Cơ sở dữ liệu sau khi xây dựng xong có thể quản lý các vấn đề để ứng dụng cho việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp bao gồm:
9 Quản lý mô hình doanh nghiệp.
9 Quản lý các quy trình trong doanh nghiệp
9 Quản lý tình huống giáo viên đưa vào cho sinh viên thực hành. 9 Quản lý đáp án cho các tình huống giáo viên đưa ra.
9 Lưu lại dấu vết làm bài của sinh viên.
Chúng tôi xin đựơc trình bày hướng giải quyết từng vấn đề trên hệ thống cơ sở dữ liệu như sau:
Vấn đề 1: Quản lý mô hình doanh nghiệp.
Quản lý mô hình doanh nghiệp ở đây bao gồm việc quản lý thông tin của doanh nghiệp như: tên doanh nghiệp, các mô tả cho doanh nghiệp đó. Trong doanh nghiệp có phòng ban nào cần mô hình hoá thì sẽ lưu lại thông tin phòng ban đó để quản lý.
Ví dụ:
Mô hình công ty TNHH A
Để quản lý các thông tin để mô phỏng công ty thì làm theo các bước sau:
Phòng họp Phòng giám đốc Phòng kếtoán Phòng nhân sự Phòng chờ Phòng hành chính
1. Lấy thông tin công ty: tên công ty, mô tả công ty lưu vào bảng CongTy (công ty). Khi đó hệ thống sẽ phát sinh ra mã công ty
2. Lấy tên các phòng ban cần mô tả lưu vào bảng PhongBan (Phòng Ban). Lúc này hệ
thống tựđộng phát sinh mã phòng ban.
3. Lấy mã công ty và mã phòng ban đưa vào bảng CongTy_PhongBan thì sẽ quản lý
được vấn đề công ty đó gồm có những phòng ban nào.
Cụ thể như mô hình công ty TNHH A nhưở trên thì sẽ quản lý cụ thể như sau:
CongTy CongTy_PhongBan PhongBan
MaCongTy TenCongTy MaCongTy MaPhongBan MaPhongBan TenPhongBan
1 Công ty TNHH A 1 1 1 Phòng giám đốc 2 Cong ty TNHH B 1 2 2 Phòng kế toán …. …. 1 3 3 Phòng nhân sự 1 4 4 Phòng hành chính 1 5 5 Phòng chờ 1 6 6 Phòng họp 2 1 7 Phòng bảo vệ 2 2 …… …….. 2 4
Ngoài ra trong mỗi phòng ban còn có nhiều người làm, mỗi người như vậy sẽ có một vai trò nhất định. Ví dụ khi sinh viên chọn bộ phận kế toán để thực hành thì trong bộ
phận kế toán có nhiều vai trò: kế toán trưởng, kế toán tiền lương, kế toán công nợ, kế toán thu chi….. Sinh viên phải biết mình chọn vai trò nào để phù hợp với quy trình mình đang thực hiệ. Chính vì vậy mà cần phải phân tích ra các vai trò trong phòng ban. Sau khi phân tích xong thì làm các bước sau:
1. Nhập tên vai trò khảo sát được vào bảng vai trò. Mỗi lần nhập hệ thống sẽ tựđộng phát sinh ra một mã vai trò.
2. Lấy mã phòng ban, kết hợp với mã vai trò đưa vào bảng PhongBan_VaiTro sẽ ra
PhongBan PhongBan_VaiTro VaiTro
MaPhongBan TenPhongBan MaPhongBan MaVaiTro MaVaiTro TenVaiTro
1 Phòng giám đốc 1 1 1 Giám Đốc
2 Phòng kế toán 2 2 2 Ktrếưở toán ng
…… …….. 2 3 3 Kế toán tiền
lương
2 4 4 Kế toán
công nợ
….. …… ….. ……
Khi sinh viên vào thực hành đầu tiên sẽ chọn công ty để thực hành, ngay khi chọn tên một công ty cụ thể thì sẽ load lên được công ty sinh viên đã chọn là công ty nào, có mô hình các phòng ban trong công ty ra sao. Khi sinh viên bước vào thực tập thì đến mỗi phòng ban sinh viên sẽ thấy được phòng ban đó có những vai trò nào, và chọn vai trò phù hợp với công việc của mình.
Vấn đề 2: Quản lý các quy trình trong doanh nghiệp.
Để quản lý các quy trình trong doanh nghiệp thì đầu tiên là người làm chương trình phải tìm khảo sát thật chi tiết về quy trình đó, rồi phân tích quy trình đó ra thành từng công việc chi tiết, cụ thể. Yêu cầu là khảo sát quy trình đó từ nhiều công ty khác nhau, để
có được số lượng công việc là lớn nhất.
