II. Thực trạng hoạt động nhập khẩu của Công ty Mesco trong những năm qua
2. Quá trình tổ chức hoạt động nhập khẩu của Công ty MESCO
Quy trình nhập khẩu của Công ty MESCO đợc thực hiện thông qua các b- ớc sau đây:
2.1. Nghiên cứu thị trờng
Việc nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc do hai phòng kế hoạch và đầu t kết hợp với phòng t vấn mua sắm và đầu t quốc tế tổ chức thực hiện. Hai phòng này có nhiệm vụ hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình điều tra nhu cầu thị tr- ờng về ngoài nớc, nghiên cứu kỹ đối tác nớc ngài về khả năng cung ứng hàng hoá dịch vụ, đặc tính của sản phẩm hàng hoá dịch vụ đó và giá cả công dụng của nó. Mọi thông tin về đối thủ cạnh tranh phải đợc phản ánh kịp thời để ban lãnh đạo có sách lợc đối phó với những biến động trên thị trờng.
2.2. Lập phơng án kinh doanh
Sau khi nghiên cứu kỹ thị trờng trong và ngoài nớc nắm rõ tình hình các mặt hàng bớc tiếp theo doanh nghiệp lập phơng án kinh doanh cụ thể cho mặt hàng đó. Phơng án kinh doanh phải lập cụ thể và chi tiết đồng thời dự kiến đợc các vấn đề phát sinh. Phơng án kinh doanh do ban lãnh đạo cấp cao của công ty lập ra dới sự t vấn đóng góp ý kiến của các phòng ban trong toàn công ty.
2.3. Đàm phán và ký kết hợp đồng
* Đàm phán
Phơng án kinh doanh đợc phê duyệt doanh nghiệp đã lựa chọn đợc đối tác cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra, các bên tiếp xúc với nhau qua bàn đàm phán để thơng thuyết hay mặc cả các vấn đề liên quan đến hàng hoá nh: giá cả, chất lợng, công dụng, địa điểm và thời gian giao hàng… sau khi cuộc đàm phán kết thúc các bên thống nhất đợc ý kiến bớc tiếp theo là ký kết hợp đồng.
Bản ký kết hợp đồng thông thờng đã đợc bên cung ứng soạn thảo sẵn với các điều khoản liên quan đến hàng hoá về vấn đề liên quan đến khiếu nại, khiếu kiện. Sau khi xem xét xong bản hợp đồng phù hợp với yêu cầu các bên ký kết vào bản hợp đồng quan hệ pháp lý đợc xác lập kể từ khi hai bên ký vào bản dự thảo hợp đồng và các bên có nghĩa vụ phải thực hiện đúng nh yêu cầu trong hợp đồng đã ký kết.
2.4. Tổ chức thực hiện nghĩa vụ hợp đồng
- Chuẩn bị hàng hoá: Đảm bảo phù hợp với hợp đồng, giao đúng thời hạn - Phiếu đóng gói: phải đợc lập thành một số bản, trong đó có 1 bản để ngay trong kiện hàng, bản còn lại gửi theo kèm chứng từ cho ngời mua và để khai báo hải quan nếu cần.
- Giấy chứng nhận phẩm chất
- Làm đầy đủ thủ tục và xin phép xuất khẩu
- Làm thủ tục hải quan để xin phép xếp hàng xuống tàu
- Bốc xếp hàng xuống tàu tại cảng đầu tiên theo quy định trong hợp đồng vận tải.
- Làm mọi thủ tục để nhận định thanh toán tiền hàng theo đúng quy định của hợp đồng mở L/C.
* Bên mua: Bên mua có nghĩa vụ sau: - Làm thủ tục xin phép nhập khẩu - Làm thủ tục mở L/C
- Sau khi mở L/C đôn đốc bên cung ứng thông báo về tình hình giao hàng, tin tàu
- Thuê tàu (nếu hợp đồng thoả thuận nghĩa vụ này thuộc ngời mua) - Mua bảo hiểm
- Làm thủ tục khai báo hải quan theo yêu cầu của nhà nớc
- Nhận hàng: Có thể trực tiếp nhận hàng hay nhận hàng qua cảng. Riêng đối với Công ty MESCO nhận hàng qua cảng.
- Kiểm tra hàng
- Thanh toán tiền hàng.
Trên đây là quy trình tiến hành nhập khẩu của Công ty MESCO. Quy trình này đợc tiến hành khá chặt chẽ và bài bản, mỗi giai đoạn đợc tập thể ban lãnh đạo nghiên cứu rõ ràng tỉ mỉ phù hợp với quy định của hợp đồng quốc tế. Qua đây cũng cho thấy nghiệp vụ xuất nhập khẩu của công ty ngày càng đợc hoàn thiện.