Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết nên đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết kế toán tập hợp vào bảng tổng hợp chi tiết, để cuối năm kế toán cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ:
- Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản. - Sổ kế toán chi tiết:
+ Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ này được chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu. + Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán: được mở chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.
+ Sổ chi tiết các loại chi phí sản xuất như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Các sổ này được mở chi tiết theo phân xưởng.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số loại sổ chi tiết khác như: Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng…
+ Các loại bảng biểu: Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội....
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ tại Công ty CP xây dựng Miền Đông
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra.
* Ƣu điểm: Kết hợp ưu điểm của hai hình thức nhật ký sổ cái và chứng từ ghi sổ. Với hình thức này, mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho việc áp dụng máy vi tính để hiện đại hoá công tác kế toán.
* Nhƣợc điểm: Việc kiểm tra, đối chiếu phải dồn đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể cung cấp được kịp thời.