. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch xuất khẩu sau mỗi một kỳ kinh doanh
2. Hoàn thiện về nội dung phân tích
2.1.1 Hoàn thiện nội dung phân tích tình hình xuất khẩu theo các
phòng kinh doanh
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội có 7 phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc công ty. Những phòng này có những chức năng nhiệm vụ huặc kinh doanh các mặt hàng khác nhau của công ty nhưng đều phải cố gắng hoàn thành kế hoạch xuất khẩu do công ty giao. Vì vậy việc phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc là rất cần thiết vì qua việc phân tích sẽ đánh giá được chính xác kết quả kinh doanh của từng phòng và đơn vị trực thuộc, qua đó thấy được sự tác động ảnh hưởng đến thành tích kế hoạch chung của doanh nghiệp. Đồng thời qua phân tích cũng thấy được những ưu điểm, nhược điểm và những mặt tồn tại trong việc tổ chức và quản lý kinh doanh trong từng phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc để đề ra những chính sách, biện pháp quản lý thích hợp. Biểu mẫu mà công ty dùng để phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh vẫn chưa nói lên được mức độ ảnh hưởng của việc hoàn thành hay không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu của từng phòng đến kế hoạch chung của toàn công ty. Ta có thể lập lại biểu phân tích với số liệu thực tế như sau:
Biểu 8: phân tích tình hình theo các phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc đơn vị tính: USD Kế hoạch Thực hiện ảnh hưởng đến kế hoạch chung Phòng kinh doanh Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) % Hoàn thành kế hoạch Số tiền Tỷ lệ (%)
XNK 1 300.000 4,3 315.000 4,6 105 15.000 0,2 XNK 2 673.000 9,6 538.542 8 80 - 134.458 -1,9 XNK 3 456.000 6,5 396.758 5,9 87 -59.242 -0,8 XNK 4 587.000 8,4 422.897 6,3 72,04 - 164.103 -2,3 XNK 6 400.000 5,7 425.421 6,3 106,3 25.421 0,4 XNK 7 384.000 5,5 295.857 4,3 77,04 -88.143 -1,2 XNK 8 700.000 10 752.123 11 107,4 52.123 0,74 Tocan 3.000.00 0 42,8 3.234.15 2 48 107,8 234.152 3,34 CN Hải phòng 200.000 2,9 170.000 2,5 85 -30.000 -0,4 CN TP HCM 300.000 4,3 200.736 3 66,9 -99.264 -1,4 Tổng cộng 7.000.00 0 100 6.751.48 6 100 96,5 - 248.514 -3,55
Tổng kim ngạch xuất khẩu của các phòng kinh doanh giảm 248.514 USD tương ứng với số tương đối giảm 3,55%, nguyên nhân dẫn đến giảm kim ngạch xuất khẩu là do:
+ Phòng XNK 1vượt mức so với kế hoạch 15.000 USD tương ứng với tỷ lệ tăng 5% góp phần vượt mức kế hoạch chung của toàn doanh nghiệp là 0,2%.
+ Phòng XNK 2 không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu giảm là 134.458 USD đạt 80% giảm 20% so với kế hoạch đã làm ảnh hưởng đến
kế hoạch chung giảm -1,9%.
+ Phòng XNK 3 không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu đề ra giảm 59.242 USD tương ứng với tỷ lệ giảm 13% làm giảm kế hoạch chung toàn doanh nghiệp -0,8%.
+ Phòng XNK 4 không hoàn thành kế hoạch giảm là 164.103 USD tỷ lệ giảm 27,96% làm kế hoạch chung toàn công ty giảm -2,3%.
+ Phòng XNK 6 vượt mức so với kế hoạch là 25.421 USD tỷ lệ vượt 6,3% góp phần vượt kế hoạch chung toàn công ty là 0,6%
+ Phòng XNK 7 thực hiện so với kế hoạch giảm 88.143 USD số tương đối giảm tương ứng là 22,9% làm cho kế hoạch chung giảm - 1,2%.
+ Phòng XNK 8 thực hiện so với kế hoạch tăng 52.123 USD tỷ lệ tăng 7,4% góp phần vượt kế hoạch chung của công ty là 0,74%.
+ Xí nghiệp TOCAN vượt mức kế hoạch là 234.152 USD tỷ lệ tăng 7,8% làm cho kế hoạch chung toàn công ty tăng 3,34%.
+ Chi nhánh Hải phòng thực hiện so với kế hoạch giảm là 30.000 USD tương ứng với tỷ lệ giảm 15% dẫn đến kế hoạch chung cũng giảm theo là -0,4%
+ Chi nhánh TP HCM thực hiện giảm so với kế hoạch ban đầu 99.264 USD tỷ lệ giảm 33,1% dẫn đến kế hoạch chung giảm -1,4%.
Về mặt tỷ trọng:
+ Xí nghiệp TOCAN chiếm tỷ trọng lớn nhất 42,8% và tăng lên 48% ở kỳ kế hoạch.
thực hiện.
+ Phòng 2 có tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu đứng thứ 3 là 9,6% nhưng trong kỳ thực hiện không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu nên tỷ trọng giảm xuống còn 8%.
+ Phòng 4 tỷ trọng giảm từ 8,4% xuống còn 6,3%
+ Phòng 6 tỷ trọng chỉ chiếm 11,4% nhưng lại hoàn thành kế hoạch xuất khẩu tỷ trọng tăng lên 13,5%.
Như vậy phòng 2, 4 trong kỳ kế hoạch chiếm tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu cao hơn phòng 6 nhưng trong kỳ thực hiện thì tỷ trọng lại giảm còn phòng 6 mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ hơn nhưng tỷ trọng lại tăng trong kỳ thực hiện, công ty nên xem xét để đề ra kế hoạch xuất khẩu từng phòng cho phù hợp với khả năng của mỗi phòng để tránh tình trạng các phòng không hoàn thành tốt kế hoạch công ty giao cũng như khai thác triệt để thế mạnh của từng phòng.
Hầu như các phòng kinh doanh đều không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu công ty cần phải tìm hiểu nguyên nhân của việc không hoàn kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phục ở kỳ sau.