3. Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp:
3.2. Phịng kỹ thuật và phịng KCS :
- Nhân sự gồm 9 người, trong đĩ cĩ một trưởng phịng và một phĩ phịng. - Chức năng và nhiệm vụ : nghiên cứu, quản lý tồn bộ các vấn đề liên quan đến kỹ thuật sản xuất và chất lượng sản phẩm, nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới.
3.3. Phịng điều phối sản xuất :
- Nhân sự gồm 04 người, trong đĩ cĩ một trưởng phịng.
- Chức năng và nhiệm vụ : Theo dõi, quản lý tiến độ sản xuất của các phân xưởng, theo dõi nhập xuất vật tư.
3.4. Phịng kinh doanh tiếp thị :
- Nhân sự gồm cĩ 06 người, trong đĩ cĩ một trưởng phịng.
- Chức năng và nhiệm vụ : Theo dõi và cung cấp vật tư kịp thời cho sản xuất, tìm kiếm thị trường tiêu thụ.
3.5.Phịng tổ chức hành chánh :
- Nhân sự gồm cĩ 05 người, trong đĩ cĩ một trưởng phịng.
- Chức năng và nhiệm vụ : quản lý nhân sự, lao động tiền lương và hành chánh bảo vệ.
3.6. Phịng kế tốn :
- Nhân sự gồm cĩ 04 người, trong đĩ cĩ một trưởng phịng.
- Chức năng và nhiệm vụ : Quản lý việc sử dụng vốn, tổ chức hạch tốn kế tốn theo pháp luật nhà nước quy định, tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính.
3.7. Các phân xưởng sản xuất trực tiếp :
- Phân xưởng sản xuất cĩ nhiệm vụ quản lý các máy mĩc, thiết bị phục vụ sản xuất, tổ chức sản xuất đáp ứng kịp thời nhu cầu sản phẩm của cơng ty. Cĩ 02 phân xưởng sản xuất là :
Phân xưởng gị hàn : gồm 40 người Phân xưởng cơ khí : gồm 38 người
3.8. Nhân lực :
SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang
Khĩa luận tốt nghiệp : Kế tốn XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Cơng ty Cơ khí An Giang.
- Bộ máy quản lý :
Ðại học và cao đẳng : 24 người Trung cấp chuyên nghiệp : 20 người - Lao động kỹ thuật : STT Chuyên mơn kỹ thật Số lượng Bậc 1 Bậc 2 Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 Bậc 6 1 Thợhàn 72 10 15 20 20 05 02 2 Thợ tiện 62 06 06 20 18 10 02 3 Thợđiện 05 02 03 4 Cơng nhân sửa chữa 25 05 10 10 5 Lao động phổthơng 11 11
4. Thực trạng cơng tác kế tốn tại cơng ty cơ khí An Giang : 4.1. Sơđồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty : 4.1. Sơđồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty :
KẾ TỐN TỔNG HỢP
(Phan Thị Tuyết Vân)
Kế tốn phần hành 1 (Nguyễn Đức Hiền) Kế tốn phần hành 2 (Thái Thị Liễu) Thủ quỹ KẾ TỐN TRƯỞNG (Đồn Trung Tính) 4.2. Chức năng các phần hành kế tốn : Kế tốn trưởng (Ðồn Trung Tính) : - Phụ trách chung, điều hành chỉ đạo trực tiếp bộ phận kế tốn tồn cơng ty. Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm với Ban giám đốc về các nghiệp vụ tài chính.
- Thường xuyên kiểm tra các hoạt động kinh doanh và theo dõi các số liệu
SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang
Khĩa luận tốt nghiệp : Kế tốn XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Cơng ty Cơ khí An Giang.
tài chính để kịp thời phát hiện sai phạm và tham mưu cho giám đốc. Kế tốn tổng hợp (Phan Thị Tuyết Vân) :
- Thay thế kế tốn trưởng giải quyết cơng việc khi kế tốn trưởng đi vắng. - Chỉ đạo và hướng dẫn chung cơng tác nghiệp vụ.
- Theo dõi việc quản lý và sử dụng cơng cụ lao động, TSCÐ, tình hình tăng giảm TSCÐ, phân bổ cơng cụ lao động xuất dùng trong kỳ.
- Theo dõi cơng tác tài chính các đơn vị trực thuộc. Kế tốn ngân hàng (Phan Thị Tuyết Vân) : Ðược kế tốn tổng hợp kiêm nhiệm.
- Theo dõi thu chi tiền gởi và cĩ đối chiếu xác nhận của Ngân hàng mỗi tháng.
