Tùy theo lệnh giao dịch của khách hàng, sau khi hoàn tất giao dịch, chứng khoán có thể được trao cho khách hàng (văn bản bằng giấy) và khách hàng tự quản lí, hoặc đưa vào gửi (lưu kí biệt lập) tại CTCK, hoặc đưa vào lưu kí riêng hay lưu kí tổng hợp.
Lưu kí chứng khoán là hoạt động lưu giữ, bảo quản, chuyển giao chứng khoán cho khách hàng và giúp khách hàng thực hiện các quyền liên quan đến sở hữu chứng khoán: quyền nhận cổ tức, ghi chép theo dõi những thay đổi về tình hình đăng kí, lưu kí chứng khoán...
Thông thường để tạo thuận lợi cho các giao dịch và tạo lợi thế cho khách hàng (thời gian và chi phí), các CTCK đều tư vấn cho khách hàng mở tài khoản lưu kí. Riêng trường hợp mua bán chứng khoán tại các TTCK tập trung thì việc lưu kí chứng khoán là quy định bắt buộc, bởi việc mua bán không thực hiện theo nguyên tắc trao tay. Do đó, nếu nhà đầu tư đã sở hữu và nắm giữ chứng khoán phải đem lưu kí chứng khoán tại CTCK mới có thể đặt lệnh bán số chứng khoán này trên TTCK tập trung.
Để mở tài khoản lưu kí, khách hàng phải kí hợp đồng lưu kí chứng khoán và CTCK sẽ mở tài khoản lưu kí cho khách hàng. Mọi tác nghiệp do CTCK tự đảm nhiệm. Khi khách hàng mua chứng khoán, CTCK sẽ chuyển chứng khoán vào tài khoản lưu kí của khách hàng và chuyển cho khách hàng bản trích lục lưu kí. Khi lệnh bán chứng khoán của nhà đầu tư được thực hiện, CTCK sẽ hạch toán giảm số dư chứng khoán tại tài khoản lưu kí.
Yêu cầu đối với việc cung cấp dịch vụ lưu kí chứng khoán
- Thực hiện đầy đủ các điều kiện cần thiết theo quy định của pháp luật, - Đảm bảo tính an toàn, chính xác và cẩn thận trong suốt quá trình thực hiện, - Không tiết lộ thông tin về tài khoản giao dịch của khách hàng,
- Phải quản lí tách biệt CK của mỗi khách hàng và tài khoản của khách hàng với CK của công ty.
Bước 1: tiếp nhận hồ sơ lưu kí chứng khoán
+ Đối với chứng khoán là chứng chỉ vật chất:
- Nhân viên môi giới gặp gỡ và hướng dẫn khách hàng điền phiếu gửi chứng khoán, bảng kê khai chứng chỉ chứng khoán kí gửi, chứng kiến trực tiếp khách hàng kí phiếu, yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết (chữ kí, CMND, số tài khoản…).
- Tiếp nhận hồ sơ, chứng chỉ chứng khoán và kiểm tra tính chính xác của hồ sơ và chứng khoán kí gửi.
- Lập hồ sơ, ghi sổ theo dõi và chuyển vào kho lưu giữ. + Đối với chứng khoán ghi sổ
- Gặp gỡ và hướng dẫn khách hàng làm thủ tục kí gửi, yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin (chữ kí, CMND, số tài khoản…).
- Tiếp nhận hồ sơ: sổ cổ đông (có chữ kí và con dấu của tổ chức phát hành), giấy yêu cầu chuyển khoản chứng khoán (có chữ kí của tổ chức lưu kí trước đó đồng ý cho khách hàng chuyển chứng khoán sang lưu kí tại công ty).
- Lập và lưu giữ hồ sơ khách hàng.
Bước 2: tái lưu kí tại trung tâm lưu kí chứng khoán
CTCK lập hồ sơ lưu kí theo quy định, mang hồ sơ và chứng chỉ chứng khoán tới TTLKCK làm thủ tục tái lưu kí trong khoảng thời gian quy định (ở VN: 1 ngày làm việc) kể từ ngày nhận được CK của khách hàng.
Bước 3: Thực hiện các quyền liên quan về chứng khoán sở hữu
CTCK có trách nhiệm thông báo kịp thời, đầy đủ cho khách hàng về những quyền lợi Tiếp nhận hồ sơ lưu kí chứng khoán
Tái lưu kí tại trung tâm lưu kí chứng khoán
Thực hiện quyền sở hữu chứng khoán lưu kí
Thu phí dịch vụ lưu kí chứng khoán
phát sinh liên quan đến CK của khách hàng. Việc gửi, rút, chuyển khoản chứng khoán thực hiện theo lệnh của khách hàng và theo quy định về đăng kí, lưu kí, bù trừ và thanh toán CK.
