2. Thanh toán bù trừ điện tử và liên hàng tự động:
2.1.5 Xử lý và hạch toán các lệnh thanh toán trong thanh toán bù trừ điện tử:
Kê toan viên thanh toan bu trư điên tư co trach nhiêm chuyên đôi tât ca cac chưng tư thanh toan (bao gôm ca chưng tư băng giây, chưng tư điên tư) liên quan đên thanh toan bu trư điên tư sang chưng tư điên tư dươi dang lênh thanh toan (theo mâu phụ lục). Lênh thanh toan đươc lâp riêng cho tưng chưng tư thanh toan.
Trên lênh thanh toan gưi đi thanh toan bu trư điên tư phai co đây đu chư ky điên tư cua nhưng ngươi co liên quan chiu trach nhiêm vê tinh chinh xac cua dư liêu trên chưng tư (Giam đôc hoăc ngươi đươc uy quyên, Trương phong kê toan hoăc ngươi đươc uy quyên va kê toan viên thanh toan bu trư).
Căn cư vao cac Lênh thanh toan đa đươc lâp chuyên đi Ngân hang chu tri trong phiên thanh toan bu trư điên tư, Kê toan viên thanh toan bu trư lâp "Bang kê cac lênh thanh toan chuyển đi Ngân hang chu tri" (mâu phụ lục). Đên thơi điêm giao dich cua phiên thanh toan bu trư điên tư, cac Ngân hang thanh viên truyên cac Lênh thanh toan cung vơi Bang kê cac lênh thanh toan chuyển đi Ngân hang chu tri tơi Ngân hang chu tri đê tiên hanh xư ly thanh toan bu trư điên tư. Xư ly va hach toan cac lênh thanh toan như sau:
* Đối với các lệnh thanh toán gửi đi ngân hàng chủ trì:
Do tại Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang, chuyển đi thanh toán bù trừ chỉ phát sinh đối với hình thức thanh toán Ủy nhiệm chi nên việc hạch toán do các giao dịch viên tại quầy thực hiện, kế toán thanh toán bù trừ điện tử chỉ tiếp nhận chứng từ của giao dịch viên và lập lệnh thanh toán, sau khi các lệnh thanh toán đã được duyệt bởi kiểm soát và chủ tài khoản thì kế toán viên thanh toán bù trừ tạo file truyền qua cho Ngân Hàng Nhà Nước để tiến hành thanh toán. Khi truyền file các chứng từ bù trừ đi kế toán viên thanh
toán bù trừ in các lệnh thanh toán và bảng kê các lệnh thanh toán gửi đi ngân hàng chủ trì. Cách thức hạch toán cụ thể là:
- Đối với lệnh chuyển nợ: (ít phát sinh) Nợ TK tiền gửi thanh toán bù trừ
Có TK các khoản chờ thanh toán khác
- Đối với các lệnh chuyển có (phát sinh chủ yếu là Ủy nhiệm chi)
Nợ TK thích hợp (TKTG khách hàng/TK chuyển tiếp 270301011) Có TK tiền gửi thanh toán bù trừ
Ví dụ:
Ngày 18/04/2005 bộ phận kế toán liên hàng quét các điện IBT về trong đó có món với nội dung như sau:
- Ngân hàng gửi điện: Ngân Hàng Ngoại Thương Kiên Giang - Ngân hàng nhận điện: Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang
- Người trả tiền: Công ty Nông Lâm Sản Kiên Giang (có tài khoản tại Ngân Hàng Ngoại Thương Kiên Giang).
- Người hưởng: Hợp Tác Xã Dịch Vụ Vận Tải Bình Khánh (có tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn An Giang).
- Số tiền giao dịch là: 90.000.000 VND với nội dung là chuyển tiền tạm ứng. - Tài khoản ghi có là 270301011 – Chuyển tiền đến chờ chuyển tiếp.
Điện IBT trên có nghĩa là tại chi nhánh Ngân Hàng Ngoại Thương Kiên Giang đã tiến hành hạch toán ghi có vào tài 270301011 khi thực hiện giao dịch với khách hàng của mình (Công ty Nông Lâm Sản Kiên Giang). Do Ngân hàng người hưởng khác địa phương và khác hệ thống với chi nhánh Ngân Hàng Ngoại Thương Kiên Giang nên chuyển đi thanh toán bù trừ ngoài tỉnh sẽ tốn phí cao nên chi nhánh Kiên Giang đã chuyển đến chi nhánh An Giang để nhờ chuyển tiếp cho người hưởng có tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn An Giang thông qua thanh toán bù trừ
tại Ngân hàng Nhà nước An Giang. Tại chi nhánh An Giang sẽ tất toán tài khoản 270301011 chuyển đi bù trừ với bút toán cụ thể như sau:
Nợ TK 270301011: 90.000.000 VND Có TK 120101002: 90.000.000 VND
Đối với các món đi bù trừ ngoài tỉnh có số tiền lớn hơn 500 triệu thì phải lập thêm bảng kê 11 kèm theo Ủy nhiệm chi chuyển qua Ngân Hàng Nhà Nước để tiến hành bù trừ ngoài tỉnh.