- Theo dõi các khoản nợ vay và lập kế hoạch vay hàng năm. Kế tốn thanh tốn (Nguyễn Ðức Hiền) :
- Lập bảng lương hàng tháng. - Theo dõi và thu hồi tạm ứng. - Theo dõi và lập phiếu thu, chi.
- Theo dõi, thanh lý các hợp đồng kinh tế. Kế tốn vật tư (Thái Thị Liễu) :
- Theo dõi nhập xuất vật tư.
- Quan hệ thường xuyên với thủ kho để nắm được số lượng vật tư tồn kho. Thủ quỹ (Nguyễn Thị Tuyết Diệu) :
- Hàng ngày đối chiếu sổ với kế tốn thanh tốn vá xác nhận số dư cuối ngày, định kỳ (quý) lập biên bản kiểm kê tiền mặt gởi kèm báo cáo tài chính.
- Thu, chi khi cĩ chứng từ hợp lệ. Kế tốn các đơn vị :
- Lập báo cáo tài chính gởi về cơng ty đúng kỳ hạn. - Lập tờ khai, báo cáo tháng theo đúng quy định.
- Thường xuyên liên hệ với bộ phận kế tốn cơng ty để nắm bắt những thơng tin cần thiết trong lĩnh vực tài chính.
4.3.Các đặc điểm về chếđộ kế tốn áp dụng tại cơng ty :
- Niên độ kế tốn : bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
- Ðơn vị tiền tệ áp dụng : đồng Việt Nam (VND) - Hình thức sổ kế tốn áp dụng : Chứng từ ghi sổ
SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang
Khĩa luận tốt nghiệp : Kế tốn XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Cơng ty Cơ khí An Giang.
- Phương pháp trích khấu hao TSCĐ : phương pháp đường thẳng.
- Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : theo giá thực tế và theo nguyên giá TSCĐ - Kế tốn hàng tồn kho : theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : trị giá thực tế.
- Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ : nhập trước xuất trước.
CÁCH GHI CHÉP THEO HÌNH THỨC SỔ KẾ TỐN CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ, THẺ KẾ TỐN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT CHỨNG TỪ GỐC SỔ QUỸ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CHỨNG TỪ - GHI SỔ SỔ ÐĂNG KÝ CHỨNG TỪGHI SỔ SỔ CÁI BẢNG
CÂN ÐỐI TÀI KHOẢN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang
Khĩa luận tốt nghiệp : Kế tốn XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Cơng ty Cơ khí An Giang.
Ðối chiếu, kiểm tra
5. Những thuận lợi và những khĩ khăn của cơng ty : 5.1. Thuận lợi : 5.1. Thuận lợi :
Ðược sự chỉ đạo chặt chẽ, kịp thời cĩ hiệu quả của Tỉnh ủy, UBND Tỉnh, Sở Cơng nghiệp và các ngành chức năng, Ðảng Ủy và Ban giám đốc cơng ty đã cĩ định hướng đúng đắn cùng với sự nỗ lực đồn kết, quyết tâm phấn đấu của tập thể cán bộ, cơng nhân viên tồn cơng ty nên doanh nghiệp đã liên tục ổn định phát triển, đời sống người lao động ngày càng được cải thiện. Bên cạnh đĩ, cơng ty cũng đạt được nhiều thành tích như :
- Ðạt huy chương vàng sản phẩm máy gặt xếp dãy GX 120 tai Hội chợ Nơng nghiệp quốc tế Cần Thơ năm 1993.
- Ðạt bằng khen của sản phẩm máy tách hạt bắp tại Hội chợ Nơng nghiệp quốc tế Cần Thơ năm 1993.
- Ðạt bơng lúa vàng sản phẩm máy gặt xếp dãy GX 120 tại Hội chợ Nơng nghiệp quốc tế Cần Thơ năm 1997.
- Ðạt bơng lúa vàng sản phẩm cầu sắt nơng thơn tại Hội chợ Nơng nghiệp quốc tế Cần Thơ năm 1997.
- Huân chương lao động hạng 3 năm 1985.
- Bằng khen của UBND tỉnh An Giang từ năm 1993 đến 1998.
- Bằng khen của Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn năm 1998. - Huân chương lao động hạng nhì năm 1999.
- Anh hùng lao động thời kỳđổi mới năm 2000
- Ðạt chất lượng sản phẩm ISO 9001:2000 ngày 14/11/2003 đối với máy gặt xếp dãy.
