3. HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG
3.2. Quy trình thực hiện dịch vụ
(1) : Khách hàng có nhu cầu thuê dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ liên hệ trực tiếp với trưởng phòng giao nhận, thông báo yêu cầu của công việc. Cung cấp cho trưởng phòng giao nhận những thông tin cần thiết để lên tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu như thông tin về hàng hóa, hợp đồng ngoại thương(contract), booking note (đối với hàng xuất), bill of loading (vận đơn đường biển) hay Airway bill (Giấy gửi hàng đường không), lệnh giao hàng,… Thông thường sau khi hai bên thỏa thuận và đồng ý thực hiện thì khách hàng sẽ gửi email hoặc điện thoại thông báo về những thông tin này. Đồng thời khách hàng sẽ tiến hành gửi bộ chứng từ trên thông qua bưu điện bằng chuyển phát nhanh tới cho trưởng phòng giao nhận công ty Tuấn Hiệp.
(2) : Sau khi nhận được email của khách hàng, trưởng phòng giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra những thông tin về lô hàng và chuyển cho nhân viên chứng từ để lên tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu (đối với hàng xuất) và tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu (đối với hàng nhập).
(3) : Nhân viên chứng từ căn cứ vào những thông tin về lô hàng sẽ lên tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu hoặc tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu, tính thuế và áp mã hàng hóa (mã H/S) cho từng loại hàng hóa của lô hàng. Sau đó sẽ đưa lại cho trưởng phòng giao nhận kiểm tra.
(4) : Sau khi trưởng phòng giao nhận kiểm tra tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu hay tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu xong, nếu không đúng với yêu cầu sẽ yêu cầu nhân viên chứng từ làm lại. Nếu đã đúng với yêu cầu trưởng phòng giao nhận sẽ gửi cho khách hàng thông qua email của khách hàng và điện thoại thông báo để khách hàng kiểm tra.
(5) : Sau khi khách hàng kiểm tra xong, nếu đồng ý với cách tính thuế và cách áp mã hàng hóa trên tờ khai thì sẽ điện thoại thông báo đồng ý cho trưởng phòng giao nhận biết để đi làm thủ tục hải quan. Nếu khách hàng không đồng ý với mức thuế đã tính và cách áp mã hàng hóa sẽ yêu cầu trưởng phòng giao nhận tính thuế lại và áp lại mã hàng hóa (quay trở lại bước 2).
(6) : Sau khi đã nhận được thông báo đồng ý của khách hàng và nhận được bộ chứng từ về hàng hóa mà khách hàng đã gửi qua đường bưu điện. Trưởng phòng giao nhận phải kiểm tra lại bộ chứng từ xem những thông tin về hàng hóa có giống với những thông tin mà khách hàng đã gửi email không. Nếu thấy giống thì sẽ chuyển cho nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu để tiến hành đi khai báo hải quan.
(7) : Nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan để trình hải quan.
• Đối với hàng hóa nhập khẩu theo hợp đồng thương mại bộ hồ sơ hải quan bao gồm :
- Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu theo mẫu HQ2002-NK : 02 bản chính
- Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản chính và 01 bản sao
- Hợp đồng ngoại thương (Contract) hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng : 01 bản sao (trừ hàng hóa xuất nhập khẩu để thực hiện gia công với thương nhân nước ngoài; hàng hóa xuất nhập khẩu theo loại hình xuất nhập khẩu biên giới; hàng hóa xuất nhập khẩu nhằm mục đích thương mại của tổ chức nhưng không phải là thương nhân)
- Vận tải đơn (Bill of lading) : 01 bản coppy chính của các bản vận tải đơn có ghi chữ coppy hoặc 01 bản sao chụp từ bản gốc (trừ hàng hóa xuất nhập khẩu biên giới)
o Chứng từ tùy thuộc : Tùy vào từng trường hợp cụ thể, bộ hồ sơ nhập khẩu được bổ sung thêm các chứng từ sau:
- Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List) đối với lô hàng có nhiều loại hoặc đóng gói không thống nhất : 01 bản chính và 01 bản sao
- Trường hợp hàng thuộc diện phải kiểm tra nhà nước về chất lượng : 01 bản chính giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan quản lý nhà nước về chất lượng cấp
- Trường hợp hàng hóa được giải phóng hàng trên cơ sở kết quả giám định : 01 bản chính chứng thư giám định
- Tờ khai trị giá tính thuế : 01 bản chính tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu
- Trường hợp hàng hóa có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật (giấy phép của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải nhập khẩu theo quy định của pháp luật) : 01 bản chính nếu nhập khẩu một lần hoặc 01 bản sao kèm theo bản chính để xuất trình nếu nhập khẩu nhiều lần
- Đối với hàng hóa được hưởng mức thuế xuất ưu đãi phải có giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) : 01 bản gốc và 01 bản sao
- Các giấy chứng nhận khác đối với từng mặt hàng cụ thể.
• Đối với hàng hóa xuất khẩu theo hợp đồng thương mại bộ hồ sơ hải quan gồm: o Chứng từ bắt buộc
- Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu : 02 bản chính
- Hóa đơn thương mại ( Invoice) : 01 bản chính
- Hợp đồng ngoại thương (Contract) : 01 bản sao
o Chứng từ tùy thuộc : Tùy từng trường hợp cụ thể bộ hồ sơ hàng hóa xuất khẩu được bổ sung thêm các chứng từ sau:
- Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List) đối với hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất : 01 bản chính
- Giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật : 01 bản chính nếu xuất khẩu một lần hoặc 01 bản sao và phải xuất trình bản chính khi xuất khẩu nhiều lần
- Đối với hàng hóa xuất khẩu theo loại hình nhập nguyên liệu để sản xuất xuất khẩu, hàng gia công : 01 bản chính bản định mức sử dụng nguyên liệu của mã hàng hóa
- Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể. (8) : Quy trình làm thủ tục hải quan tại cơ quan hải quan :
Đối với lô hàng miễn kiểm thì sẽ không cần phải qua khâu kiểm hóa, sau khi tính thuế xong sẽ chuyển qua nhân viên thư ký để xác nhận đã làm thủ tục hải quan. Khi tờ khai hàng hóa xuất - nhập khẩu đã được đóng dấu “thông quan” có nghĩa là mọi quy trình thủ tục hải quan đã hoàn tất.
Sau khi hoàn tất mọi thủ tục hải quan, tùy theo yêu cầu của khách hàng công ty
Tuấn Hiệp sẽ đảm nhận luôn cả việc vận chuyển hàng hóa hay giao tờ khai hải quan
hàng hóa xuất - nhập khẩu cho khách hàng tự đi vận chuyển hàng.
(9) : (Nếu khách hàng thuê công ty vận chuyển hàng) Nhân viên giao nhận sẽ vào thương vụ và in phiếu giao nhận container rồi đưa cho trưởng phòng điều hành sắp xếp phương tiện vận chuyển (đối với hàng nhập). Đối với hàng xuất thì công ty Tuấn Hiệp sẽ vận chuyển hàng từ kho khách hàng ra cảng và thanh lý hải quan, vào sổ tàu. Kết thúc công ty Tuấn Hiệp sẽ gửi lại khách hàng bộ tờ khai hải quan hàng hóa xuất - nhập khẩu và các hóa đơn thương mại để yêu cầu khách hàng thanh toán tiền dịch vụ.
