I. Nhận xét về hoạt động kinh doanh, công tác hạch toán lu chuyển hàng
1. Nhận xét chung về hoạt động kinh doanh
Ra đời trong nền kinh tế tập trung, hiện nay đang từng bớc đổi mới cách thức hoạt động để phù hợp với nền kinh tế thị trờng, Công ty PHS Hải Phòng đã có những bớc tiến đáng kể trong kinh doanh các mặt hàng sách và văn hoá phẩm mặc dù phải chịu những ảnh hởng không nhỏ của cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp. Tuy nhiên Công ty đã tiếp cận với những quy luật mới của nền kinh tế thị trờng và vận dụng chúng một cách linh hoạt vào quản lý tổ chức điều hành Công ty. Là doanh nghiệp hoạt động độc lập nên đây cùng có thể coi là một thuận lợi lớn của Công ty. Mặt dù vậy nhng thị trờng sách và văn hoá phẩm hiện nay có sự tham gia của rất nhiều đơn vị thuộc Sở giáo dục. Công ty sách và thiết bị trờng học, các nhà sách t nhân... đang ra sức thâm nhập vào thị trờng.
Mặc dù vậy với đội ngũ cán bộ công nhân viên yêu nghề, có trình độ năng lực vững vàng cùng với sự giúp đỡ của Tổng công ty PHS, Công ty Phát hành sách Hải Phòng đã đạt đợc nhiều thành quả. Mục tiêu của doanh nghiệp kinh doanh th- ơng mại là lợi nhuận thì doanh nghiệp luôn hoàn thành. Từ khi ra đời, doanh thu đạt đợc của Công ty năm sau cao hơn năm trớc. Bởi vì Công ty đã vận dụng chính sách giá cả một cách linh hoạt cho từng đối tợng. Chính điều đó làm cho sản lợng tiêu thụ của công ty luôn ở mức ổn định, kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 năm gần đây sẽ cho chúng ta thấy rõ điều đó. Nhìn vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, chúng ta thấy doanh thu của cả 2 năm đều đạt ở mức khá và năm 2002 cao hơn năm 2001, lợi nhuận năm 2002 lại thấp hơn 2001.
ĐVT: Triệu đồng
STT Chỉ tiêu Thực hiện 2001 Thực hiện 2002
1 Tổng doanh thu 18.653,00 20.347,00
2 Doanh thu thuần 18.653,00 20.347,00
3 Giá vốn hàng bán 15.829,00 17.824,00
4 Lợi nhuận gộp 2.824,00 2.523,00
5 Chi phí bán hàng 117,00 126,00
6 Lợi nhuận từ HĐKD 2.707,00 2.397,00
7 Tổng lợi nhuận trớc thuế 2.707,00 2.397,00
8 Lợi nhuận sau thuế 1.840,76 1.629,96
Điều này do nhiều nguyên nhân gây ra trong đó ngay trên bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chỉ ra là do giá vốn hàng bán tăng cao hơn. Bên cạnh chi phí bán hàng của năm 2002 cao hơn năm 2001 một mức không phải là nhỏ. Nh vậy Công ty đã quản lý cha tốt công tác bán hàng làm phát sinh nhiều chi phí bán hàng ngoài dự kiến, ở đây cũng cần nói thêm rằng Công ty đợc sự cho phép của Bộ Tài chính đã hạch toán gộp các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản chi phí bán hàng, cho nên chúng ta mới thấy chi phí bán hàng ở Công ty lớn đến vậy. Chi phí bán hàng ở cửa hàng đợc khoán cho từng cửa hàng cho nên có thể dẫn đến tình trạng lãng phí. Do vậy tình hình quản lý doanh nghiệp phải chặt chẽ hơn để có thể hạ đợc chi phí quản lý và chi phí bán hàng ở các cửa hàng trực thuộc.
Cùng với chính sách giá cả, Công ty đã và đang mở rộng thị trờng tiêu thụ. Công ty tiến hành ký kết nhiều hợp đồng bán buôn hơn, không chỉ giới hạn trong phạm vi nội thành mà còn mở rộng quy mô ra các huyện nhiều cửa hàng hơn nữa. Tuy nhiên do sự phân chia thị trờng của Tổng công ty PHS thông qua các Công ty PHS khu vực cho nên việc mở rộng thị trờng ra các tỉnh là khó thực thi. Về hình thức bán đại lý, Công ty cha thực hiện do vậy trong thời gian tới cần nhanh chóng
triển khai để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của dân c. Công tác bán lẻ hàng hoá đợc tổ chức hợp lý và ngày càng nâng cao ý thức phục vụ khách hàng, điều kiện cơ sở vật chất khang trang, sạch đẹp, thoáng mát cùng với đội ngũ nhân viên bán hàng nhiệt tình đã đem lại cho côg ty không những doanh thu cao mà còn có cả uy tín điều rất cần cho mọi doanh nghiệp trong thời kỳ kinh tế thị trờng.
Công ty đạt đợc những kết quả nh trên không chỉ của riêng một bộ phận phòng ban nào mà là sự đoàn kết thống nhất, nỗ lực hết mình của tất cả cán bộ công nhân viên, trong đó có sự đóng góp của Phòng kế toán với công tác tài chính kế toán. Phòng kế toán đã hoàn thành nhiệm vụ của một phòng chức năng: phản ánh, cung cấp, đầy đủ, chính xác thông tin về tình hình tài chính và kế toán của Công ty cho lãnh đạo để ra quyết sách đúng đắn. Đồng thời Công ty đã cố gắng và tiến bộ trong việc áp dụng chế độ kế toán phù hợp với điều kiện kinh doanh và yêu cầu quản lý. Tuy vậy, Công ty cần tiến hành cải cách công tác quản lý bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình làm việc nhằm phù hợp với chủ trơng của Đảng và Nhà nớc và tiến hành hội nhập kinh tế với thế giới.
