BÁO CÁO TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG
3.4Trợ huấn cụ
Trợ huấn cụ rất có ý nghĩa để hỗ trợ cho bài báo cáo, giúp bài báo cáo được thành công. Tuy nhiên, nó phải phù hợp với những gì chúng ta muốn trình bày. Dưới là những trợ huấn cụ có thể dùng trong báo cáo:
• Overhead
• Máy chiếu slides
• Máy tính và LCD
• Video và film
• Hình ảnh
Sử dụng các trợ huấn cụ thì phải biết cách sử dụng chúng như thế nào, cần phải kiểm tra hoạt động của chúng trước khi báo cáo.
Khi dùng overhead, phải đặt giấy chiếu ngay ngắn và dễ đọc. Để tránh đặt ngược giấy chiếu, nên sắp xếp tất cả giấy chiếu theo một chiều và có chiếu thử trước. Như vậy dễ lôi cuốn khán giả và tránh mất thời gian. Mỗi tờ giấy chiếu sau khi trình bày xong phải để theo thứ tự để dễ tìm khi khán giả cần xem lại.
Không nên viết quá nhiều từ trên 1 slide, thông thường một hàng không nên quá 10 từ. Cở chữ và kiểu chữ phải dễ đọc và thay đổi tùy theo kích thước của phòng. Không nên viết quá nhiều từ trên slide rồi đọc hay trang trí quá rườm rà làm mất sự chú ý của khán giả vào trọng tâm của vấn đề.
33
Tránh sử dụng những biểu đồ kỹ thuật để báo cáo, vì nó có rất nhiều chi tiết trên đó rất khó thấy. Nếu cần thiết phải trình bày, cần lược bỏ những chi tiết không cần thiết. Những slide không phù hợp với nội dung của bài báo cáo thì không nên sử dụng.
Sử dụng màu nền slide thích hợp giúp cho khán giả dễ chịu khi quan sát, tránh sử dụng màu cam và vàng vì chúng không rõ nét khi phóng to. Màu cho chữ viết thì nên dùng màu trắng hoặc vàng lợt trên nền xanh đậm thì dễ đọc hơn.
Tránh viết thêm trên giấy chiếu khi đang báo cáo, vì nó sẽ làm cho cử tọa khó theo dõi do bàn tay di chuyển khi viết.
Lưu ý đến ánh sáng căn phòng, nếu quá sáng sẽ làm khó thấy những chi tiết trên màn hình, ngược lại, nếu tối quá sẽ làm cho khán giả dễ bị buồn ngủ.