Bƣớc 1: Kiểm soát quy trình cập nhật chứng từ kế toán.
Trước khi lập BCĐKT, nhân viên kế toán cần phải phản ánh toàn bộ các chứng từ kế toán hợp pháp vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết có liên
Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Đối chiếu Ghi hàng ngày
quan như: sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung, sổ Cái.
Ví dụ về kế toán tiền mặt tại quỹ: Ngày 17/12/2010 mua nguyên liệu của cửa hàng Thập Thành số tiền: 22.200.000 đồng.
+ Khi trả tiền cho cửa hàng Thập Thành kế toán ghi phiếu chi với lý do: Mua nguyên liệu nhập kho.
+ Căn cứ vào phiếu chi kế toán vào sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung, sổ Cái TK 111.
+ Căn cứ vào sổ cái TK 111, cuối năm kế toán vào Báo cáo tài chính cả năm.
Trước khi sử dụng thông tin trên hệ thống sổ để lập BCĐKT đơn vị phải thực hiện các biện pháp cụ thể để kiểm soát thông tin trên sổ kế toán.
Phương pháp tiến hành như sau:
-Sắp xếp các chứng từ kế toán theo trật tự của hình thức ghi sổ Nhật ký chung.
-Đối chiếu nội dung kinh tế của chứng từ với nội dung kinh tế của các nghiệp vụ được phản ánh trong Nhật ký chung.
-Kiểm soát ngày chứng từ trên chứng từ kế toán với ngày chứng từ trên sổ Nhật ký chung.
-Kiểm soát quan hệ cân đối (Tổng tiền ghi Nợ bằng tổng tiền ghi Có)
Bƣớc 2: Khoá sổ kế toán và thực hiện các bút toán kết chuyển trung gian
Thực hiện các bút toán kết chuyển nghĩa là: Ghi sổ kết chuyển các TK không có số dư vào các TK liên quan như: TK511,632,635,642,711,911…
Phương pháp kết chuyển:
-Kết chuyển các loại doanh thu, thu nhập từ các TK loại 5, loại 7 sang bên Có của TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”
-Kết chuyển các loại chi phí từ loại 6, loại 8 (trừ các TK 621, 622, 627) đối ứng sang bên Nợ TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”.
Bƣớc 3: Sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển trung gian ta tiến hành lập Bảng cân đối số phát sinh. Việc lập Bảng cân đối số phát sinh
nhằm mục đích:
-Kiểm tra tính cân đối giữa tổng số dư Nợ và số dư Có đầu kỳ, tổng số phát sinh Nợ và Có trong kỳ, Tổng số dư Nợ và Có cuối kỳ của các tài khoản thể hiện trên BCĐKT.
-Đối chiếu số dư đầu kỳ(SDĐK), số phát sinh trong kỳ (SPS), số dư cuối kỳ (SDCK) của từng tài khoản phản ánh trên BCĐKT với SDĐK, cộng phát sinh trong kỳ, SDCK trên từng sổ cái TK tương ứng.
-Kiểm tra sự phù hợp số liệu giữa Sổ cái TK với sổ chi tiết TK bằng cách in bảng tổng hợp số dư chi tiết, sau đó đối chiếu số liệu giữa SDĐK, SPS, SDCK trên BCĐKT với các số liệu trên bảng tổng hợp số dư chi tiết.
Bƣớc 4: Lập Bảng cân đối kế toán.