III/ Kế toán chi tiết vậtliệu, công cụ dụng cụ.
2. Hạch toán chi tiết vậtliệu, dụng cụ.
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho cho từng thứ, từng loại về cả số l- ợng, chất lợng, chủng loại và giá trị. Hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ sẽ đáp ứng đợc những yêu cầu này.
Báo cáo thực tập Hiện nay, trong doanh nghiệp sản xuất việc hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện một trong các phơng pháp sau:
2.1Phơng pháp thẻ song song.
- Theo phơng pháp này , ở kho thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày của từng thứ, vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Thẻ kho do phòng kế toán lập cho từng loại (danh điểm ) vật liệu ở từng kho. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất - thủ kho ghi vào thẻ kho,s au khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chúng , cuối ngày tính ra số tồn kho . Sau đó tập hợp và phân loại các chứng từ rồi giao cho phòng kế toán thông qua phiếu giao nhận chứng từ .
- ở phòng kế toán : Sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập - xuất tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lợng và giá trị của từng vật liệu . Sổ chi tiết vật liệu đợc kết cấu nh thẻ kho nhng có thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lợng , giá trị cho từng danh điểm vật liệu.
- Hàng ngày, sau khi nhận các chứng từ ở kho , kế toán phải kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi chép trên sổ sách .
Định kỳ tiến hành kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp.
Phơng pháp này có những yêu điểm nhợc điểm sau :
+ Ưu điểm: Việc ghi sổ, đơn giản dễ dàng , kiểm tra đối chiếu số liệu , qủan lý chặt chẽ sự biến động của vật liệu theo số lợng và giá trị của chúng.
+ Nhợc điểm : ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, khối lợng công việc ghi chép lớn, nên chủng loại vật t nhiều việc xuất nhập cồng kềnh, chậm và hạn chế tính kiểm tra kịp thời của kế toán , công việc thờng dồn vào cuối tháng.
Sổ ( thẻ ) kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết
Báo cáo thực tập 2.2Phơng pháp đối chiếu luân chuyển
- ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép và phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu giống nh ở phơng pháp thẻ song song.
- ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép và phản ánh tổng hợp số vật liệu luân chuyển trong tháng cũng nh số tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật t theo chỉ tiêu số lợng và gía trị. Số đối chiếu luân chuyển đợc mở cho cả năm, mỗi loại vật liệu ở từng kho đợc ghi vào từng dòng trong sổ . Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ, phân loại chứng từ theo từng thứ tự vật liệu rồi lập ra bảng kê nhập - xuất- tồn kho bằng cả chỉ tiêu số lợng và giá trị. Kế toán dùng số liệu này để đối chiếu số liệu trên thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợp.
Những u điểm nhợc điểm
+ Khối lợng ghi chép giảm bớt vì chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Nhợc đỉêm : việc ghi chép vốn trùng lặp, công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc đối chiếu kiểm tra không kịp thời , hạn chế công tác quản lý và tính giá thành sản phẩm.
Sổ đối chiếu luân chuyển : Danh
điểm Loại vật liệu Đơn vị Số d đầu tháng SL TT
Sơ đồ :
Thẻ kho
Báo cáo thực tập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Bảng kê xuất
lu chuyển
Tổng hợp 2.3 / Phơng pháp sổ số d
Đặc điểm của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép kế toán tại phòng kế toán. Trên cơ sở đó , ở kho chỉ theo dõi về mặt số lợng còn ở phòng kế toán theo dõi về mặt gía trị, xoá bỏ việc ghi chép trùng lặp nh hai phơng pháp trên . Mặt khác tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho. Đảm bảo số lợng chính xác, kịp thời.
ở kho : Hàng ngày ,hoặc định kỳ từ 3-5 ngày sau khi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập - xuất phát sinh trong ngày trong kỳ, phân loại theo từng loại vậ liệu, dụng cụ. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi rõ số lợng, số liệu chứng từ của mỗi nhóm vật liệu vào sổ số d. Sổ số d kế toán mở cho từng kho ghi cả năm . Ghi số d xong , thủ kho chuyển giao cho kế toán và tính thành tiền.
Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách kho nào phải thờng xuyên từ 3-5 ngày xuống kho một lần để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhập chứng từ.
ở phòng kế toán : Khi nhận chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá chứng từ ( theo giá hạch toán ) tổng cộng số tiền và ghi chép vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ , đồng thời ghi vào cột số tiền trên bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn .
Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn vật liệu đợc mở cho từng kho , mỗi kho một cột. Số cột trong các phần nhập - xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào quy định của kế toán xuống kho thu nhận chứng từ . Cơ sở để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ nhập, chứng từ xuất.
