- Bước 4: Vào menu Tools\ Customize Hộp thoại Customize xuất hiện, bạn
ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU TỐT HƠN TRONG EXCEL
Một trong những việc mà người mới dùng Excel ngại nhất là định dạng dữ liệu, thường người dùng phải dò đến từng ô để đặt lại định dạng sai. Dưới đây là một vài mẹo nhỏ giúp bạn "thuần phục" Excel, buộc nó phải định dạng dữ liệu đúng như ý bạn ngay từ lúc nhập liệu.
• Để nhập một giá trị với định dạng tiền tệ
(currency), hãy gõ một dấu đô la ($) phía trước giá trị cần nhập.
• Để nhập một giá trị với định dạng phân số
(fraction), hãy gõ một số 0 và một dấu cách phía trước phân số đó. Ví dụ: nhập "0 1/2" thay vì "1/2", Excel sẽ hiểu cần phải hiển thị giá trị theo định dạng phân số thay vì định dạng ngày tháng "01-Feb".
• Để nhập một giá trị với định dạng phần trăm
(percentage), hãy gõ dấu % phía sau giá trị của bạn (ví dụ như 70%).
• Để nhập một chuỗi số với định dạng văn bản
(Text), hãy gõ một dấu ' ở phía trước chuỗi số đó. Mẹo này đặc biệt hữu ích vì Excel luôn "thông minh thái quá" khi hiểu các chuỗi toàn chữ số là kiểu số và tự động định dạng chúng theo kiểu số. Những chuỗi số có số 0 ở đầu sẽ bị cắt hết những số 0 cần thiết. Nếu bạn nhập mã 08053, Excel sẽ định dạng theo kiểu số và chỉ hiển thị 8053. Để buộc Excel định dạng chuỗi đó theo kiểu text, bạn hãy gõ
'08053. (Với những chuỗi số quá dài, Excel chuyển sang hiển thị dạng mũ còn khó coi hơn, ví dụ chuỗi 123456789012 sẽ được chuyển thành 1,23457E+11).
Biện pháp "chữa cháy"
Với những ô Excel đã định dạng theo kiểu số, dù bạn có định dạng lại theo kiểu text thì cách hiển thị của chúng vẫn không thay đổi. Để tránh phải gõ lại
từ đầu, hãy làm như sau (lưu ý là cách làm này chỉ giúp bạn phá vỡ định dạng mũ "ngứa mắt" chứ không cứu lại được những số 0 ở phần đầu đã bị Excel cắt):
- Chọn (bôi đen) ô cần chuyển sang định dạng kiểu text; chọn thực đơn Format/Cells, chuyển sang thẻ Number.
- Chọn Text trong danh mục Category rồi nhấn nút OK.
- Nhấn vào ô cần chuyển định dạng, nhấn F2 rồi nhấn ENTER.ÿ
Nguyễn Anh Tuấn
nguyen_anh_tuan@yahoo.com Làm trôi hình trong Word
Muốn đưa một hình vẽ vào bên trong tài liệu Word, bạn chỉ cần nhấn
Insert.Picture.From File, chọn đúng tập tin, và hình xuất hiện. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ đạt được đúng những gì
mình muốn: một hình vẽ chèn trong văn bản. Word tạo các hình chen vào cũng giống như cách tạo các ký tự lớn. Nếu bạn gõ ký tự vào phía trước hình, nó sẽ bị đẩy đi giống như
trường hợp gõ văn bản. Nếu bạn canh giữa một dòng có hình chèn, nó sẽ xuất hiện đúng giữa dòng đó. Thậm chí bạn còn có thể vẽ một hộp bao quanh hình hoặc gạch dưới nó, cũng giống hệt như khi thực hiện với một ký tự.
Tuy nhiên, đôi khi bạn không muốn hình vẽ của mình hoạt động giống như một ký tự. Cụ thể, bạn có thể muốn văn bản xuất hiện xung quanh hình. Cách đơn giản nhất để Word bố trí văn
bản xung quanh hình là làm cho hình trôi. Khi hình trôi, Word sẽ lấy nó ra khỏi văn bản trên trang, và đặt nó vào trong một mặt phẳng ảo, thường được
Hình 3: Bao văn bản
quanh hình trong Word bằng tùy chọn Format Picture
gọi là "lớp vẽ", nằm bên dưới hoặc bên trên văn bản.