5.2. Khĩ khăn :
Chịu sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, cơ chế chính sách đối với ngành cơ khí cịn nhiều bất cập, vốn đầu tư rất cao nhưng thu hồi chậm, do đĩ tiến trình đầu tư đổi mới thiết bị tại doanh nghiệp cịn nhiều hạn chế.
SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang
Khĩa luận tốt nghiệp : Kế tốn XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Cơng ty Cơ khí An Giang.
CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN XÁC ÐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CƠNG TY CƠ KHÍ AN GIANG
1. Kế tốn tập hợp doanh thu :
Nhưđã giới thiệu ở phần trên, lĩnh vực hoạt động của cơng ty chủ yếu là do sản xuất, gia cơng sản phẩm máy mĩc, thiết bị phục vụ nơng nghiệp. Doanh thu của cơng ty thu được từ những nguồn sau :
+) Từ hoạt động sản xuất kinh doanh tại Cơng ty. +) Từ Xí nghiệp Cơ khí Long Xuyên
+) Từ Cửa hàng vật tư cơng nghiệp
+) Từ Cơng ty liên doanh khai thác chế biến đá ANTRACO
Nhưng do phạm vi của đề tài nên em chỉ phân tích số liệu phát sinh ở tại văn phịng Cơng ty.
Để theo dõi doanh thu, kế tốn sử dụng 2 tài khoản cấp hai là : + TK 5111- Doanh thu bán hàng hĩa
+ TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm.
1.1. Doanh thu bán hàng hĩa :
Doanh thu bán hàng hĩa của cơng ty chủ yếu là doanh thu do nhượng bán lại vật tư, phụ tùng máy mĩc. Khi cĩ số phát sinh, kế tốn chỉ phản ánh bằng bút tốn ghi Nợ TK 131 và ghi Cĩ TK 156. Hai bút tốn này khơng ghi đối ứng nhau mà được ghi riêng rẽ với nhau. Vì đặc điểm là ở Cơng ty cĩ sử dụng phần mềm kế tốn nên cĩ một số bút tốn kế tốn ghi tắt, chỉ cần nhập số liệu vào bên Nợ một tài khoản thì phần đối ứng máy tính tựđộng tính tốn và xác định tài khoản ghi Cĩ..Đối với bút tốn ghi Nợ TK 131 thì máy tính sẽ tự động hiểu đây là phần phải thu của khách hàng và máy sẽ chia ra phần phải thu đĩ gồm cĩ doanh thu và thuế GTGT (nếu kế tốn chọn là T trong phần khai báo thuế). Nĩi cách khác, máy tính sẽ hiểu bút tốn sau :
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Cĩ TK 5111 – Doanh thu bán hàng hĩa. Cĩ TK 3331 – Thuế GTGT
Cịn đối với bút tốn ghi Cĩ TK 156, máy tính sẽ hiểu và tự kết chuyển bút tốn sau :
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Cĩ TK 156 – Hàng hĩa
SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang
Khĩa luận tốt nghiệp : Kế tốn XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Cơng ty Cơ khí An Giang.
Vậy với cách ghi chép này, kế tốn phải hạch tốn với ít thao tác hơn, tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Đây là một ưu điểm của bộ máy kế tốn Cơng ty.
Khi thu được tiền của khách hàng về số hàng hĩa đĩ, kế tốn ghi : Nợ TK 111 - Tiền mặt
Cĩ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Theo lý thuyết, khi cơng ty xuất bán hàng hĩa và hàng hố đã được xác định là tiêu thụ, kế tốn phải hạch tốn như sau : Phản ánh giá vốn hàng hố : Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Cĩ TK 156 - Hàng hĩa Phản ánh doanh thu : Nợ TK 111,112,131, … Cĩ TK 5111 - Doanh thu bán thành phẩm Cĩ TK 3331 - Thuế GTGT
Vậy, với sự hỗ trợ của phần mềm kế tốn, kế tốn đã làm đơn giản hĩa quy trình hạch tốn. Ðối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cơng ty khơng theo dõi riêng ở Sổ chi tiết mà theo dõi chung trên Sổ cái với tên gọi là Sổ nhật ký tài khoản 5111. Trong tháng 1/2003, số phát sinh như sau :
CƠNG TY CƠ KHÍ SỔ NHẬT KÝ TÀI KHOẢN 5111
AN GIANG DOANH THU BÁN HÀNG HĨA
THÁNG 01/03 CHỨNG TỪ TIỀN VIỆT NAM SỐ THỨ TỰ SỐ NGÀY NỘI DUNG T.K ÐỐI ỨNG NỢ CĨ 1 2 000834 01KS/001 13/01/03 31/01/03 Xuất kho phụ tùng máy gặt Kết chuyển doanh thu bán hàng hĩa KD 131 911 3.133.332 3.133.332 Tổng cộng 3.133.332 3.133.332 + Số dưđầu kỳ : Phát sinh Nợ : 3.133.332 Phát sinh Cĩ : 3.133.332 + Số dư cuối : Ngày tháng năm Người lập bảng Kế tốn trưởng Giám đốc
SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang
Khĩa luận tốt nghiệp : Kế tốn XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Cơng ty Cơ khí An Giang.
