Do hoạt động tập trung trên địa bàn với nhiệm vụ chính là sản xuất và tiêu thụ sản phẩm nhựa nên công ty áp dụng mô hình bộ máy kế toán tập trung. Theo mô hình này toàn bộ công việc kế toán từ thu thập, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh doanh đều do Phòng kế toán công ty thực hiện.
Phòng kế toán gồm 5 người: Một kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, một thủ quỹ và ba kế toán viên.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Vân Long
Kế toán trƣởng: Kiểm tra giám sát việc thu chi tài chính của công ty theo đúng chế độ tài chính của nhà nước và quy định của công ty.
Tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty, phân cấp, chỉ đạo các công việc trong phòng đảm bảo việc thực hiện nghiêm chỉnh các quy định .
Lập kế hoạch về tài chính đề xuất và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty và thị trường.
Giám sát hướng dẫn các nhân viên kế toán thực hiện nghiệp vụ kế toán
Kế toán trưởng (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán TSCĐ, chi phí, tiền lương Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán Thủ quỹ Kế toán doanh thu bán hàng.
Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và báo cáo thống kê theo định kỳ, thực hiện việc kê khai và quyết toán thuế.
Thủ quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt nộp tiền và rút tiền gửi từ ngân hàng. Tiến hành kiểm kê tồn quỹ hàng tuần và đối chiếu với số liệu kế toán vốn bằng tiền.
Kế toán Vốn bằng tiền, thanh toán: Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình tăng giảm, thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền.
Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản ký vốn bằng tiền, phát hiện tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.
Thường xuyên đối chiếu số dư trên sổ quỹ với quỹ tiền mặt thực tế của thủ quỹ rồi tiến hành lập báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ hàng tuần hoặc theo yêu cầu của kế toán trưởng hoặc giám đốc.
Thực hiện các giao dịch của ngân hàng như hạch toán thu, chi qua ngân hàng, lập ủy nhiệm chi gửi đi. Đối chiếu thường xuyên giữa số tiền gửi đi tại công ty với sổ phụ ngân hàng.
Theo dõi chi tiết công nợ đối với từng khách hàng và nhà cung cấp. Lập bảng theo dõi tuổi nợ để có kế hoạch xử lý phù hợp với từng khách hàng.
Kế toán TSCĐ, chi phí, tiền lƣơng: Theo dõi thời gian làm việc, bảng chấm công cho nhân viên trong công ty tính toán và hạch toán lương các khoản trích theo lương cho cán bộ, nhân viên trong công ty.
Theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động của công ty. Lập kế hoạch sử dụng chi phí sao cho hiệu quả và tiết kiệm.
Theo dõi tình hình sử dụng và lập kế hoạch mua sắm, tính toán khấu hao cho tài sản cố định dùng trong công ty.
Theo dõi tình hình hàng hóa nhập xuất tồn về mặt giá trị, số lượng và ghi chép đối chiếu với số liệu của thủ kho.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của kế toán trưởng.
Kế toán doanh thu bán hàng: Tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với tình hình bán hàng của công ty, theo dõi hạch toán các hóa đơn mua hàng, hóa
đơn bán hàng để theo dõi tình hình bán hàng và biến động tăng giảm hàng hóa hàng ngày tổng hợp và lập báo cáo doanh thu hàng ngày trình cho giám đốc.