XN. NHỮNG GIẢI PHÁP CHIẾN LƯỢC TRONG THỜI
GIAN TỚI. I. Đánh giá chung về công tác
1. Đánh giá NVL
Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, cung với yêu cầu của chế độ hạch toán kinh doanh, mục tiêu của doanh nghiệp đều hướng tới tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội.
Vì vậy cần phải có biện pháp quản lý NVL một cách tiết kiệm, sử dụng đúng đối tượng, đúng mục đích, hao phí ít nhất, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Để đạt được mục đích này, xí nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp từ khâu kỹ thuật đến quản lý.
Tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội trong những năm gần đây với sự đoàn kết và nhất trí của tập thể cán bộ công nhân viên, cùng với sự năng động sáng tạo của lãnh đạo xí nghiệp với tinh thần dám nghĩ, dám làm. Xí nghiệp đang từng bước tháo gỡ khó khăn và làm ăn có hiệu quả.
2. Những ưu điểm cơ bản của công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội
a. Trước hết xí nghiệp là một doanh nghiệp sản xuất hàng kỳ có nhu cầu về NVL là rất lớn, hàng loạt nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mặt khác do việc hoạch định nhu cầu NVL trên máy tính còn chưa được chú trọng nên trình tự hoạch định nhu cầu theo 4 bước áp dụng thực tế là hợp lý.
b. Đối với công tác hoạch định nói chung, xí nghiệp tổ chức hoạch định nhu cầu trước khi hoạch định khả năng cung ứng. Trong khả năng cung
Chuyên đề tốt nghiệp
Thực Tập
ứng đã đặc biệt chú trọng đến khả năng cung ứng theo chủng loại và số lượng. Đây là 2 yếu tố quan trọng trong quá trình hoạch định cung ứng. Vì thế mà xí nghiệp có điều kiện quản lý tốt việc nhập xuất NVL. Thực hiện hệ thống định mức NVL, do đó tiết kiệm được chi phí NVL, mang lại hiệu quả kinh tế cao.
c. Trong công tác thu mua NVL, phòng cung ứng vật tư của xí nghiệp có trách nhiệm quản lý chặt chẽ ngay từ khâu giá cũ, số lượng, kiểm tra chất lượng, vật liệu trước khi lập phiếu nhập kho.
d. Về bảo quản, dự trữ vật liệu, xí nghiệp dự trữ vật tư ở mức hợp lý, đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn. Bên cạnh đó, kho của xí nghiệp được xây dựng khá tốt, phù hợp với quy mô sản xuất.
e. Về cách phân loại NVL, xí nghiệp đã dựa vào vai trò, công dụng vật liệu kết hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình để phân chia NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu. Và phân loại như vậy là hoàn toàn hợp lý, đảm bảo thích hợp giữa lý thuyết và thực tế.
f. Đặc biệt xí nghiệp đã áp dung phương pháp dự trữ bảo hiểm với quỹ dự trữ bảo hiểm tuyệt đối trong từng giai đoạn, điều này thể hiện mức độ và khả năng sản xuất kinh doanh của xí nghiệp luôn trong tình trạng tốt.
3. Một số tồn tại cần cải tiến và hoàn thiện
a. Trong sơ đồ quy trình hoạch định, xí nghiệp lập thêm hồ sơ mức độ tương quan của các yếu tố đầu vào. thực ra hồ sơ này không cần thiết lắm. và thực tế xí nghiệp cho thấy hồ sơ này có thể ghép vào với hồ sơ hoá đơn NVL, hồ sơ NVL dự trữ.
* Đầu ra: Việc xí nghiệp không áp dụng việc báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày mà thực hiện 2 tuần một lần là chưa hoàn toàn hợp lý. Bởi như thế thì mức độ cập nhật của thông tin trong hoạt động sản xuất chưa đầy đủ. Thực tế cho thấy rằng phòng kế hoạch thường phải phân tích gộp số liệu
Thực Tập
trong vòng 1 tuần, trong khi đó việc cung cầu NVL diễn ra hàng ngày. Đây chính là lý do giải thích tại sao nhiều lúc NVL của xí nghiệp vượt hay thấp hơn mức kế hoạch trong ngắn hạn.