Cuối tháng ,sau khi tính giá và ghi sổ số tiền nhập - xuất cuôi cùng trong tháng vào bảng,kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng tiền của từng nhóm hay
Báo cáo thực tập từng loại trên bảng luỹ kế. Đồng thời , kế toán tổng hợp toàn bộ giá trị vật liệu nhập-xuất kho trong tháng theo từng nhóm loại vật liệu ở bảng luỹ kế nhập- bảng luỹ kế xuất để ghi vào bảng kẻ tổng hợp nhập xuất -tồn kho vật liệu . Sau đó ,kế toán tính ra số tiền của từng nhóm ,loại vật liệu và ghi ngay vào bảng kẻ tổng hợp này.
Mặt khác ,cuối tháng khi nhận số d do thủ kho chuyển đến ,kế toán thực hiện tính giá thứ nhóm của từng loại vật liệu tồn kho theo giá hạch toán trên cơ sở đơn giá hạch toán để ghi vào sổ số d. Số liệu ở sổ số d đợc đối chiếu với số liệu ở bảng kê nhập -xuất -tồn kho vật liệu về giá trị của từng nhóm loại vật liệu tồn kho cuối tháng.Số liệu ở bảng kê nhập -xuất -tồn kho vật liệu phải đợc đối chiếu với số liệu ở sổ kế toán tổng hợp .
- Những u và nhợc điểm của phơng pháp sổ số d:
*Ưu điểm: Giảm đợc số lợt ghi sổ kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị và theo loại ,nhóm vật .Công việc đợc tiến hành đều trong tháng , tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp ,đảm bảo tính chính xác cao .
*Nhợc điểm:Việc theo dõi chi tiết từng nhóm ,loại vật liệu có trờng hợp sai sót ,nhầm lẫn thì việc đối chiếu ,kiểm tra , phát hiện tơng đối phức tạp .
*Điều kiện áp dụng: Phơng pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có chủng loại vật t khá lớn ,việc nhập -xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên hàng ngày , đã xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán ,hệ thống danh điểm vật liệu , trình độ của cán bộ quản lý và kế toán không thấp ,thủ kho có trách nhiệm cao.Có nh vậy mới đảm bảo tránh đợc sự nhầm lẫn sai sót.
Sơ đồ :
Thẻ kho
Báo cáo thực tập Phiếu giao nhận chứng từ Sổ số d Phiếu giao nhận chứng từ
Bảng kê nhập Bảng tổng hợp Bảng kê xuất N - X - TK
IV/ . kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, dụng cụ.
NLVL là tài sản lu động , thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp,việc mở tài khoản tổng hợp,ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hang tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng vào doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ.
Phong pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập-xuất-tồn kho các loại vật liệu,thành phẩm, công cụ dụng cụ... trên các tài khoản và sỗ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập-xuất hàng tồn kho. Nh vậy, việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng đợc căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo các đối t- ợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên liên tục tình hình nhập-xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hành tồn kho ma chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối tháng căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hangtồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căncứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng có nhu cầu khác nhau. Phơng pháp này đợc áp dụng trong những doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ.
A. Kế Toán tổng hợp NLVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. 1. Tài khoản sử dụng
Báo cáo thực tập TK 153- Công cụ dụng cụ (CCDC).
TK152,TK153 Số d: XX
+Giá gốc của NLVL, CCDC nhập kho mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khá.
+ Giá gốc của NlVL thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ ( doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ )
D : Giá trị NLVL, CCDC tồn kho cuối kỳ
+ Giá trị NLVL, CCDC xuất kho để sử dụng cho sản xuất kinh doan, thuê ngoài gia công , góp vốn liên doanh hoặc nh- ợng bán.
+ Giá trị NLVl, CCDC thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.
+ Kết chuyển giá trị của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ ( doanh nghiệp thực hiện kế toán tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ )
TK 152 đợc mở thành các tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 ....để kế toán chi tiết theo từng loại vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
TK 1521: Nguyên liệu vật liệu chính. TK1522: Nguyên liệu vật liệu phụ. TK1523: Nhiên liệu.
TK1524: Phụ tùng thay thế . ...
TK158: Vật liệu khác.
TK 151 - Hàng mua đang đi đờng : Tài khoản này dùng để phản ánh các loại vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đờng vận chuyển , ở bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng cha làm thủ tục nhập kho( chờ kiểm kê).
Báo cáo thực tập Kết cấu của TK 151- Hàng mua đang đi đờng
TK151 D: XX
+ Trị giá của vật t đang đi trên đờng. + Kết chuyển trị giá thực tế hàng đang đi đờng lúc cuối kỳ (theo phơng pháp kiêm kê định kỳ)
D cuối :
Giá trị hàng đang đi đờng lúc đầu kỳ ( theo phơng pháp kiểm kê định kỳ).
+Giá trị vật t, hàng hoá đang đi đờng đã nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tợng sử dụng hay khách hàng.
+ Kết chuyển trị giá thực tế hàng đang đi đờng lúc đầu kỳ ( theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ).
