Tại Công ty một nhân viên kế toán phải kiêm nghiệm nhiều phần hành kế toán khác nhau dẫn đến mất đi quan hệ đối chiếu giữa các phần hành kế toán độc lập, hạn chế khả năng chuyên sâu của mỗi nhân viên kế toán đối với phần hành cụ thể của mình. Công ty nên giảm bớt khối lợng công việc một kế toán phải kiêm nhiệm bằng cách tuyển thêm lao động kế toán. Trớc khi tuyển thêm, Công ty cần sắp xếp lại công việc của các nhân viên kế toán trong Công ty cho phù hợp với khả năng, từ đó xác định vị trí công việc còn thiếu để lựa chọn ngời mới cho phù hợp.
Công ty áp dụng hình thức CTGS là hợp lý, nhng hàng tháng kế toán chỉ lập CTGS một lần vào cuối tháng, làm công việc kế toán bị dồn vào cuối tháng. Vì vậy, để tránh tồn đọng công việc vào cuối tháng kế toán nên định kỳ 5-10 ngày lập CTGS một lần nhằm phân phối đều công việc kế toán trong tháng.
3.2.2. Về công tác quản lý nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty Cổ phần bao bì và in nông nghiệp chiếm 70 -80% trong tổng giá thành sản phẩm. Ngoài ra nguyên vật liệu của ngành in có đặc điểm là rất đa dạng, phong phú về chủng loại cũng nh giá cả. Do đó việc quản lý giá trị nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng trong việc tính giá thành sản phẩm. Nó đòi hỏi phải chính xác, tiết kiệm.
Hiện nay công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần bao bì và in nông nghiệp cha đợc khoa học, nguyên vật liệu chỉ đợc mua vào khi đã ký kết hợp đồng với khách hàng, vì vậy nhiều khi làm ảnh hởng đến việc sản xuất kinh doanh của Công ty. Do đó, để có thể đạt hiệu quả tối u, nhằm giảm thấp chi phí, tiết kiệm nguyên vật liệu, em xin đề xuất biện pháp sau:
Trên cơ sở kế hoạch cũng nh thực tế sản xuất trong tháng, Công ty phải xây dựng đợc kế hoạch cung ứng, dự trữ các nguyên vật liệu chính cho sản xuất tránh tình trạng bị ép giá, lỡ kế hoạch sản xuất. Muốn vậy, đơn vị phải nghiên cứu ứng dụng sử dụng vốn hợp lý, xây dựng kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu phù hợp, nắm bắt nguồn hàng với giá cả thu mua hợp lý sẽ giảm bớt đáng kể thực tế của vật liệu nhập kho, làm giảm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Tuy nhiên việc bảo quản, giữ gìn giấy trong kho là một công việc tơng đối khó khăn vì giấy dễ hút ẩm, làm giảm chất lợng của giấy xuất dùng. Hơn nữa, việc bố trí kho do dự trữ giấy là rất kho do diện tích mặt bằng sản xuất của Công ty khá nhỏ hẹp. Do đó doanh nghiệp cần tính toán chính xác số lợng vật liệu cần dự trữ sao cho vừa đảm bảo cung cấp cho sản xuất, vừa sử dụng hiệu quả vốn lu động, tránh ứ đọng vốn, vật t ở khâu dự trữ, đồng thời phải phù hợp với điều kiện của Công ty, giảm bớt chi phí bảo quản.
Công ty có thể áp dụng công thức sau để tính lợng nguyên vật liệu cần dự trữ:
Vdt = V p * P * T Trong đó:
Vdt: Vật t cần dự trữ
V p: Vật t tiêu hao trung bình 1 trang in tiêu chuẩn (13 * 19) P : Số trang in tiêu chuẩn trung bình trong 1 tháng.
Công ty nên tiến hành dự trữ đối với một số loại vật liệu chính hay sử dụng và giá cả thờng xuyên biến động. Đối với một số loại vật liệu có giá cả ổn định mua từ các nhà cung cấp có quan hệ lâu dài, uy tín thì Công ty không cần phải dự trữ nhiều.
Ngoài ra do đặc thù sản xuất của ngành nên số lợng nguyên vật liệu Công ty sử dụng tơng đối nhiều kích cỡ, chủng loại, chất lợng khác nhau. Để quản lý đợc đầy đủ các loại nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, kế toán Công ty nên mở Sổ danh điểm nguyên vật liệu. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, mã số qui cách, số hiệu, đơn vị tính của từng nguyên vật liệu theo mẫu sau:
Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cách NVL
Đơn vị tính Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL