hoàn thành, nhấp chuột vào Validate, chúng sẽ

dẫn đến bước tiếp theo trong quá trình truy nhập dữ liệu, nghĩa là gán các chỉ số.

3 |Gán chỉ số

Bây giờ bạn sẽ cần gán từng chỉ số mà đã được truy nhập vào đến các hạng thích hợp mà các hạng này đã được định nghĩa trong HealthMapper. Điều này bao gồm sự lựa chọn từng cột có chứa dữ liệu mới trong tập tin ngoài và tạo cho nó tương ứng với một chỉ sốđã đưa ra mà nó tồn tại trong

HealthMapper. Cấu trúc dữ liệu, tính chu kỳ và phụ nhóm dân số phải được

định rõ. Tiếp theo thực hiện bước sau đây.

Chọn chỉ số

Từ bảng ngoài, chọn tên trường mà chứa giá trị chỉ sốđầu tiên để truy nhập,

đơn giản bằng cách nhấp chuột vào cột đấy

X Từ hộp thoại Select the indicator from the list, điều hướng xuống dọc theo các hạng và phụ hạng để tìm chỉ số tương ứng với dữ liệu

được truy nhập và nhấp chuột vào Next.

X Nếu chỉ số không có trong HealthMapper, nhấp chuột vào New indicator. Tạo chỉ số mới theo quá trình tạo chỉ số mới - xem lại bài 3 trong chương này.

– 46 – HealthMapper 4.1 Tài liệu học tập – Phần 3 Sử dụng Quản Lý Dữ Liệu Xác định cách tổ chức dữ liệu Tiếp theo bạn xác định cách tổ chức dữ liệu, chọn (bằng cách nhấp chuột vào hộp thích hợp) từ:

Tùy chọn 1: Bảng ngoài có một trường năm (year) chứa giá trị

Tỉnh Năm Số mắc Số chết

Tỉnh A 1999 3454 45

Tỉnh A 2000 234 66

Tỉnh B 1999 2343 445

Tỉnh B 2000 453 5

Tùy chọn 2: Bảng ngoài không có trường năm (year) chứa giá trị thì tốt hơn nên sắp xếp dữ liệu trong cột theo năm hoặc tất cả các chỉ số

là cùng một năm được ưa thích hơn. Tỉnh Số_mắc_99 Số_chết_99 Số_mắc_00 Tỉnh A 345 34 346 Tỉnh B 234 2 66 Tỉnh C 234 34 34 Xác định khoảng thời gian phù hợp với dữ liệu

Những hướng dẫn sau đây tùy thuộc vào bạn đã chọn tùy chọn 1 hoặc 2 ở

trên:

Tùy chọn 1: Khi bảng ngoài có một trường năm (year) chứa giá trị:

X Trong bảng ngoài, chọn tên trường có chứa năm - cột dữ liệu sẽ được tô sáng.

X Nếu bạn truy nhập các chỉ số nhập dữ liệu hàng tháng, hàng tuần thì cần thiết phải xác định rõ bảng ngoài có trường chứa giá trịở

khoảng subtime. Trong trường hợp này, chọn The external table has a field which contains subtime period values.

X Trong bảng ngoài, chọn tên trường chứa tháng/tuần và nhấp chuột vào Next.

Sử dụng Quản Lý Dữ Liệu

Tùy chọn 2: Khi bảng ngoài không có trường năm chứa giá trị