82. Một thực tiễn phổ biến là đơn vị thực hiện thuê các tư vấn khi không có đủ chuyên môn để tiến hành một hoạt động cụ thể và chi phí cho dịch vụ này thường được tính sẵn trong khoản vaỵ Trong giai đoạn thực hiện dự án, nhà tư vấn thường được thuê để lập các thiết kế kỹ thuật chi tiết và soạn thảo tài liệu mời thầu, thực hiện hay hỗ trợ công đoạn xét thầu, giám sát xây dựng các công trình dân sự và thực hiện một số hoạt động dự án khác.
83. Giám đốc dự án có trách nhiệm xác định đúng phạm vi dịch vụ cần thiết, xây dựng điều khoản tham chiếu, giám sát công việc của nhà tư vấn và nghiệm thu kết quả. Giám đốc dự án sẽ phải quyết định xem nên sử dụng dịch vụ của một nhà tư vấn độc lập (tự làm chủ) hay dịch vụ của công ty tư vấn. Thuê dịch vụ của tư vấn độc lập có thể nhanh hơn và rẻ hơn dịch vụ của công ty tư vấn nhưng kinh nghiệm và kiến thức của nhà tư vấn độc lập thường hạn chế trong chuyên môn riêng của anh tạ Hơn nữa, các rủi ro như ốm đau, thương tật hay các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến sự tham gia liên tục của nhà tư vấn cá nhân qua thời gian dàị Ngoài ra, thường khó đánh giá kỹ
lưỡng công việc của nhà tư vấn độc lập và việc phối hợp một vài nhà tư vấn độc lập cũng không đơn giản. Với các công ty tư vấn, mặc dù chi phí thường đắt hơn và mất thời gian hơn, họ có khả năng cung cấp trình độ chuyên môn rộng hơn và cung cấp dịch vụ liên tục kể cả trong trường hợp tư vấn được giao nhiệm vụ bị ốm hay không đủ năng lực; dễ dàng đánh giá chất lượng công việc và đảm bảo khả năng có sẵn của dịch vụ tiếp tục trong trường hợp mở rộng, kể cả dịch vụ ở trụ sở công tỵ
84. Trong quá trình thu thập danh sách những tư vấn ứng cử, Giám đốc dự án có thể tìm kiếm thông tin về các tư vấn độc lập hay công ty tư vấn từ các nguồn dưới đây: 1. Danh mục tư vấn của Ngân hàng - từ danh mục đăng ký này Ngân hàng có thể cung cấp một danh sách dài các công ty tư vấn hay các nhà tư vấn độc lập có kinh nghiệm thích hợp;
2. Các hiệp hội nghề nghiệp, nếu có, ở nước sở tại của bên vay và các nước thành viên của Ngân hàng;
3. Liên đoàn quốc tế các kỹ sư tư vấn (FIDIC), tại hòm thư P.Ọ 86, CH 1000, Lausanne 12 Chailly, Thuỵ Sĩ; điện thoại: 21-335-003; Telex No: 24698 FIDI CH; và
4. Các đại sứ quán, lãnh sự quán và văn phòng thương mại của các nước thành viên Ngân hàng ở nước của bên vaỵ
Cần nhớ rằng chỉ các nhà tư vấn từ các nước hợp lệ mới có thể được xem xét để chọn cho những dự án do Ngân hàng tài trợ.
1. Các thủ tục lựa chọn nhà tư vấn
85. Giám đốc dự án phải chuẩn bị đầy đủ cho việc tuyển chọn tư vấn. Về vấn đề này, Ngân hàng có các quy định cụ thể và phải được thực hiện chặt chẽ- các quy định này được trình bày trong Hướng dẫn về sử dụng tư vấn của Ngân hàng phát triển Châu á và đơn vị vay vốn, tháng 4 năm 1979. Cũng có thể tham khảo một ấn phẩm khác của Ngân hàng: Hướng dẫn cho các đơn vị sử dụng các tư vấn. Nếu các đơn vị không thực hiện đúng các quy định và thủ tục này sẽ dẫn tới khả năng chậm trễ khi được Ngân hàng phê chuẩn hợp đồng, hoặc thậm chí sẽ khiến Ngân hàng từ chối tài trợ.
86. Có thể xảy ra trường hợp các thủ tục và quy định của Ngân hàng mâu thuẫn với các thủ tục và quy định của bên vay hay đơn vị thực hiện. Khi đó, Giám đốc dự án cần nỗ lực tối đa để tìm ra giải pháp chấp nhận được, và nếu cần, xin sự trợ giúp của những người có trách nhiệm cao hơn. Nếu không thể giải quyết được xung đột thì áp dụng các thủ tục và quy định của Ngân hàng bởi bên vay đã chấp nhận những thủ tục này khi ký kết hiệp định vay vốn.
87. Các tư vấn độc lập thường được lựa chọn trên cơ sở trình độ chuyên môn và theo một thủ tục khá đơn giản. Giám đốc dự án chuẩn bị danh sách các ứng cử viên thích hợp từ một số nước thành viên của Ngân hàng và xác định khả năng cũng như nguyện vọng tham gia công việc của những ứng cử viên nàỵ Sau đó Giám đốc dự án chấm các tư vấn, chủ yếu bằng tiêu chuẩn chuyên môn và tiếp theo là các cuộc đàm phán giá cả với nhà tư vấn đứng đầu và tiếp tục cho đến khi đạt được thỏa thuận. Hình 2 biểu diễn các bước lựa chọn các tư vấn độc lập, trong quá trình này cần chú ý vào những điểm mà tại đó Giám đốc dự án phải được Ngân hàng phê chuẩn trước khi tiến hành bước tiếp theọ
Hình 2. Trình tự lựa chọn tư vấn độc lập Nộp hợp đồng đã ký cho Ngân hàng Lập danh sách các tư vấn cùng trình độ chuyên môn Soạn thảo hợp đồng
Ngân hàng phê chuẩn TOR, Danh sách các nhà tư vấn và
Dự thảo Hợp đồng
Gửi giấy mời thể hiện nguyện vọng và sẵn sàng tham gia Chấm điểm và xếp hạng các tư vấn Đàm phán với tư vấn cao điểm
nhất
Ngân hàng phê chuẩn hợp đồng đã
đàm phán
Thông báo cho những tư vấn không được chọn
Thực hiện hợp đồng Xây dựng Các điều khoản tham
chiếu (TOR)
88. Việc lựa chọn các công ty tư vấn đi theo một trình tự phức tạp hơn bao gồm kiểm tra chi tiết kinh nghiệm và khả năng của những công ty từ một danh sách dài các công ty có chuyên môn về lĩnh vực đang xem xét. Kết quả của kiểm tra và chọn lọc là một danh sách ngắn gồm từ năm đến bảy công ty có phạm vi hoạt động đủ rộng và được coi là đủ điều kiện nhất và thích hợp nhất để được mời cung cấp dịch vụ.
89. Các công ty trong danh sách ngắn sẽ được mời gửi đề xuất kỹ thuật, không kèm đề xuất về giá. Đánh giá và xếp hạng các đề xuất kỹ thuật dựa trên cơ sở kỹ thuật, công ty xếp hạng nhất được mời đến đàm phán giá cả. Nếu không đạt được thỏa thuận nào, các cuộc đàm phán sẽ chuyển sang công ty xếp hạng đứng tiếp theo, và cứ tiếp tục như vậỵ Hình 3 là trình tự lựa chọn công ty tư vấn. Tương tự như với tư vấn độc lập, trong quá trình này cần lưu ý các điểm mà tại đó Giám đốc dự án phải có sự phê chuẩn của Ngân hàng trước khi tiến hành các bước tiếp theọ Giải thích và hướng dẫn chi tiết về việc lựa chọn công ty tư vấn được nêu trong Phụ lục 9.
2. Giám sát các tư vấn
90. Rất cần giám sát chặt chẽ các tư vấn. Bất kỳ một sai sót nghiêm trọng nào trong hoạt động của nhà tư vấn đều có thể có ảnh hưởng hết sức bất lợi đến việc thực hiện dự án sau nàỵ Các thủ tục giám sát tư vấn có thể bao gồm kiểm tra trực tiếp, tức là xem xét lại thiết kế và kiểm tra tại chỗ, hay thông qua các cuộc thảo luận trong các đợt đánh giá và báo cáo tình hình hoạt động của nhà tư vấn, và đánh giá hoạt động của tư vấn trong các báo cáo tiến độ định kỳ. Cần định rõ cán bộ chịu trách nhiệm kiểm tra các báo cáo của tư vấn viên để các báo cáo được xem xét một cách nhanh chóng và có phản hồi kịp thời cho các nhà tư vấn.
91. Khi các tư vấn đến hiện trường, Giám đốc dự án cần chuẩn bị và cung cấp đầy đủ hỗ trợ về hậu cần và hành chính nhằm giúp tư vấn ổn định cuộc sống nhanh chóng và thoải mái và có thể bắt đầu công việc trong thời gian sớm nhất. Những hỗ trợ này thường bao gồm cộng sự và trợ lý, nhà ở, phương tiện làm việc và đi lạị Cũng cần giới thiệu vắn tắt về toàn bộ dự án và cung cấp các thông tin và số liệu cần thiết cho tư vấn. Cần xác định rõ các kênh trao đổi giữa tư vấn và văn phòng dự án, đơn vị thực hiện, đơn vị vay vốn và các bên tham gia dự án khác cũng như các trình tự, thủ tục liên quan tới luồng thông tin.