Do đó xí nghiệp cần áp dụng nghiệp vụ quản lý báo cáo NVL hàng ngày.
b. Sơ đồ hạch toán NVL đang áp dụng tại xí nghiệp.
(2)
Như trên: thực tế trong quá trình hoạt động sơ đồ vẫn chưa hoàn toàn hoàn thiện. Ở vị trí số 2 cần thêm báo cáo nhập xuất NVL.
Chuyên đề tốt nghiệp 76 Chứng từ gốc và bảng phân bổ vật liệu Nhật ký chứng từ số 1 NKCT số 5 Số cái TK 152
Báo cáo tài chính
Thẻ và sổ kế toán cho chi tiết vật liệu
Thẻ và sổ kế toán cho chi tiết vật liệu
Thực Tập
Báo cáo này là nhân tố quan trọng trước khi đi đến báo cáo tài chính. Như đã nói ở phần trên: cán bộ phụ trách kế hoạch vật tư sau khi tiến hành phân tích các số liệu báo cáo của bộ phận kế toán, cùng với cán bộ phụ trách tài chính đưa ra quyết định tài chính hợp lý, tiết kiệm chi phí nhất.
c. Phân loại NVL
Để thuận tiện trong công tác hoạch định nhu cầu NVL xí nghiệp nên xây dựng hệ thống danh điểm vật tư. Theo phương pháp này, mỗi thứ vật liệu màng một số liệu riêng gọi là số danh điểm, mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định. để chỉ loại, nhóm và thứ. Muốn vậy thì doanh nghiệp phải phân loại tài khoản.
TK 1521 NVL chính TK 1522 NVL phụ TK 152 Nhiên liệu
TK 1524 Phụ tùng thay thế TK 1528 NVL khác.
Trên cơ sở đó, để quản lý tốt từng thứ, loại vật liệu trong từng nhóm. Toàn bộ các danh điểm vật liệu nêu trên sẽ được thể hiện trên sổ danh điểm vật liệu. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý và hạch toán trên máy vi tính như tình hình hiện nay của xí nghiệp.
Mẫu số danh điểm vật tư.
Ký hiệu Tên nhãn hiệu NVL Đơ n vị
Đơn giá
Ghi chú Nhóm vật liệu Danh điểm vật liệu
1 2 3 4 5 6 1521 Nguyên vật liệu chính 1521 - 01 Phôi 100 x 100 Kg 1521 - 02 Phôi 85 x 85 Kg 1521 - 03 Phôi 60 x 60 Kg 77
Thực Tập 1521 - 04 Phôi 65 x 65 Kg 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522 - 01 Trục hàn Kg 1522 - 02 Giấy giáp Kg 1522 - 03 Dây thép buộc Kg 1522 - 04 Dây chì Kg 1522 - 05 Bột sa mốt Kg 1522 - 06 Nước thuỷ tinh Kg 1522 - 07 Thép V6 Kg 1523 1523 - 01 Mỡ YC2 Kg 1523 - 02 Dầu diexen Lít 1523 - 03 Củi khô Kg 1523 - 04 Than cục Kg 1524 Phụ tùng thay thế 1522 - 01 Trục cáp Kg 1522 - 02 Chổi than Cái 1522 - 03 Bu lông Cái 1522 - 04 Máy khoan Cái 1522 - 05 Dây culoa Sợi 1528 NVL khác
1522 - 01 Ống sứ Cái 1522 - 02 Ống nhựa Cái 1522 - 03 Cút nhựa Cái 1522 - 04 Vòng bi Cái d. Việc áp dụng máy vi tính vào công tác hoạch định nhu cầu NVL Để việc tiến hành hoạch định tốt hơn nữa, xí nghiệp nên chú trọng hơn tới hệ thống máy vi tính sẵn có. Số lượng máy vi tính nhìn chung là khá đầy đủ các chương trình máy tính tương đối cập nhật.
Cụ thể xí nghiệp, đặc biệt là phòng kế hoạch cần thiết phòng kế toán tổng hợp trong quá trình hạch toán nhu cầu trên máy.