- Kế toán chi tiết TK 153 - Công cụ dụng cụ phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ, công cụ dụng cụ. Trờng hợp công cụ dụng cụ xuất dùng vào sản xuất kinh doanh có giá trị lớn, có tác dụng cho nhiều năm thì có thể áp dụng theo phơng thức phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh của các năm.
- TK153 - Công cụ dụng cụ đợc theo dõi chi tiết cho từng loại công cụ, dụng cụ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
2. Ph ơng pháp kế toán .
2.1 Kế toán tăng a) Tăng do mua
Nếu là mua hàng trong nớc
• Khi mua nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho : ( hàng và hoá đơn cùng về )
+ Đối với nguyên liêụ, vật liệu, công cụ dụng cụ chịu thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ ghi:
Báo cáo thực tập Nợ TK153 : Công cụ , dụng cụ
Nợ TK 133: Thuế GIGT đợc khấu trừ ( TK1331) Có TK 111: Tiền mặt ( Tổng giá thanh toán ) Có TK 112: Tiền gửi ( Tổng gía thanh toán )
Có TK 141: Thanh toán bằng tiền tạm ứng ( Tổng gía TT) Có TK331: Phải trả ngời bán ( Tổng giá thanh toán )... + Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ dùng vào sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT và tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc các hoạt động phúc lợi, dự án,ghi:
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu.
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ ( Tổng giá thanh toán ). Có TK 111,112,141,331...( Tổng gía thanh toán ).
• Nếu hàng mua thanh toán tiền sớm thì đợc hởng chiết khấu thanh toán
( chiết khấu thanh toán là số tiền ngời bán thởng cho ngời mua) tính vào doanh thu hoạt động tài chính .
Nợ TK 331: Phải trả ngời bán n Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
Nợ TK 1388: mới thoả thuận cha thanh toán Có TK 515: doanh thu hoạt động tài chính.
• Trờng hợp hàng mua về nhng cha có hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính:
Nợ TK 152,153 - ghi theo giá tạm tính Có TK 331- Phải trả ngời bán.
Khi nhận hoá đơn, tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế ( giá ghi trên hoá đơn).
+ Nếu giá ghi trên hoá đơn lớn hơn giá tạm tính : ghi bút toán đen: Nợ TK 152, 153 ( Phần chênh lệch lớn hơn)
Báo cáo thực tập Có TK331
+ Nếu giá ghi trên hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính: Ghi bút toán đỏ : Nợ TK 152,153 (Phần chênh lệch nhỏ hơn).
Có TK331
• Trờng hợp doanh nghiệp đã nhận đợc hoá đơn mua hàng nhng nguyên
liệu, vật liệu,công cụ dụng cụ còn đang đi đờng thì kế toán lu đơn vào một tập hồ sơ riêng “ Hàng mua đang đi đờng ” khi về kho sẽ ghi sổ:
+ Nếu hàng về nhập kho ngay trong tháng: Nợ TK 152,153
Có TK 111,112,331,141... + Nếu cuối tháng hàng vẫn cha về nhập kho :
Nợ TK 151
Có TK 111,112,331,141.... + Sang tháng hàng về nhập kho :
Nợ TK152,153
Có TK111,112,331...
• Các chi phí thu mua bốc xếp , vận chuyển, nguyên liêiụ vật liệu, công cụ dụng cụ từ nơi mua đến doanh nghhiệp, trờng hợp nguyên liệu , vật liệu công cụ dụng cụ dùng vào sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT và tính theo phơng pháp khấu trừ ghi:
Nợ TK152: Nguyên liệu, vật liệu. Nợ TK153: Công cụ, dụng cụ. Có TK 133:
Có TK 111,112,141,331....
• Nguyên liệu, vật liệu,công cụ dụng cụ mua về không đúng chất lợng, qui cách phẩm chất theo hợp đồng đã ký kết phải trả lại cho ngời bán hoặc ngời bán giảm giá khi xuất kho trả lại hoặc giảm giá, ghi:
Báo cáo thực tập Có TK152: Nguyên liệu vật liệu.
Có TK153: Công cụ dụng cụ.
Có TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ . b) Tăng do phát hiện thừa.
- Nếu thừa so với hoá đơn ghi theo hoá đơn. Có 2 cách ghi : + Cách 1: ghi theo số thực nhập.
Nợ TK152, TK153: theo giá trị thực nhập. Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ. Có TK331: Tổng số tiền thanh toán. Xử lý giá trị thừa :
Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết. Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ. Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. Có TK153: Công cụ , dụng cụ. Mua lại số hàng thừa viết hoá đơn:
Nợ TK 3381: Nợ TK133
Có TK111,112,331,141....
+ Cách 2: Số tiền thừa giữ hộ ngời bán ghi theo số hoá đơn Giá trị thừa - Nợ TK 002: Vật t,hàng hoá nhận giữ hộ, Giá trị trả lại cho ngời bán - Có TK 002 gia công