2. Đánh giá công tác hạch toán
Với quy mô kinh doanh của mình, các nghiệp vụ phát sinh diễn ra hàng ngày tại Công ty PHS Hải Phòng rất nhiều nên hình thức kế toán phù hợp nhất đợc lựa chọn là hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Trong quá trình thực tập tại Công ty cũng nh bài viết trình bày, hình thức này đã chứng tỏ những u điểm của nó. Công ty sử dụng các bảng kê tập hợp hoá đơn GTGT là hoàn toàn thích hợp. Nó giúp cho nhân viên thống kê nhập số liệu từ các chứng từ dễ dàng và không tốn nhiều thời gian. Ngoài ra chứng từ nhập, xuất đợc phân định rõ ràng theo từng phơng thức bán hàng đã góp phần tạo điều kiện thuận tiện cho công tác kế toán lu chuyển hàng hoá.
Hệ thống tài khoản của Công ty tuân thủ các nguyên tắc và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Đợc phép của Bộ Tài chính các tài khoản sử dụng tại Công ty chi tiết đến cấp 4. Những tiểu khoản này đã cụ thể hoá đợc
nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Điều đó phù hợp với công việc hạch toán lu chuyển số lợng lớn và nhiều loại hàng hoá.
Về nội dung hạch toán lu chuyển hàng hoá, tuy cha phải thật hoàn hảo nhng nhìn chung Công ty đã có quá trình hạch toán phù hợp.
Công tác hạch toán đi liền với quá trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Công ty tổ chức luân chuyển chứng từ không hoàn toàn giống nh lí thuyết trình bày nh- ng lại phù hợp với yêu cầu công việc. Các chứng từ sổ sách kế toán đợc luân chuyển rõ ràng, đúng kỳ tiện lợi cho công tác kế toán và kiểm tra. Bên cạnh những u điểm, công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá tại công ty theo tôi còn những tồn tại cần khắc phục để qúa trình hạch toán tốt hơn.
Do công ty có hệ thống bán hàng rộng khắp trên địa bàn Hải Phòng, nên việc tập hợp chứng từ gốc để vào Nhật ký chứng từ hàng ngày gặp rất nhiều khó khăn . Các chứng từ gốc sẽ đợc tập hợp tại từng cửa hàng rồi cứ 10 ngày nộp lên cho Công ty. Chính thời gian kéo dài giữa nhng lần nộp chứng từ đã làm cho công tác kế toán lu chuyển hàng hoá không thể cập nhật hàng ngày nh trong lý thuyết. Việc vào các Nhật ký chứng từ phải làm từng 10 ngày một, nh thế kế toán lu chuyển hàng hoá phản ánh không thật kịp thời với nhịp độ xuất hàng hoá của các cửa hàng trực thuộc.
Trong hệ thống tài khoản đợc áp dụng tại công ty, mặc dù các tài khoản chi tiết cấp 4 nhng vẫn còn một số tài khoản cha thật cụ thể hoá. Quá trình hạch toán lu chuyển hàng hoá công ty là tổng hợp của nhiều số liệu từ các phơng thức bán hàng khác nhau, trong đó có cả hình thức thanh toán ngay và thanh toán sau. Cả hai hình thức trên đều đợc hạch toán ở TK 131, nh tôi dã trình bày ở phần thực trạng. Điều này giúp cho công tác kế toán đơn giản hơn nhng lại thiếu sát thực với từng cửa hàng và bạn hàng. Tài khoản công nợ này không đợc chi tiết cho từng của hàng hay tng bạn hàng mà chỉ phân theo khách hàng trả sau và của hàng trực thuộc. Điều này gây khó khăn cho kế toán công nợ khi xử lý lơng bạn hàng và các
cửa hàng trực thuộc quá nhiều. Bên cạnh đó việc đối chiếu của hàng hoá xuất bán và số nợ phải thu cũng không dễ dàng.
Lợng chứng từ của Công ty trong một tháng rất nhiều nên công tác lu trữ chứng từ đòi hỏi một số thời gian nhất định. Các chứng từ gốc này in ra theo mẫu của Tổng Công ty PHS đợc sự cho phép của Bộ Tài chính. Ngoài ra, sổ sách kế toán của Công ty đợc đánh số hiệu, ghi đề riêng, khác với lý thuyết và hệ thống chuẩn mực kế toán hiện hành. Tuy nhiên sự khác biệt không lớn lắm. Điều này không ảnh hởng tới công tác hạch toán nhng do không thống nhất hoàn toàn với hệ thống chung nên có thể Công ty sẽ gặp khó khăn khi tiến hành kiểm tra, kiểm toán khi có sự tham gia của ngời ngoài ngành.
Những nhợc điểm tôi vừa nêu không nhằm mục đích nào khác là góp phần hoàn thiện hơn công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá tại công ty PHS Hải Phòng để Công ty hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn.
ii. một số kiến nghị hoàn thiện công tác hạch lu chuyển hàng hoá tại Công ty PHS Hải Phòng.