9 Mỗi công việc như vậy khảo sát xem công việc đó sử dụng loại biểu mẫu gì. Ví dụ
công việc lập bảng chấm công thì sẽ sử dụng loại biểu mẫu là bảng lương. 9 Công việc đó do vai trò nào, phòng ban nào đảm trách.
9 Ứng với mỗi công việc người làm chương trình ứng dụng sẽ phải xây dựng một form xử lý cho công việc đó.
Sau đó để quản lý dữ liệu về quy trình công ty trên cơ sở dữ liệu thì làm theo các bước như sau:
1. Nhập tên quy trình vào bảng QuyTrinh (Quy trình). Khi đó hệ thống sẽ phát sinh ra một mã quy trình.
2. Lấy mã công ty của công ty sử dụng quy trình này, kèm với mã quy trình nhập vào trong bảng CongTy_QuyTrinh. Lúc này hệ thống sẽ quản lý được công ty sử dụng những quy trình nào.
CongTy CongTy_QuyTrinh QuyTrinh
MaCongTy TenCongTy MaCongTy MaQuyTrinh MaQuyTrinh TenQuyTrinh
1 Công ty TNHH A 1 1 1 Quy trình quản lý công nợ 2 Cong ty TNHH B 1 2 2 Quy trình tính lương …. …. 2 2 …. …. …. ……
3. Nhập các loại biểu mẫu mà các công việc trong quy trình sử dụng vào bảng LoaiBieuMau. Khi đó hệ thống sẽ tựđộng phát sinh mã loại biểu mẫu.
4. Nhập danh sách các công việc đã khảo sát được của quy trình đó bao gồm: tên công việc, tên form để mô phỏng cho công việc, mã phòng ban, mã vai trò ứng với vai trò của phòng ban nào thực hiện công việc đó, mã loại biểu mẫu mà công việc sử dụng, và cuối cùng là thứ tự của công việc đó trong quy trình.Khi nhập công việc vào thì sẽ
phát sinh mã công việc.
5. Lấy Mã công việc trong bảng CongViec, mã công ty, mã quy trình trong bảng CongTy_QuyTrinh, nhập vào bảng QuyTrinh_CongViec thi sẽ quản lý được công ty
đó có quy trình nào, trong quy trình đó có những công việc gì.
CongTy_QuyTrinh QuyTrinh_CongViec CongViec
CongTy QuyTrinh QuyTrinh CongViec MaCongViec TenCongViec
A Tính Lương 1 1 lập bảng chấm công …… ,,,,,,,,,,,,,,, 2 2 lập bảng lương 3 3 lập bảng chi lương Quy trình Tính lưong công ty A 4 4 lập thẻ lương …. …. ………. ……….
Khi thực hành vào một quy trình cụ thể thì sinh viên sẽ thực hành từng công việc trong quy trình và theo một trật tự nhất định. Nếu cắt ngang thực hành tại công việc nào
đó nằm giữa quy trình thì sẽ bỏ qua các công việc trước, nhưng các công việc đứng sau vẫn phải thực thi theo đúng trật tự từđó cho tới hết quy trình.
Vấn đề 3: Quản lý tình huống giáo viên đưa vào cho sinh viên thực hành
1. Nhập tên tình huống cần quản lý vào bảng TinhHuong. Hệ thống tự phát sinh ra mã tình huống
2. Lấy mã công ty, mã quy trình trong bảng CongTy_QuyTrinh, kèm với Mã tình huống, và chi tiết đề bài muốn đưa vào cho sinh viên thực hành, đưa các thông tin này vào bảng ChiTietTinhHuong. Khi đó sẽ quản lý được, một công ty có những tình huống nào, trong một tình huống có các quy trình nào, và nội dung đề bài trong từng quy trình ra sao.
CongTy_QuyTrinh ChiTietTinhHuong TinhHuong CongTy QuyTrinh QuyTrinh TinhHuong NoiDungChiTiet MaTH TenTH
A QT1 QT1 1 ND1 1 tình huống 1
A QT2 QT2 1 ND2 ………. ……….
Chú thích: QT1 quy trình tính lương, QT2 quy trình quản lý công nợ ND1: đề bài cho quy trình lương công ty A trong tình huống 1 ND2: đề bài cho quy trình quản lý công nợ, công ty A trong tình huống 1
Giải quyết đựơc các vấn đề 1, 2, 3 thì khi sinh viên thực hành, đầu tiên sinh viên chọn mô hình công ty, tiếp đó chọn tình huống trong công ty đó để thực hành, sau khi chọn tình huống thì sinh viên sẽ thấy trong tình huống có những quy trình nào, và mỗi quy trình như
vậy có để bài cụ thể ra sao. Rồi sinh viên mới lựa chọn quy trình để thực hành. Lúc bước vào thực hành quy trình cụ thể thì sinh viên sẽđi vào chi tiết công việc trong quy trình đó. Tuy nhiên vấn đềđặt ra cho một chương trình mô phỏng là làm sao để biết được sinh viên làm bài có đúng hay không? Giải quyết vấn đề này thì xin mời theo dõi vấn đề 4 tiếp sau
đây.
