Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động hàng hóa trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng hóa tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và xuất dùng cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng hóa cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị xuất bán trong kỳ.
Theo phương pháp này, mọi biến động của hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho, giá trị hàng hóa nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng (TK 611 – Mua hàng). Do đó, độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép. Phương pháp này chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hóa có giá trị thấp, thường xuyên xuất bán. Giá trị hàng hóa xuất bán trong kỳ = Giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ + Tổng giá trị hàng hóa tăng trong kỳ - Giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ 1.3.2.1. Tài khoản sử dụng:
* Tài khoản 611- Mua hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hóa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào kinh doanh trong kỳ.
- Nội dung và kết cấu TK611 – Mua hàng: Bên Nợ:
+ Kết chuyển giá gốc hàng hoá tồn kho đầu kỳ (Theo kết quả kiểm kê); + Giá gốc hàng hoá mua vào trong kỳ; hàng hoá đã bán bị trả lại… Bên Có:
+ Kết chuyển giá gốc hàng hoá tồn kho cuối kỳ (Theo kết quả kiểm kê);
+ Giá gốc hàng hoá xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hoá xuất bán (Chưa được xác định là đã bán trong kỳ);
+ Giá gốc hàng hoá mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá.
Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 là:
+ Tài khoản 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu + Tài khoản 6112 - Mua hàng hoá
* Tài khoản 631- Giá thành sản phẩm:
Tài khoản này dùng để phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm dịch vụ ở các đơn vị sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp và các đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải, bưu điện, du lịch, khách sạn,… trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
- Kết cấu tài khoản 631 – Giá thành sản xuất: Bên Nợ:
+ Chí phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dỡ dang đầu kỳ;
+ Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có:
+ Giá thành sản phẩm nhập kho, dịch vụ hoàn thành kết chuyển vào Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”;
+ Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dỡ dang cuối kỳ kết chuyển vào Tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang”.
Tài khoản 631 không có số dư cuối kỳ.
1.3.2.2 Trình tự hạch toán (sơ đồ 1.6, sơ đồ 1.7):
Trình tự hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán tổng quát hàng hóa theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ (Cơ sở nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ)
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán tổng quát hàng hóa theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ (Cơ sở nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp)