1. 5: Phƣơng pháp kế toán tiền gửi ngân hàng ngoại tệ
2.2.1.1 Chứng từ sử dụng
Trong phần hành kế toán vốn bằng tiền tại công ty các chứng từ kế toán được sử dụng gồm:
- Phiếu thu - Phiếu chi - Ủy nhiệm thu - Ủy nhiệm chi - Giấy báo nợ - Giấy báo có
- Séc…
Các phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi… sau khi được ghi đầy đủ đầy đủ các nội dung sẽ được đính kèm các chứng từ liên quan để chuyển
Nhập, Xuất quỹ. Các phiếu thu, phiếu chi… phải được đánh số thứ tự liên tục tránh các trường hợp biển thủ công quỹ hay gian lận.
+ Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên theo mẫu quy định của Nhà nước. Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi sổ từng quyển dùng cho một năm. Trong mỗi phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu phải được đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Kế toán vốn bằng tiền ghi đầy đủ nội dung thu trên phiếu và ký tên sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ ( cả bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
Trong 3 phiếu đó, thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi nhập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
+ Phiếu chi do kế toán lập với nội dung và phương pháp lập tương tự như phiếu thu. Phiếu chi được lập thành 2 liên và sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ, mới được xuất quỹ
Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Trong 2 liên phiếu đó: Liên 1 lưu nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
+ Đối với việc xuất quỹ cho những người nhận tạm ứng, kế toán chi lập phiếu chi và chi tiền khi người tạm ứng có giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đã được kế toán trưởng và giám đốc đồng ý cho tạm ứng.
Đến thời hạn thanh toán tạm ứng kế toán lập giấy thanh toán tạm ứng chuyển cho kế toán trưởng xem xét và giám đốc ký duyệt. Giấy thanh toán tạm ứng èm thao chứng từ gốc dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Số tiền tạm ứng chi không hết có thể chuyển sang lần sau, cũng có thể thu hồi ngay. Trường hợp thu hồi ngay kế toán lập phiếu thu ghi rõ nội dung thu là thu hồi tạm ứng hoặc hoãn lại tạm ứng.
Phần chi quá số tạm ứng làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng. Chứng từ gốc, giấy thanh toán phải kèm với phiếu thu hoặc phiếu chi có liên quan.