Quyền rút chứng khoán
Đối với chứng khoán dưới dạng vật chất:
- Nhân viên môi giới tiếp nhận yêu cầu rút chứng khoán của khách hàng, - Kiểm tra tính chính xác của yêu cầu (chữ kí, CMND, số tài khoản…), - Trình trưởng, hoặc phó phòng xem xét yêu cầu của khách hàng và kí duyệt, - Lập giấy hẹn với khách hàng,
- Lập hồ sơ rút chứng khoán tại TTLKCK và trình trưởng (phó) phòng kí duyệt, - Mang hồ sơ đến TTLK và nhận giấy hẹn của TTLKCK
- Đến TTLKCK và nhận lại số CK yêu cầu rút - Hoàn trả chứng khoán cho khách hàng
Quyền quản lí và chuyển giao chứng khoán
- Thực hiện giao dịch chứng khoán cho khách hàng,
- Bộ phận kế toán giao dịch thực hiện bù trừ, thanh toán chứng khoán và tiền cho khách hàng,
- Nhận giấy xác nhận kết quả giao dịch và đối chiếu so sánh với các lệnh đã lưu, - Thông báo kết quả cho khách hàng.
Quyền tham gia đại hội cổ đông
- Nhận thông báo về ngày đăng kí danh sách người sở hữu chứng khoán từ TTLKCK và tổ chức phát hành.
- Lập danh sách người sở hữu chứng khoán,
- Chuyển danh sách người sở hữu chứng khoán tới TTLKCK và tổ chức phát hành, - Nhận giấy thông báo quyền tham gia đại hội cổ đông của tổ chức phát hành và giấy phân bổ quyền từ TTLKCK,
- Chuyển giấy thông báo quyền tham gia đại hội cho khách hàng, - Lưu hồ sơ.
Quyền nhận cổ tức
- Nhận thông báo trả cổ tức từ tổ chức phát hành và giấy phân bổ quyền của TTLKCK, - Lập giấy đề nghị thanh toán cổ tức gửi TTLKCK và tổ chức phát hành,
- Nhận báo cáo thanh toán cổ tức từ TTLKCK, - Hạch toán kết quả vào tài khoản của khách hàng, - Thông báo kết quả cho khách hàng và lưu hồ sơ.
Bước 4: Thu phí dịch vụ lưu kí chứng khoán
Nhân viên môi giới tính toán và thu phí dịch vụ lưu kí từ khách hàng Bước 5: lập các báo cáo theo yêu cầu
Theo định kì quy định, nhân viên môi giới lập các báo cáo tổng hợp theo mẫu của các cơ quan quản lí và của từng công ty và gửi báo cáo theo các quy định về quản lí hoạt động LKCK.
Ở Việt Nam hiện nay, theo Luật chứng khoán, công ty chứng khoán được cấp Giấy chứng nhận hoạt động lưu ký theo quy định của Luật Chứng khoán, được thực hiện cung cấp các dịch vụ: lưu ký và thanh toán các giao dịch chứng khoán cho khách hàng; đăng ký chứng khoán đối với các chứng khoán phát hành riêng lẻ; làm đại lý chuyển nhượng theo yêu cầu của tổ chức phát hành đối với các chứng khoán phát hành riêng lẻ.
Quyền và nghĩa vụ của công ty chứng khoán trong hoạt động đăng ký chứng khoán: - Ghi chép chính xác, đầy đủ và cập nhật thông tin về các chứng khoán đã đăng ký lưu ký.
- Bảo quản, lưu trữ, thu thập và xử lý số liệu liên quan đến đăng ký chứng khoán. - Thực hiện kiểm soát nội bộ nhằm bảo vệ khách hàng hoặc người sở hữu chứng khoán.
- Lên danh sách người sở hữu chứng khoán có chứng khoán lưu ký tại công ty chứng khoán và theo dõi tỷ lệ nắm giữ chứng khoán của người sở hữu chứng khoán phù hợp với quy định của pháp luật.
- Xây dựng quy trình đăng ký chứng khoán tại công ty.
- Cung cấp dịch vụ chuyển quyền sở hữu chứng khoán đối với các chứng khoán phát hành riêng lẻ theo yêu cầu của tổ chức phát hành.
- Thu phí đối với khách hàng sử dụng dịch vụ đăng ký chứng khoán theo quy định của pháp luật.
Việc quản lý tài khoản lưu ký chứng khoán cho khách hàng của công ty chứng khoán được cấp Giấy chứng nhận hoạt động lưu ký theo nguyên tắc sau đây:
- Mỗi khách hàng chỉ được phép mở một tài khoản lưu ký chứng khoán và mọi bút toán thanh toán được thực hiện qua tài khoản này;
- Tài khoản lưu ký chứng khoán của khách hàng phải tách biệt với tài khoản lưu ký chứng khoán của chính công ty;
- Công ty không được sử dụng chứng khoán trong tài khoản lưu ký chứng khoán của khách hàng vì lợi ích của bên thứ ba hoặc vì lợi ích của chính thành viên lưu ký;
- Công ty không được sử dụng chứng khoán của khách hàng để thanh toán các khoản nợ của chính mình hoặc của tổ chức, cá nhân khác.