CHƯƠNG 4: HOÀN THIỆN PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN HÀNG XUẤT
4.1Xây dựng bộ phận tư vấn khách hàng:
Trên thực tế, chỉ một số ít khách hàng xuất khẩu của ngân hàng thông thạo trong việc lập bộ chứng từ, còn lại thường xuyên có sai sót. Mặc dù Ngân hàng đã có kiểm tra trước bản Fax nháp của bộ chứng từ gốc trước để hạn chế tối đa sai sót nhưng thường để hoàn tất đầy đủ và hợp lệ những chứng từ do ngân hàng yêu cầu, khách hàng phải lui tới nhiều lần để bổ sung ,sửa chữa nhất là đối với khách hàng lần đầu giao dịch với ngân hàng chưa được hướng dẫn kỹ lưỡng. Do đó việc hình thành bộ phận tư vấn khách hàng là cần thiết. Nếu bộ phận tư vấn khách hàng hoạt động được một cách có hiệu quả, chuyên trách việc hướng dẫn, giải thích cho khách hàng về các thủ tục ngân hàng trong thanh toán xuất nhập khẩu sẽ giúp ích cho khách hàng rất nhiều trong hoạt động kinh doanh, vừa giảm bớt thời gian vừa tiết kiệm được chi phí cho khách hàng.
► Chuẩn bị nhân sự:
Nhân sự cho bộ phận tư vấn ban đầu có thể từ 1-2 người tùy vào khối lượng giao dịch hàng ngày của ngân hàng. Tiêu chuẩn chọn nhân viên tư vấn phải thỏa mãn những điều kiện sau:
- Tối thiểu tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại thương. - Bằng C anh văn hoặc toic 450
- Có khả năng giao tiếp tốt.
Để chọn nhân viên cho bộ phận này có thể chọn trong số các nhân viên đang làm nghiệp vụ của phòng thanh toán quốc tế có dày dạn kinh nghiệm trong các tình huống thanh toán quốc tế. Do đó ngân hàng nên chú trọng đến công tác đào tạo và tái đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên bằng các hình thức như:
-Bồi dưỡng, nâng cao kiến thức thông qua các khóa học bồi dưỡng kiến thức chuyên môn ngắn hạn, dài hạn, các lớp tu nghiệp nước ngoài về nghiệp vụ chuyên môn. Không chỉ giới hạn ở kiến thức chuyên môn lĩnh vực thanh toán xuất nhập khẩu mà còn yêu cầu các nhân viên phải có kiến thức tổng hợp về ngoại thương, luật pháp, khả năng giao tiếp cũng như thành thạo về ngoại ngữ, tin học …nhằm giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ nhanh chóng, an toàn hiệu quả hơn.
-Ngân hàng cần phối hợp với các ngân hàng cùng hệ thống tổ chức mời các chuyên gia, những người làm việc ở hãng tàu, hãng hàng không, hãng bảo hiểm ….đến thuyết trình, giảng giải các nghiệp vụ có liên quan đến quá trình thanh toán quốc tế nhằm nâng cao kiến thức và trình độ nghiệp vụ cho các thanh toán viên. Ngoài ra, phòng thanh toán quốc tế nên tổ chức hội thảo những vướng mắc thường gặp trong công tác thanh toán để các thanh toán viên rút kinh nghiệm.
Về phân công công việc trong tổ, với lượng kiến thức sẵn có, mỗi nhân viên tư vấn đều có thể tư vấn cho khách hàng ở mọi lĩnh vực kể cả xuất khẩu, nhập khẩu, thương lượng ký kết hợp đồng với mọi phương thức thanh toán hay tư vấn để giúp khách hàng chọn được phương thức thanh toán có lợi nhất tùy theo đặc điểm cũng như tình hình kinh doanh giữa khách hàng với đối tác của họ.
► Chuẩn bị trang thiết bị công nghệ:
Mỗi nhân viên tư vấn sẽ có riêng một máy vi tính, một điện thoại để bàn, máy in, máy Fax để làm việc.Trên máy tính sẽ được cài phần mềm hỗ trợ cho công việc tư vấn như: phần mềm về từ điển chuyên ngành ngoại thương, các thuật ngữ được dùng trong bảo hiểm, vận tải, danh sách các nước bị Mỹ
cấm vận…chương trình phải được nối mạng với ngân hàng trung ương,chương trình thanh toán quốc tế qua mạng SWIFT…
Ngoài ra thì bộ phận tư vấn khách hàng cũng cần được trang bị thêm các tài liệu về Incoterms, luật hành hải, luật hải quan, các công văn, chế độ của nhà nước, cơ quan chủ quản liên quan đến hoạt động ngoại thương.
►Phân loại khách hàng:
Để có thể tư vấn có hiệu quả cho khách hàng thì việc phân chia các nhóm khách hàng là điều cần thiết. Qua đánh giá thực tế có thể phân chia các nhóm khách hàng như sau:
+Nhóm các công ty mới thành lập:
Đây là nhóm được đánh giá là khách hàng thường xuyên của bộ phận tư vấn, đặc biệt là các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân, do nhóm khách hàng này có lượng nhân viên văn phòng rất ít và mỗi nhân viên đảm nhiệm nhiều công việc, thông thường họ đơn thuần chỉ là nhân viên kế toán nên không biết nghiệp vụ thanh toán quốc tế, khi công ty có vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu và kinh doanh với nước ngoài thì các công ty này là người liên hệ với phòng thanh toán quốc tế nhiều nhất.
+Các nhóm công ty đã có thâm niên trong hoạt động sản xuất kinh doanh:
Đây là nhóm khách hàng đã hình thành mối quan hệ kinh doanh buôn bán với nước ngoài và phần lớn họ đã hình thành tập quán giao dịch trong thanh toán quốc tế với đối tác của họ. Nhóm này gồm những công ty có vốn đầu tư nước ngoài 100%,công ty liên doanh, doanh nghiệp nhà nước. Phần lớn nhân viên của nhóm này đều có nghiệp vụ chuyên môn cao, nắm được cơ bản các phương thức thanh toán quốc tế.Các khách hàng này ít khi phải tư vấn về thanh toán quốc tế,chỉ khi nào có hợp đồng có giá trị cao như nhập khẩu máy móc thiết bị hay các hợp đồng phức tạp; có những vấn đề lớn liên quan đến bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thanh toán trước…
►Danh mục tư vấn nghiệp vụ thanh toán quốc tế:
Dựa vào các loại hình dịch vụ mà ngân hàng đang thực hiện cũng như nhu cầu tư vấn của khách hàng, bộ phận tư vấn sẽ tư vấn cho khách hàng theo những danh mục sau:
+Đối với hợp đồng:
-Tư vấn thương lượng ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu với nước ngoài. ▪ Hợp đồng nhờ thu.
▪ Hợp đồng L/C ▪ Hợp đồng T/T
-Tư vấn các điều khoản trong hợp đồng. ▪ Điều khoản giá và giao hàng.
▪ Điều khoản thanh toán. ▪ Quy định chứng từ
+Đối với phương thức nhờ thu: -Chọn loại nhờ thu
-Quy định chứng từ và nội dung chứng từ
-Tư vấn quy định quyền và trách nhiệm của người mua và người bán trong hợp đồng.
+Đối với phương thức chuyển tiền: -Chọn loại T/T
-Xác nhận tên và tài khoản ngân hàng người hưởng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Thủ tục lập hồ sơ gửi ngân hàng thanh toán theo hình thức T/T. +Đối với phương thức L/C:
-L/C nhập : ▪ Chọn loại L/C
▪ Tư vấn chọn lọc những điều khoản trong hợp đồng vào L/C. ▪ Thủ tục mở một L/C
▪ Cách mở L/C cho hợp đồng phức tạp giá trị lớn. -L/C xuất:
▪ Chọn loại L/C ▪ Quy định chứng từ
▪ Tư vấn làm bộ chứng từ hoàn hảo theo L/C ٭ Bằng vốn tự có
٭ Bằng vốn vay
٭ Bằng vốn tự có ký quỹ dưới 100% ► Tổ chức thực hiện
٭ Quy trình thực hiện:
Khi khách hàng có nhu cầu tư vấn những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ thanh toán quốc tế sẽ liên hệ với bộ phận tư vấn. Bộ phận này sẽ giải đáp mọi thắc mắc, giải thích từ ngữ, quy định thực hiện và hướng dẫn khách làm theo những thủ tục theo yêu cầu của chi nhánh cũng nhu cung cấp các mẫu biểu liên quan đến nghiệp vụ này như: giấy đề nghị mở thư tín dụng, giấy yêu cầu điều chỉnh thư tín dụng, thư yêu cầu ký hậu vận đơn, thư yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu hàng xuất, giấy yêu cầu chuyển nhượng thư tín dụng…sau khi liên hệ với bộ phận tư vấn và làm đủ mọi thủ tục theo hướng dẫn,khách hàng sẽ liên hệ với các phòng khác có liên quan như phòng kế toán, phòng kế hoạch kinh doanh và các bộ phận còn lại của bộ phận thanh toán quốc tế.
٭ Phối hợp với các phòng ban khác:
Bộ phận tư vấn ngoài việc tư vấn cho khách hàng còn có nhiệm vụ phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác có liên quan đến thanh toán quốc tế để xử lý hồ sơ khách hàng nhanh và thuận lợi.
Nếu trường hợp tư vấn cho khách hàng liên quan đến phòng tín dụng, nhân viên tư vấn sẽ liên hệ với một nhân viên của phòng này để phối hợp giải thích hay hướng dẫn cho khách hàng tránh tình trạng để khách hàng phải đi lên đi xuống để tự liên hệ.
Tương tự như vậy bộ phận tư vấn sẽ tự liên hệ với các phòng khác như phòng kế toán hay các bộ phận khách để xác nhận lại các thông tin tài chính cần thiết liên quan đến hồ sơ của khách hàng.
►Một số kết quả đạt được từ việc tổ chức bộ phận tư vấn nghiệp vụ thanh toán quốc tế.
Khi thành lập bộ phận tư vấn nghiệp vụ thanh toán quốc tế tại chi nhánh có thể mang lại cho chi nhánh một số kết quả sau:
■ Về phía ngân hàng:
+Sắp xếp lại quy trình làm việc của bộ phận thanh toán quốc tế theo hướng linh hoạt và khoa học hơn, mang tính chuyên môn cao, nhân viên nào làm tư vấn sẽ chuyên về tư vấn, tập trung thời gian nghiên cứu sâu các tài liệu và trả lời thỏa đáng mong đợi từ phía khách hàng, số nhân viên khác tập trung xử lý công việc nhanh và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
+Tăng nguồn thu cho chi nhánh.
+Góp phần thúc đẩy liên kết ,hỗ trợ các nghiệp vụ khác của chi nhánh. ■ Về phía các doanh nghiệp:
+Khắc phục và giải quyết những vấn đề nảy sinh hàng ngày và những rủi ro thường gặp cho khách hàng nhằm tăng hiệu quả và an toàn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
+Giảm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp.
+Khai thác tính hiệu quả và trình độ chuyên môn của ngân hàng nhằm giảm công việc hành chính của khách hàng.