III- Nhận xét về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty In Tạp chí Cộng Sản
2-MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY IN TẠP CHÍ
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN.
2.1.Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu tổ chức trong các phòng ban chức năng .
2.1.1 Ban giám đốc .
Theo như phân tích trên ,hiện nay trong công ty ban giám đốc còn thiếu một phó giám đốc phụ trách tổ chức .Việc giám đốc trực tiếp phụ trách kiêm tất cả việc tổ chức như vậy là không hợp lý bởi như vậy thì giám đốc không thể bao quát toàn công ty ma nghiêng nhiều về tổ chức trong khi hoạt động sản xuất kinh doanh lại giao toàn bộ cho phó giám đốc phụ trách kinh doanh đảm nhiệm .Do đó công ty cần bổ xung một phó giám đốc phụ trách chuyên sâu khâu tổ chức hành chính của công ty .Việc bổ nhiệm phó giám đốc này có thể làm theo hai hướng :Một là tuyển dụng một người mới ngoài công ty thông qua các phương tiện truyền thông .Theo cách này ,công ty có thể tận dụng được những phương pháp ,tiến bộ khoa học kỹ thuật từ bên ngoài .Hai là cân nhắc ,thuyên chuyển trưởng phòng TC-HC lên giữ chức vị phó giám đốc .Như vậy lại khuyết vị trí trưởng phòng TC-HC nên lại phả bổ nhiệm thêm .Với phương pháp này ,công ty có thể khuyến khích ,tạo động lực cho cán bộ công nhân viên tích cực ,gắn bó hơn với công việc .Họ sẽ cố gắng làm việc với hy vọng được thăng tiến ,đề bạt lên cấp cao hơn .
2.1.2 Các phòng ban chức năng
a )Phòng tài vụ .
Về số lượng thì trong phòng tài vụ hiện bao gồm 5 thành viên ,như vậy phòng còn thiếu một nhân viên kế toán phụ trách công việc hạch toán các khoản chi và thu của công ty .Do đó trong thời gian tới công ty nên tuyển thêm một kế toán viên chuyên phụ trách công việc này .Việc tuyển dụng có thể dựa trên một số tiêu thức cơ bản như :
- Tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành kế toán – kiểm toán .
- Đã có kinh nghiệm làm kế toán .
- Biết tiếng anh và sử dụng thành thạo vi tính .
Mặt khác ,trong phòng còn nhân viên Vũ Bá Khang phụ trách về amngr tiền lương là không hợp lý .Nên chuyển nhân viên này sang phòng TC_HC còn việc trả lương đã có nhân viên thủ quỹ phụ trách như vậy có sự rõ ràng hơn trong công việc cũng như nhiệm vụ và quyền hạn của từng người .
b ) Phòng TC-HC-TH .
Về cơ bản ,phòng TC- HC có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động ,bố trí công tác hành chính trong công ty .Theo phân tích ở trên ,hiện nay phòng thừa một nhân viên vì theo cơ cấu thì chỉ có 5 nhóm chính và được phân chia nhiệm vụ khá rõ nhưng nhân viên :Nguyễn Huy Hải không có nhiệm vụ rõ ràng .Lượng công việc trong phòng không lớn nên tình trạng thừa lao động trong phòng là không thể tránh khỏi .Có thể tinh giảm và giao cho phó phòng kiêm nhiệm một số công việc mà nhân viên này đang làm.Mặt khác ,trong phòng không có phó phòng nên công việc không cụ thể ,việc quy kết
trách nhiệm không rõ ràng .Vì thế nên bầu ra một phó phòng phụ trách riêng .Tuy nhiên ,trong phòng có một nhân viên nữ rất thích hợp với công việc này bởi nhiều kinh nghiệm ,nhưng lại là nữ nên công tác ngoại giao nhiều khi không thuận lợi ,còn nhân viên nam thì lại không được đào tạo về quản trị mà là kỹ sư hàng hải .
Ngoài ra ,công việc của phòng không cụ thể ,chưa rõ ràng giữa phòng với phòng sản xuất kinh doanh .Điều quan trọng hơn là bầu không khí làm việc trong phòng còn nặng nề ,không có được sự thoải mái trong quá trình thực hiện công việc nên hiệu quả chưa cao .
Một vấn đề nữa là tổ bảo vệ còn quá đông so với công việc hiện cần .Với việc chia làm hai ca trực thì chỉ cần 4 nhân viên bảo vệ là đủ ,như vậy thừa hai nhân viên .Tuy nhiên hiện nay không thể cho họ nghỉ việc vì đây là những người gắn bó với công ty và có thâm niên làm việc từ lâu ,đây là những người đã có tuổi nên nếu giờ họ nghỉ việc thì thu nhập bị ảnh hưởng và họ sẽ khó tìm được một công việc khác .Đây là một vấn đề rất khó ,giải pháp có thể là chuyển họ sang làm công việc khác như trông coi kho hoặc làm công việc đóng gói hay giao hàng .Tuy nhiên khi thực hiện thuyên chuyển cần thông báo trước và giải thích cho họ hiểu ,trong thời gian đầu có thể khuyến khích bằng cách tăng lương hoặc các hình thức khuyến khích khác như thưởng ,cho nghỉ phép hoặc động viên tinh thần .