Muốn làm cho hình trôi, bạn nhấn phải nó và chọn Format Picture. Trên nhãn Layout, bạn chọn 'Wrapping style' là Square hoặc Tight, và nhấn OK (xem Hình 3). Word sẽ dán hình đó trong một lớp vẽ và bọc văn bản chung quanh nó. Khi di chuyển hình trong lớp vẽ của tài liệu, Word sẽ tuân lệnh bố trí lại văn bản, tạo khoảng trống cho hình.
Tự động bảo vệ bằng Password
Bạn có thường tạo tài liệu và bảng tính được bảo vệ bằng password? Hay bạn có thường quên bảo vệ bằng password?
Có một cách đảm bảo luôn thực hiện bảo vệ tài liệu là dùng template (tài liệu mẫu) của Word và Excel. Theo cách này, mọi tài liệu hay bảng tính mới dùng template này đều được bảo vệ bằng password.
Để tạo ra một template bảo vệ bằng password trong Word hoặc Excel, bạn mở một tài liệu mới, nhấn File.Save As, và chọn Document Template (trong Excel chỉ chọn Template) trong hộp thoại 'Save as type' gần dưới cùng
(trong Word 97 hoặc 2000 là 'Files of Type'). Gõ tên cho template mới của bạn, rồi nhấn OK. Để cài đặt một password trong phiên bản 97 và 2000 của Word và Excel, bạn nhấn Tools. Options.Save; trong các phiên bản XP và 2003, bạn nhấn Tools.Options.Securit 塉 (Hình 4). Nhập password để mở tập tin này (và nếu thích, bạn nhập vào một password khác cho việc sửa đổi nó); sau đó nhấn OK.
Lần sau, khi muốn tạo một tài liệu hoặc bảng tính mới và được bảo vệ bằng password, bạn nhấn Files.Open và chọn template được bảo vệ của mình. Tài liệu mới sẽ thừa hưởng password của template đó.
Khi muốn thay đổi password của tài liệu trong Word 97 hoặc 2000, bạn nhấn Tools.Options.Save và thực hiện thay đổi trong các hộp password. Trong Word XP hoặc 2000, bạn nhấn Tools.Options.Security để truy cập các cài đặt.
In phần đầu đề lặp lại
Người sử dụng Excel thường thắc mắc về cách cài đặt thao tác in nhiều trang lặp lại đầu đề cột trên từng trang. Nếu đầu đề mà bạn muốn in cũng là phần đầu đề cột trong các hàng đầu tiên của bảng tính, thì rất dễ làm cho chúng xuất hiện trên từng trang in.
Trước tiên phải bảo đảm ít nhất là một hàng trong bảng tính của bạn có chứa đầu đề mà bạn muốn in. Sau đó nhấn File.Page
Setup.Sheet, và nhấn biểu tượng Collapse Dialog ở bên phải của ô 'Rows to repeat at top'. Trở lại trong bảng tính, bạn sẽ nhìn thấy con trỏ của mình đã trở thành một mũi tên chỉ về bên phải. Nhấn và kéo mũi tên đó trên các hàng có chứa văn bản mà bạn muốn xuất hiện ở đầu các trang in. Sau khi chọn xong, bạn nhấn biểu tượng Expand Dialog nằm bên phải của hộp thoại. Nhấn Print Preview để tin chắc các đầu trang đều đúng. Nếu mọi cái xuất hiện đúng trình tự (đừng quên kiểm tra trang 2), bạn nhấn Print.