Dùng phần mềm “lioness” phân tích các bước trong quá trình hoạch định. Với việc xây dựng lịch trình sản xuất, xác định kết cấu sảm phẩm, thời
Chuyên đề tốt nghiệp
Thực Tập
gian lắp ráp một cách cụ thể chi tiết. Từ đó xác định nhu cầu đặt hàng. Phòng kế hoạch sau khi đưa ra nhu cầu cụ thể từ việc phân tích có thể dùng chương trình "Metastock" hay “Omni stock” để hoạch định nhu cầu. Tuy là chương trình phân tích đầu tư chứng khoán nhưng nền tảng cơ bản của nó vẫn tập trung vào khả năng cung và cầu của hàng hoá.
Cuối cùng có thể dùng “Power point” để thực hiện một trình duyệt phân tích báo cáo trước lãnh đạo.
Hiện nay xí nghiệp mới dùng mạng “lanscape” mạng thông tin nội bộ trong xí nghiệp cũng như toàn Công ty.
Nếu có thể, xí nghiệp có thể vào mạng toàn cầu bởi những thông tin trên mạng là trực tuyến và rất quan trọng đối với xí nghiệp, đặc biệt là thương hiệu và sảm phẩm. Điều này cũng quan trọng hơn khi ta được chứng kiến hai đợt hội chợ tháng 3 và 4 năm 2003: Hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao và Hội chợ Expo 2003.
II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp.
1. Phối kết hợp hơn nữa chức năng giữa các phòng ban trong xí nghiệp.
Đây chính là một trong những yếu tố rất quan trọng quyết định hoạt động của doanh nghiệp có tốt hay không. Đối với xí nghiệp đã có sự liên hệ khá chặt chẽ giữa các bộ phận, nhưng cụ thể hơn: phòng kế toán tổng hợp phải thường xuyên truyền số liệu, báo cáo tình hình NVL … cho phòng kế hoạch một cách kịp thời, đầy đủ.
Phòng tổng hợp và hành chính với chức năng chủ yếu là nắm rõ ràng, cụ thể tình hình hoạt động của xí nghiệp mọi mặt. Cần bố trí, tổ chức nhiều cuộc họp giao ban, mở rộng toàn xí nghiệp, qua đó thấy được ưu nhược
Thực Tập
điểm trong quá trình hoạt động của xí nghiệp qua từng giai đoạn, thấy được nhu cầu, đời sống của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Phòng kỹ thuật điều độ sản xuất phải thường xuyên theo dõi, giám sát hoạt động của các phân xưởng, thấy được khả năng, ưu nhược điểm hoạt động của hệ thống máy móc. Phù hợp với loại NVL nào? sản xuất bao nhiêu sảm phẩm trong thời gian bao nhiêu thì phù hợp. Từ đó kết hợp với phòng kế hoạch có kế hoạch cụ thể cho việc sản xuất.
2. Chủ động tạo nguồn cung ứng trên cơ sở luôn luôn hoạch định trước một bước nhu cầu NVL.
Đây là hoạt động cần thiết, không thể thiếu mà bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào cũng phải chủ động thực hiện, tuy nhiên cách thực hiện và khả năng thực hiện lại khác nhau.
Đối với xí nghiệp, nhu cầu sản xuất cung ứng diễn ra hàng ngày. Đòi hỏi đội ngũ cán bộ các phòng ban cần chủ động trong công tác hoạch định.
3. Hoàn thiện công tác kho bãi, nhằm đẩy mạnh khả năng cung ứng.
Hiện tại xí nghiệp có 2 kho NVL với khả năng chưa tương đối lớn, tuy nhiên xưởng vật liệu xây dựng cơ khí Quang Trung - Thanh Xuân còn hạn chế về một số yếu tố: điều kiện vận chuyển tới kho, chức hạn chế vật liệu gang thô do điều kiện nhiệt độ …
Như vậy cần tập trung hoàn thiện kho này của xí nghiệp, tăng sức chứa điều kiện tốt hơn … mới đáp ứng được yêu cầu sản xuất cung ứng ngày càng nhiều của xí nghiệp.
Chuyên đề tốt nghiệp
Thực Tập
Thực Tập
KẾT LUẬN