2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.2.3. Chi phí quản lý doanh nghiệp ( Tài khoản 642)
* Nội dung: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra đ-ợc cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại nh- chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác.
*. Các chứng từ mà Công ty sử dụng:
- Hoá đơn tiền điện, tiền n-ớc phát sinh phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp
- Phiếu chi (lập thành 3 liên) + Liên 1: Giao cho khách hàng
+ Liên 2: L-u tại phòng tài chính kế toán + Liên 3: L-u tại quyển
- Giấy uỷ nhiệm chi (nếu doanh nghiệp thanh toán bằng TGNH)
* Tài khoản sử dụng:
TK 642 - Chi phí QLDN
TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Các TK liên quan nh-: 111, 112, 331
* Quy trình hạch toán
Sơ đồ 2.6: Quy trình hạch toán Chi phí QLDN tại công ty TNHH TM C-ờng Ph-ơng
Quy trình hạch toán Chi phí QLDN tại Công ty đ-ợc kế toán ghi chép sổ HĐ GTGT, phiếu chi, bảng phân bổ
khấu hao, bảng thanh toán l-ơng,…
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 642, và các TK liên quan
Bảng cân đối số phát sinh
Khoá luận tốt nghiệp tr-ờng đhdl hải phòng sách nh- sau: Từ phiếu HĐ GTGT, bảng phân bổ khấu hao, bảng thanh toán l-ơng, Kế toán viết phiết chi thành 3 liên sau đó kế toán tập hợp lại và ghi vào chứng từ ghi sổ
Cuối tháng kế toán tổng hợp lại vào Sổ cái TK 642, và các TK liên quan, cuối cùng vào bảng cân đối số phát sinh và bảng báo cáo kết quả kinh doanh
VD: Ngày 28/12/2010 kế toán về chi phí QLDN phát sinh nghiệp vụ thanh toán tiền điện thoại bằng tiền mặt theo số HĐ GTGT số 728007 (biểu số 2.2.3.1), trình tự ghi vào sổ kế toán nh- sau:
Đầu tiên, kế toán lập phiếu chi (biểu số 2.2.3.2),
Tiếp theo kế toán vào các chứng từ ghi sổ(biểu số 2.2.3.3),và cuối cùng vào sổ cái TK 642 (biểu số 2.2.3.4) và sổ cái TK 111
Khoá luận tốt nghiệp tr-ờng đhdl hải phòng
Biểu số 2.14: Hoá đơn GTGT số 728007
TổNG công ty viễn thông quân đội
Địa chỉ: Đ-ờng Lê Hồng Phong, Hải An, HP Tel: 1800 8198 Fax: 04.8649640 Hóa đơn (gtgt) Bill (VAT) Liên 2: Giao khách hàng Viettel Mẫu số: 01 GTKH-2LN-09 Sêri: BA/2007T Số: 728007 MS: 01 0068620 9 001
Tên khách hàng: Công ty TNHHTM C-ờng Ph-ơng Địa chỉ: Số 1, Lạch Tray, Ngô Quyền, HP
MS: 02 00449829
Số thuê bao: 097435397 Mã số khách hàng: 0000045502
C-ớc từ ngày: 01/12/2001 đến ngày 31/12/2010
Khoản (Item) Số tiền (Amount)
C-ớc dịch vụ thông tin di động (Mobile phone service charges)
1 169 545
Cộng tiền (1) (Total) 1 169 545
Thuế suất GTGT: 10% x tiền thuế GTGT (2)
(Value Added Tax) 116 955
Tổng cộng tiền thanh toán (3) = (1) + (2)
Group total 1 286 450
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu hai trăm tám m-ơi sáu nghìn bốn trăm năm m-ơi đồng chẵn
Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Nhân viên giao dịch
Khoá luận tốt nghiệp tr-ờng đhdl hải phòng
Biểu số 2.15: Phiếu chi số 101
Công ty TNHH C-ờng Ph-ơng
Mẫu số 01-TT QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tr-ởng BTC
Phiếu chi Số: 101 Ngày 31/12/2010 TK ghi nợ: 642 1 169 545 TK ghi nợ: 133 116 955 TK ghi có: 111 1 286 450 Họ tên ng-ời nhận tiền: Tổng cty viễn thông quân đội
Địa chỉ : Đ-ờng Lê Hồng Phong, Hải An,HP Lý do chi : Chi tiền điện thoại theo HĐ 72807
Số tiền: 1 286 450
Bằng chữ Một triệu hai trăm tám m-ơi sáu nghìn bốn trăm năm m-ơI đồng chẵn Kèm theo …01…chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Thủ tr-ởng Kế toán tr-ởng Ng-ời lập phiếu Thủ quỹ Ng-ời nhận tiền Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)………..