Mẹo vặt dùng cho văn phòng - 5/10/2005 14h:6 Word -Di chuyển đoạn văn bản:
Trong khi đang soạn thảo, nếu muốn chuyển vị trí của một đoạn văn bản, các bạn có hai cách thực hiện:
1. Dùng chuột: Bôi đen đoạn văn bản rồi dùng chuột kéo-thả đến vị trí mong muốn.
Hình 4: Bảo vệ tập tin Word
và Excel bằng template có password
Lưu ý: Nếu bạn muốn copy thêm một đoạn văn bản này ở vị trí mới chứ không phải di chuyển đoạn văn bản đến vị trí đó thì hãy nhấn giữ phím Ctrl trong khi kéo-thả đoạn văn bản.
2. Dùng bàn phím: Đặt con nháy ở đoạn văn bản muốn di chuyển rồi nhấn giữ tổ hợp phím Shift + Alt, sau đó nhấn phím mũi tên lên/xuống để di chuyển đoạn văn bản đến vị trí mong muốn.
Windows - Gọi chương trình từ hộp thoại Run:
Mỗi khi bạn gõ notepad vào hộp thoại Run rồi nhấn Enter, tức thì Notepad sẽ được mở lên. Hay bạn gõ vào calc, nhấn Enter là chương trình Calculator sẽ xuất hiện. Bạn nghĩ rằng do các chương trình này là tiện ích đính kèm theo hệ điều hành Windows nên mới được “ưu ái” như thế? Bạn cũng có thể khởi động các chương trình khác bằng cách này thông qua sự thiết lập trong Registry như sau: nhấn tổ hợp phím Windows + R -> gõ vào regedt32 -> nhấn Enter để mở cửa sổ Registry Editor. Tiếp đó các bạn tìm đến khóa sau: HKEY_LOCAL_MACHINE\ SOFTWARE\Microsoft\
Windows\CurrentVersion\App Paths. Các bạn nhấn chuột phải lên khóa App Paths -> chọn New -> Key, đặt tên cho khóa mới là
tên_để_gọi_chương_trình_.exe. Ví dụ tôi muốn sau này mỗi khi gõ tudien vào hộp thoại Run rồi nhấn Enter là chương trình từ điển Lạc Việt sẽ được mở lên thì tôi đặt tên cho khóa này là tudien.exe.
Kế tiếp, các bạn nhấn đúp vào khóa mới tạo, trong phần cửa sổ bên phải, các bạn nhấn chuột phải -> chọn New -> String Value, đặt tên cho giá trị này là Path, sau đó nhấn đúp vào giá trị Path rồi ghi vào đường dẫn file thực thi của chương trình. Nếu vẫn sử dụng ví dụ trên thì tôi sẽ nhập vào đường dẫn là C:\Program Files\mtd2002\mtd2002EVA.exe.
Internet Explorer - Vô hiệu hóa khả năng thiết lập trang chủ:
Nếu bạn không thích việc người khác thay đổi một cách tùy tiện trang chủ được thiết lập trong trình duyệt Internet Explorer, hãy vô hiệu hóa khả năng này bằng sự thay đổi trong Registry như sau: mở cửa sổ Registry Editor rồi
tìm đến khóa HKEY_CURRENT_ USER\Software\Policies\
Microsoft\Internet Explorer\Control Panel. Trong phần cửa sổ bên phải, bạn nhấn chuột phải -> chọn New -> DWORD Value, đặt tên cho giá trị này là HomePage. Tiếp đó các bạn nhấn đúp vào giá trị mới tạo và gõ vào khung Value data số 1, cuối cùng nhấn OK.
Sau đó các bạn mở Internet Explorer lên, vào menu Tools -> Internet 啵 Options, ở thẻ General, các bạn sẽ thấy phần HomePage đã bị vô hiệu hóa.
Mozilla Firefox - Lưu giữ lại các trang web đang mở:
Một trong những tính năng hữu ích của Mozilla Firefox mà người sử dụng rất thích, đó là cho phép mở nhiều trang web trong một cửa sổ trình duyệt thông qua các tab. Tuy nhiên, cùng với việc đem lại cho người sử dụng cảm giác thoải mái trong quá trình lướt net, tính năng này cũng “giúp” cho chúng ta dễ dàng... tắt hết những trang web đang xem chỉ với một cái nhấn chuột vô tình vào nút X trên trình duyệt! Chính vì thế các bạn hãy vào menu Tools -> Options -> vào phần Advanced (đối với phiên bản Firefox 1.5 Beta 1 các bạn vào phần Tabs) và bảo đảm rằng ô Warn when closing multiple tabs trong đã được đánh dấu chọn.