Vấn đề 4: Quản lý đáp án cho các tình huống giáo viên đưa ra
Mỗi đề bài của một quy trình trong tình huống sẽ có rất nhiều biểu mẫu liên quan. Mỗi biểu mẫu sẽ đựơc đưa ra cho sinh viên thực hành. Để lưu thông tin về các biểu mẫu thì thêm thông tin: tên biểu mẫu, mã công ty, mã quy trình, mã tình huống để cho biết là biểu mẫu này của công ty nào, trong tình huống nào, và dành cho quy trình nào. Ngoài ra còn thêm thông tin loại biểu mẫu để biết biểu mẫu thuộc loại nào.
BieuMau
MaBM TenBM MaCT MaQT MaTH MaLoaiBM
1 BM1 bảng chấm công 2 BM2 QTL bảng lương 3 BM3 số chi tiết công nợ 4 BM4 A QTCN TH1 kế hoạch thu chi chú thích: BM1 - biểu mẫu bảng chấm công tháng 5 phòng hành chính. BM2 - biểu mẫu bảng lương tháng 5, phòng hành chính
BM3 - chi tiết công nợ tháng 5, cho khách hàng Nguyễn Văn A BM4 - kế hoạch thu tháng 5
Khi thực hành sinh viên làm sao để lập được các đáp án vào biểu mẫu đúng với
đáp án giáo viên giáo viên mong muốn là đúng. Như vậy trong hệ thống cần lưu trữ đáp án của từng biểu mẫu trong tình huống. Với mỗi biểu mẫu có rất nhiều mục, tạm gọi một mục như vậy là tiêu đề, ứng với mỗi mục có chỗ nhập, thì những chỗ nào giáo viên cần so sánh kết quả với sinh viên thì giáo viên sẽ phải nhập đáp án vào chỗ trống đó. Đáp án sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu theo ví dụ sau:
BieuMau ChiTietBieuMau TieuDe
MaBM TenBM MaBM MaTieuDe DapAn MaTD TenTD
1 BM1 1 5 1 tháng 2 2010 2 năm 3 H 3 ngày 1 4 0.5 4 ngày 2 5 …… 5 …….. 6 20 6 Tổng số ngày làm 7 2 7 Số ngày nghỉ 1 …. …… …… ……
Với hướng giải quyết này thì khi thực hành sinh viên chọn xong tình huống, chọn xong quy trình trong tình huống và đọc đề bài làm. Khi bước vào một quy trình cụ thể
làm đến bài làm nào, thì sau khi hoàn tất việc nhập biểu mẫu thì để kiểm tra sinh viên lập các biểu mẫu đúng không chỉ cần load đáp án giáo viên đã nhập vào trước đó, nếu so khớp thì sinh viên làm đúng, nếu không khớp thì nghĩa là sinh viên làm sai.
Vấn đề 5: Quản lý kết quả làm bài của sinh viên
Một vấn đề rất khó giải quyết trong hệ thống mô phỏng đó là làm sao để có thể lưu vết làm bài cùng kết quả của sinh viên đã làm lần trước. Nếu làm được thì khi vào thực hành sinh viên sẽ bắt đầu từ vị trí công việc trong quy trình mà sinh viên đã thực hành lần trước, với tình huống và công ty sinh viên đã chọn từ lần trước đó. Ngoài ra kết quả làm bài lần trước của sinh viên lần trước được cộng dồn với lần làm bài sau thì sẽ ra được kết quả làm bài của sinh viên. Vấn đề này giải quyết như sau:
Mỗi khi sinh viên vào thực hành thì sẽ đăng nhập vào bằng mã sinh viên. Khi kết thúc quá trình thực hiện thì hệ thống sẽđánh dấu, mã sinh viên đó đang làm trên công ty nào, tình huống nào, quy trình nào, công việc nào trong quy trình. Ngoài ra hệ thống sẽ
tính toán kết quả làm bài của sinh viên để lưu vào csdl. Hệ thống quản lý thông tin này bằng bảng Session gồm các field: mã sinh viên, điểm, mã công ty, mã quy trình, mã công việc, mã tình huống.