Theo quy định của chế độ kế tốn hiện hành, khi xuất bán phụ tùng, kế tốn phải định khoản như sau : Phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 : 2.515.638 Cĩ TK 156 : 2.515.638 Phản ánh doanh thu bán hàng : Nợ TK 1311 : 3.133.332 Cĩ TK 511 : 2.984.125 Cĩ TK 3331 : 149.207
Kế tốn chỉ cần xác định Nợ TK 131 và cung cấp những thơng tin cần thiết như số lượng hàng bán, giá bán, thuế suất thuế GTGT thì máy tính sẽ tự tính tốn và xác định các đối ứng tài khoản, đồng thời phản ánh vào các Sổ chi tiết cần thiết như : Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hĩa. điều này, máy tính đã tự tính tốn và làm thay cho con người rất nhiều cơng đoạn so với khi chúng ta làm kế tốn thủ cơng (ghi chép sổ sách bằng tay).
• Cuối kỳ, kế tốn thực hiện kết chuyển doanh thu : Nợ TK 5111 : 3.133.332
Cĩ TK 911 : 3.133.332
Trong tháng 01/2003, tổng số phát sinh của TK 5111 là 3.133.332 được kết chuyển hết vào TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh".
Trong năm 2003, số phát sinh của tài khoản này là 116.791.126 được kết chuyển hết vào TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh".
Bút tốn kết chuyển từ bên Nợ TK 5111 vào bên Cĩ TK 911 được thực hiện vào cuối tháng để kế tốn quyết tốn tháng nên chỉ mang tính tạm thời, dùng trong nội bộ. Ðến cuối quý thì kế tốn mới tính tốn chính thức và lúc này mọi số liệu được in ra.
1.2. Doanh thu bán thành phẩm :
Cơng ty bán hàng chủ yếu dựa vào hợp đồng ký kết của khách hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm ở những đại lý.Cĩ hai mặt hàng cơng ty chủ động sản xuất là máy gặt xếp dãy và máy sấy tĩnh. Do đĩ, cơng ty sản xuất tới đâu thì tiêu thụ tới đĩ, khơng cĩ sản phẩm tồn cuối kỳ mà chỉ cĩ sản phẩm dở dang cuối kỳ. Khi thành phẩm được xác định là tiêu thụ, kế tốn tiến hành ghi nhận doanh thu. Khi ghi nhận doanh thu, cơng ty sử dụng Hố đơn GTGT (Hĩa đơn đỏ). Hĩa đơn được lập thành ba liên : liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để hạch tốn với cơ quan thuế. Tuy nhiên, cĩ những khách hàng
SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang
Khĩa luận tốt nghiệp : Kế tốn XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Cơng ty Cơ khí An Giang.
khơng cần Hĩa đơn GTGT thì cơng ty sẽ lập Phiếu thu, làm cơ sở để xác định doanh thu bán hàng và tính tốn lượng hàng xuất - nhập trong kỳ.
Các phương thức bán hàng tại cơng ty : 1.2.1. Bán hàng theo hợp đồng :
• Giao hàng trước, thanh tốn sau :
Khi giao hàng, thủ kho lập biên bản giao nhận giữa hai bên, biên bản được lập thành hai bản, thủ kho giữ một bản, một bản chuyển về phịng kế tốn.
Căn cứ vào biên bản giao hàng, kế tốn yêu cầu bên mua lập Phiếu đề nghị cấp hĩa đơn và thời hạn thanh tốn. Ðồng thời, kế tốn sẽ nhập vào máy tính tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Cĩ. Trong trường hợp khách hàng chưa thanh tốn tiền ngay thì tài khoản ghi Nợ là TK 131 và tài khoản ghi Cĩ là TK 155. Bút tốn ghi Nợ TK 131 là thao tác ghi tắt của bút tốn phản ánh doanh thu vì chỉ cần kế tốn nhập vào Nợ TK 131 thì máy sẽ tự tính ra bút tốn sau :