Một tình huống khác được đặt ra: do một sự cố nào đó như cúp điện làm cho máy vi tính phải khởi động lại và thế là bạn không thể vào lại những trang web đang mở vì không nhớ nổi địa chỉ? Thật bất ngờ là cách thức để giải quyết tình huống này lại vô cùng đơn giản: đang khi duyệt web, để “backup” các tab đang được mở, các bạn vào menu Tools -> Options -> vào phần
General -> nhấn nút Use Current Pages -> OK. Bây giờ các bạn thử mở thêm một cửa sổ Firefox nữa xem, tất cả các tab đã “backup” đều được thể hiện đầy đủ.
Tạo công cụ học từ vựng trong Excel -
10/1/2005 9h:18
Có bao giờ các bạn nghĩ tới việc tạo công cụ học từ vựng trong Excel giống như các chương trình học
tiếng Anh không?
Đầu tiên bạn hãy tạo một file Excel mới và đặt tên là Timer (bạn có thể đặt tên khác). Bạn xóa hết các sheet, chỉ để lại một sheet và đặt tên là Data. Khối dữ liệu của chúng ta sẽ có 2 cột: Cột một là tựa đề, cột hai là nội dung. Chú ý là các hàng dữ liệu phải liên tục nhau.
Tiếp theo, chúng ta tạo một module và đặt tên là ModuleTimer (Hình 1) và nhập đoạn code 1. Ở đây chúng ta dùng hai hàm API là SetTimer và
KillTimer.
Tạo một form với tên là frmMain với thuộc tính ShowModal là False như hình 3 và thêm các đối tượng sau:
- TextBox txtTopic với thuộc tính WordWrap là True
- TextBox txtDescriptions với thuộc tính WordWrap là True
- 4 nút lệnh với tên lần lượt: cmdStart, cmdStop, cmdSetTime, cmdClose, với thuộc tính Caption lần lượt: Bắt đầu học, Ngừng học, Định thời gian, Đóng.(xem hình 2)
Và bây giờ bạn hãy nhập đoạn code 2 cho form frmMain. Bước cuối cùng, bạn hãy trở về màn hình soạn thảo Excel.
Cho hiện thanh công cụ Visual Basic (View->Toolbars->Control Toolbox), chọn Command Button (Hình 3) và đặt lên sheet Data (như hình 4), đặt tên là cmdHoc với thuộc tính Caption là Học. Sau đó nhấn đúp vào nút lệnh để nhập đoạn mã sau:
Private Sub cmdHoc_Click() frmMain.Show
End Sub
Bây giờ bạn hãy trở về màn hình soạn thảo Excel và tắt chế độ Design (nhấn vào biểu tượng thước Ê ke và cây viết), và hãy thử nhấn vào nút lệnh vừa tạo xem sao. Một công cụ học từ vựng thật đơn giản, phải không các bạn.
Hy vọng rằng bài viết này hữu ích cho các bạn.
