- Người sử dụng sớm tiếp cận được với hệ thống mới, giảm sự lãng phí và những sa
5.1.1. Vai trò và các hoạt động của văn phòng trong một tổ chức Vai trò
Vai trò
Văn phòng bao gồm nhiều dạng công việc khác nhau. Một văn phòng thường thực hiện các công việc chính:
- Xử lý dữ liệu: bao gồm các hoạt động tác nghiệp liên quan đến việc tạo, - Xử lý duy trì các bản ghi dữ liệu tài chính
- Hỗ trợ quản trị: bao gồm các hoạt động hỗ trợ cho nhà quản trị như lập lịch và duy trì lịch hẹn cho các nhân viên quản trị, xử lý thư tín, xắp xếp các chuyến công tác và các cuộc họp cho nhà quản trị, cho phép nhà quản trị tập chung vào việc ra quyết định.
- Xử lý tài liệu ( xử lý văn bản ): bao gồm việc tạo, lưu giữ, sửa chữa, phân phối và sao chụp các tài liệu. Chức năng xử lý tài liệu khác với chức năng xử lý dữ liệu ở chỗ đối tượng xử lý là các văn bản, từ ngữ. Tài liệu có thể là những bức thư, các báo cáo, các tối hậu thư hay các đề nghị.
Việc thực hiện các công việc trên có sự tham gia của nhiều ngành nghề chuyên môn khác nhau, của những người quản lý, thư ký, bán hàng, và các chuyên gia trên nhiều lĩnh vực. Như vậy văn phòng có thể coi như một nơi hội tụ của những con người có chuyên môn khác nhau cùng hợp tác để đạt được một mục đích chung nào đó. Đối với một tổ chức văn phòng có những vai trò sau:
- Kết hợp và quản lý công việc của các chuyên gia trong từng lĩnh vực và các nhân công tri thức trong một doanh nghiệp.
- Liên kết các đơn vị và các dự án khác nhau trong một tổ chức
- Gắn liền một tổ chức với môi trường bên ngoài, với các khách hàng và những nhà cung cấp.
Các hoạt động chính trong văn phòng
Các hoạt động chủ yếu được thực hiện trong mỗi văn phòng bao gồm việc quản lý các tài liệu, lập kế hoạch và liên lạc với mọi người, quản lý dữ liệu, và quản lý các dự án. Bảng 5.1 mô tả các hoạt động chính này. Có rất nhiều công nghệ văn phòng đã được phát triển, phục vụ tự động hóa các hoạt động trên và làm tăng năng suất, giảm chi phí văn phòng. Đó là công nghệ xử lý văn bản, fax, các thiết bị quét, các hệ thống thư điện tử …