Session
MSSV Diem MaCT MaQT MaCV MaTH
D05101207 43.75 A QTL CV2 1
D05101006 75 A QLCN CV1 1
chú giải: QTL - quy trình tính lương công ty A QTCN - quy trình quản lý công nợ công ty A CV2 – lập bảng tính lương
CV1 – lập sổ chi tiết công nợ
Với hệ thống như vầy thì khi truy cập vào sẽ hiểu nhưu sau:
Tình huống 1, công ty A có 2 quy trình là quy trình tính lương và quy trình quản lý công nợ
Sinh viên có mã số D05101207 đang làm tình huống 1 trong công ty A, đừng lại ở
công việc lập bảng tính lưong của quy trình tính lương. Điểm số dừng lại ở mức này của sinh viên là 43.75/100 điểm.
Sinh viên có mã số D05101006 đang làm tình huống 1 trong công ty A, dừng lại ở
công việc lập số chi tiết công nợ, của quy trình công nợ công ty A. Điểm số dừng lại ở
mức này của sinh viên là 75/100 điểm.
Vấn đề là điểm số của sinh viên làm sao tính được khi sinh viên thực hành để đưa vào hệ thống? Điểm số của sinh viên được tính toán như sau:
9 Khi thực hành sau khi chọn công ty sinh viên sẽ chọn đến tình huống thực hành. 9 Dựa vào bảng tình huống sẽ biết được số quy trình trong tình huống đó.
9 Dựa vào bảng QuyTrinh_CongViec sẽ lọc ra được trong một quy trình có bao nhiêu công việc, từ đó cộng dồn tất cả các công việc của các tình huống lại với nhau thì sẽ ra được số lượng công việc mà sinh viên phải làm trong tình huống đó. 9 Nếu cho thang điểm là 100 thì lấy 100 chia cho số công việc sinh viên phải thực
hành thì sẽ ra được sốđiểm của một công việc trong tình huống.
9 Mỗi công việc lại có một form để thực hiện, khi sinh viên làm đến form công việc nào thì sẽ tính điểm tại form đó. Nếu làm đúng thì sẽ cho điểm tuyệt đối là sốđiểm của một công việc, sai lần 1 thì chỉ cho 75% số điểm của 1 công viêc, sai 2 lần thì 50%, 3 lần thì 25%.
9 Cuối cùng khi thoát khỏi chương trình thì tất cả các điểm từ các form sinh viên đã
đi qua để thực hành công việc sẽ cộng dồn điểm lại và đây là kết quả làm bài của sinh viên.
9 Kết quả này sẽđược lưu vào bảng session nhưđã trình bày ở trên
Để dễ hiểu chúng tôi xin được dẫn chứng bằng ví dụ sau:
Công ty Tình huống Quy trình Công việc Lập bảng chấm công Quy trình lương Lập bảng lương Lập sổ chi tiết công nợ A 1 Quy trình công nợ Lập kế hoạch thu chi
Khi sinh viên có mã số D05101207 chọn tình huống 1 trong công ty A để thực hành thì sẽ biết được tình huống này có 2 quy trình. Trong ví dụ trên quy trình lương có 2 công việc, quy trình công nợ có 2 công việc. Vậy có tất cả 4 công việc mà trong tình huống này phải thực hành Æ số điểm sinh viên có được khi thực hiện 1 công việc là : 100/4 = 25.
Giả sử trước sinh viên làm đến công việc lập bảng lương trong quy trình lương thì hết giờ. Trong quá trình làm sinh viên lập sai bảng chấm công bị sai một lần thì số điểm
sinh viên nhận được khi lập bảng chấm công là 25 * 75% = 18.75 điểm. Sinh viên lập bảng lương đúng hoàn toàn thì sẽđược 25 điểm cho công việc này.
Vậy khi kết thúc chương trình session sẽ ghi nhận lại là sinh viên mã số
D05101207 đã kết thúc thực hành tại công việc lập bảng lương, trong quy trình lương, của tình huống 1, công ty A. với sốđiểm là 18.75 + 25 = 43.75 điểm.
KẾT LUẬN
Trong quá trình khảo sát những kết quả đã được phân tích từ các chương trình mô phỏng của khóa 2008-2009, chúng tôi thấy rằng các chương trình trước đã mô phỏng
được các quy trình riêng lẻ một cách sinh động, dễ hiểu, giúp sinh viên có thể thực hành
được các tình huống trong thực tế bằng cách chọn các tình huống. Đồng thời trong mỗi quy trình riêng lẻ trước đã tạo ra được các giao diện để giáo viên thiết lập tình huống, làm cho chương trình trở nên linh hoạt, nội dung thực hành đa dạng với nhiều tình huống sát thực tế. Tuy nhiên với từng quy trình riêng lẻ thì lại được xây dựng trên một nền cơ sở