Public Declare Function SetTimer Lib "user32"( ByVal HWnd As Long, ByVal nIDEvent As Long, ByVal uElapse As Long, ByVal lpTimerFunc As Long) As Long Public Declare Function KillTimer Lib "user32" ( ByVal HWnd As
Long, ByVal nIDEvent As Long) As Long
Public TimerID As Long
Public TimerSeconds As Single Public BLDefaul As Boolean Public StrTopic As String Public StrDes As String Public IntCount As Integer Public BLHaveStartTimer As Boolean
Sub StartTimer()
If BLDefaul = False Then
TimerSeconds = 3 ' Mặc định là 1 giây
End If
TimerID = SetTimer(0&, 0&,
TimerSeconds * 1000&, AddressOf TimerProc)
End Sub
Sub SetTime()
Dim VTime As Single Dim VAns As String BLDefaul = False
VAns = InputBox("Xin nhập vào thời gian (giây) cho timer ", "Định thời gian")
If Len(VAns) = 0 Then
MsgBox "Dữ liệu của bạn không có!", vbOKOnly, "Công cụ học từ vựng" Exit Sub End If Else IntCount = IntCount + 1 End If frmMain.txtTopic.Text = StrTopic frmMain.txtDescriptions.Text = StrDes DoEvents Exit Sub Thongbao1: Call EndTimer End Sub CODE 2
Private Sub cmdClose_Click()
If BLHaveStartTimer = True Then Call cmdStop_Click
End If End End Sub
' Nhằm bảo đảm nếu đã gọi Timer rồi thì sẽ không gọi nữa
Private Sub cmdSetTime_Click() Call SetTime
Call cmdStop_Click Call cmdStart_Click End Sub
Private Sub cmdStart_Click() If BLHaveStartTimer = False
BLDefaul = False Else VTime = CSng(VAns) TimerSeconds = VTime BLDefaul = True End If End Sub Sub EndTimer()
On Error Resume Next KillTimer 0&, TimerID End Sub
Sub TimerProc(ByVal HWnd As Long, ByVal uMsg As Long, ByVal nIDEvent As Long, ByVal dwTimer As Long)
'
' The procedure is called by Windows. Put your
' timer-related code here. '
On Error GoTo Thongbao1
If IntCount = 0 Then IntCount = 2
Then
Call StartTimer
BLHaveStartTimer = True End If
End Sub
Private Sub cmdStop_Click() Call EndTimer
BLHaveStartTimer = False End Sub
Private Sub UserForm_
QueryClose(Cancel As Integer, CloseMode As Integer) If CloseMode = vbFormControlMenu Then Cancel = True MsgBox "Xin bạn đóng bằng nút lệnh ĐÓNG!", vbOKOnly, "Công cụ học từ vựng" End If End Sub StrTopic = Application.Workbooks("Timer").
HÃY KIỂM TRA LẠI ĐĨA
Sheets("Data").Cells(IntCount, 1) StrDes = Application.Workbooks("Timer"). Sheets("Data").Cells(IntCount, 2) If Len(Trim(StrTopic)) = 0 Then IntCount = 2 StrTopic = Application.Workbooks("Timer"). Sheets("Data").Cells(IntCount, 1) StrDes = Application. Workbooks("Timer").Sheets("Data"). Cells(IntCount, 2) If Len(Trim(StrTopic)) = 0 Then BLHaveStartTimer = False Call EndTimer
Một bạn đọc tự giới thiệu "nguyên là chuyên gia nghiên cứu đĩa từ" đã có một số lời khuyên tốt về các đĩa mềm khởi động khẩn cấp và các đĩa cứu nguy của Windows và các chương trình khác: " Đừng quá tin là chúng còn tốt". Đĩa mềm để lâu ngày có thể gây hỏng hóc các sector. Muốn xác nhận chúng vẫn còn làm việc, bạn phải kiểm tra chúng vài tháng một lần - bằng cách khởi động PC từ đĩa mềm đó, hoặc đánh giá bằng công cụ quét đĩa: Trong Windows 98 và Me, bạn chọn
Start.Programs.Accessories.System Tools.ScanDisk. Trong Windows 2000 và XP, chọn Start.My
Computer, nhấn phải đĩa mềm đó, chọn Properties, và nhấn
Tools.Check Now.
Tạo phím tắt tùy chọn trong Word - 21/9/2005 9h:57
Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện nhanh tác vụ hơn là dùng chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời gian và chỉ có thể thực hiện đối với Word, không thể thực hiện trong PowerPoint hay Excel.
Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize. Sau đó, chọn vào thẻ Commands. Click vào menu KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại Customize Keyboard.
Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu phụ xổ xuống. Ví dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọn phần categories là File và phần commands là FileSaveAll.
Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần Current Keys. Còn nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím tắt cho tác vụ tại Press New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể Replace tổ hợp phím cho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím của