Khi khảo sát, ta thu đƣợc các thực thể dữ liệu của tổ chức. Để tiếp tục, ta cần
phải xem xét những dữ liệu nào là thực sự cần thiết cho những chức năng của phạm vi đang nghiên cứu và các chức năng nào có tác động lên dữ liệu. Với mục đích trên ta xây dựng ma trận thực thể dữ liệu - chức năng.
Mỗi cột ứng với một thực thể dữ liệu. Các thực thể dữ liệu là các hồ sơ và các tài liệu thu thập đƣợc trong quá trình khảo sát. Mỗi dòng ứng với mỗi chức năng. Các chức năng này thƣờng là chức năng ở mức tƣơng đối chi tiết nhƣng không phải mức lá.
Ở mỗi ô giao giữa một chức năng và một thực thể ta đánh dấu bằng một chữ R,U hay C theo nguyên tắc sau.
- Chữ R nếu chức năng dòng đọc (Read) dữ liệu thực thể cột
- Chữ C nếu chức năng dòng tạo (Create) mới dữ liệu trong thực thể cột.
- Chữ U, nếu chức năng dòng thực hiện việc cập nhật (Uptade:Thêm, sửa, xóa) dữ liệu trong thực thể cột
Chú ý: Nếu chức năng dòng thực hiện nhiều thao tác khác nhau lên thực thể cột
thì chọn thao tác mạnh nhất theo thứ tự sau: C, U, R.
Ma trận nhận đƣợc cuối cùng cho ta biết mối quan hệ giữa các chức năng đƣợc xét và các hồ sơ dữ liệu còn giữ lại: mỗi chức năng có tác động mạnh lên những hồ sơ nào theo cách thức nào (đọc, cập nhật hay tạo ra nó). Ma trận thực - thể chức năng sau khi đã bỏ đi các dòng và cột không đƣợc đánh dấu sẽ sử dụng nhƣ một mô tả trong mô hình nghiệp vụ. Nó là một đầu vào để xác định luồng dữ liệu trong biểu đồ luồng dữ liệu.
Danh sách các hồ sơ, dữ liệu sử dụng
Kí hiệu Tên hồ sơ, dữ liệu
D1 D2 D3 D4 D5 Danh mục các khu vực
Danh mục các loại phƣơng tiện Phiếu SL quan trắc MT
Bảng tiêu chuẩn MT cho phép Báo cáo
Ma trận thực thể dữ liệu – chức năng của hệ thống
Các thực thể dữ liệu D1. Danh mục các khu vực D2. Danh mục các loại PT D3. Phiếu SL quan trắc MT
D4. Bảng tiêu chuẩn MT cho phép D5. Báo cáo
Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5
1.Cập nhật thông tin U U U U
2.Tra cứu thông tin R R R
3.Thống kê, báo cáo R R R C