* Đối với các lệnh thanh toán nhận về từ ngân hàng chủ trì:
Sau khi các lệnh thanh toán và bảng kết quả thanh toán bù trừ đã được duyệt bởi kiểm soát và chủ tài khoản thì kế toán viên thanh toán bù trừ điện tử có trách nhiệm in các lệnh thanh toán (hệ thống tự động in 2 liên, 1 liên ngân hàng giữ và liên còn lại giao cho khách hàng) cùng với bảng kết quả thanh toán bù trừ sau đó kiểm tra các yếu tố của lệnh thanh toán và bảng kết quả thanh toán bù trừ (phụ lục 05), nếu không có gì sai sót thì xử lý hạch toán các lệnh thanh toán nhận về đồng thời in điện xác nhận kết quả thanh toán bù trừ do ngân hàng chủ trì gửi đến (phụ lục 07).
- Căn cư vao cac Lênh thanh toan nhân đươc va đa qua kiêm soat: cac lênh thanh toan nhận về chủ yếu là các lệnh chuyển có, hạch toán cụ thể như sau:
+ Đôi vơi Lênh chuyên Co:
Nơ TK: tiên gưi thanh toan bu trư Co TK: Thich hơp
+ Đối với lệnh chuyển nợ: Nơ TK: Thich hơp
Co TK: tiên gưi thanh toan bu trư TK thích hợp có thể là
+ TKTG của khách hàng trong trường hợp khách hàng thực hiện các giao dịch chuyển tiền mà phải thông qua thanh toán bù trừ.
Ví dụ:
Ngày 18/04 kế toán viên thanh toán bù trừ nhận được lệnh thanh toán do Ngân hàng chủ trì gửi đến với nộidung như sau:
- Ngân hàng gửi lệnh: Nông nghiệp và Phát triển nông thôn An Giang - Ngân hàng nhận lệnh: Ngoại thương An Giang
- Người trả tiền: chi nhánh công ty cổ phẩn Bảo vệ Thực vật An Giang tại Phú Tân
- Người hưởng: Công ty cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang - Nội dung là chuyển tiền về công ty số tiền 656.000.000 đồng Khi nhận được lệnh thanh toán trên thì hạch toán như sau: Nợ TK 120101001: 656.000.000 đồng
Có TKTG Cty CP BVTV AG: 656.000.000 đồng
+ TK Trung gian Module LN – 270310005 trong trường hợp khách hàng chuyển tiền trả lãi vay cho Ngân hàng. Sau khi nhận được các lệnh thanh toán về các khoản này thì kế toán viên thanh toán bù trừ sẽ thông báo cho bộ phận kế toán tiền vay để tiến hành hạch toán thu lãi.
+ TK Sai lầm trong thanh toán bù trừ - 270302261 trong trường hợp các lệnh thanh toán nhận về bị sai số tài khoản hoặc tên đơn vị hưởng. Khi phát sinh các khoản này thì kế toán viên thanh toán bù trừ sẽ treo ở tài khoản trên và khi các giao dịch tra soát đã thực hiện xong và đã điều chỉnh xong các sai lầm thì sẽ hạch toán vào tài khoản của người hưởng.
Ví dụ:
Ngày 04/04 2005 kế toán viên thanh toán bù trừ nhận về lệnh thanh toán nhưng bị sai số tài khoản đơn vị hưởng với số tiền là 480.000 đồng, trước khi chờ đợi tra soát kế toán viên thanh toán bù trừ sẽ hạch toán vào tài khoản 270302261 để theo dõi.
Nợ TK 120101001: 480.000 đồng Có TK 270302261: 480.000 đồng
Ngày 18/04/2005 sau khi đã tra soát và điều chỉnh xong Ngân hàng chủ trì hoàn trả lại lệnh thanh toán thì tiến hành hạch toán vào tài khoản người hưởng
Nợ TK 270302261: 480.000 đồng Có TKTG người hưởng: 480.000 đồng
- Đên cuôi ngay (phiên 3) thi kê toan thanh toan bu trư in thêm Bang tông hơp kêt qua thanh toan bu trư điên tư do Ngân hang chu tri gưi đên (phu luc 08):
+ Nêu sô tiên chênh lêch trong thanh toan bu trư la phai tra: Nơ TK: tiên gưi hanh toan bu trư
Co TK: Tiên gưi tai Ngân hang chu tri
+ Nêu sô tiên chênh lêch trong thanh toan bu trư điên tư la phai thu: Nơ TK: Tiên gưi tai Ngân hang chu tri
Co TK: tiên gưi thanh toan bu trư
Sau khi hạch toán thì tài khoản tiền gửi thanh toán bù trừ cuối ngày sẽ hết số dư, nếu không hết số dư thì kế toán viên thanh toán bù trừ phải kiểm tra và điều chỉnh kịp thời. Đối với các lệnh thanh toán bị từ chối thanh toán bù trừ thì kế toán giao dịch hủy chứng từ giao dịch để qua ngày hôm sau hạch toán lại và chuyển đi thanh toán bù trừ lại.