+ Tỉ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)………
Khoá luận tốt nghiệp tr-ờng đhdl hải phòng Biểu số 2.16: Sổ chi tiết TK 642
Sổ chi tiết TK642 Chi phí quản lý, chi phí bán hàng
Tháng 12/2010
Chứng từ
ngày Diễn giảI TKĐ
Ư Nợ TK 642 Có TK642 PT PC
Số d đầu tháng 12/2010 0
01/12/10 TT tiền mua sỏch hướng dẫn trớch khấu hao - Cửa hàng sỏch biểu mẫu
111
295,000
02/12/10
TT tiền vộ mỏy bay - Cty TNHH Thiờn
Bỏch 111 3,293,000
………
………..
19/12/10 TT tiền cước điện thoại di động - Tổng
Cụng ty Viễn Thụng Quõn Đội 111 1,169,545
19/12/10 TT tiền cước điện thoại di động - Cụng ty
Thụng Tin Di Động Khu Vực V 111 1,933,185 ……… ……….. HD43101
1/12/10 CTCP TM Gia Trang- nợ tiền xăng dầu
331
18,876,911
HD46868
24/12/10 Cty TNHH vận tải Thái Hải- nợ tiền cớc vận
chuyển
331
52,525,000
31/12/10 K/C lơng tháng 12/2009 vào chi phí 334 53,893,803
31/12/10
K/C 15% BHXH, 2% BHYT của T12/09 vào chi phí
338
2,217,701
31/12/10
K/C 50% bảo hiểm thất nghiệp vào chi phí
338
130,453
31/12/10
K/C chi phí khấu hao tháng 12/09
214
46,370,394
31/12/10
Cty TNHH TM và DV tin học HTP-phân bổ chi phí Trả tiền mua máy tính 142
986,191
31/12/10
Kho Bạc NN Kim Thành - Phân bổ tiền thuế đất trên Hải Dơng năm 2009
142
5,687,500
31/12/10
Cty CP VT& TM Việt Nam- phân bổ tiền mua máy fax vào CP
142 1,378,571 31/12/10 K/c TK 642- TK 911 911 188,757,254 Tổng cộng Tháng 12/10 188,757,254 188,757,254 Luỹ kế 2,105,427,628 2,105,427,628
Khoá luận tốt nghiệp tr-ờng đhdl hải phòng
Biểu số 2. 17: Chứng từ ghi sổ số 154
Công ty TNHHTM Cường Phương
Mẫu số S 02a-DN
(Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tr-ởng BTC) Chứng từ ghi sổ Số:154 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Trích yếu Số hiệu tài
khoản Số tiền Ghi
chú Nợ Có
A B C 1 D
1. Chi tiền điện thoại theo HĐ 728007 642 111 1 169 545 2. Thuế GTGT đ-ợc khấu trừ theo HĐ
728007
133 111 119 955
Cộng 1 286 450
Kèm theo... chứng từ gốc
Khoá luận tốt nghiệp tr-ờng đhdl hải phòng
Biểu số 2.18: Sổ cái TK 642
Công ty TNHH TM C-ờng Ph-ơng Mẫu số S 02c1 – DN
(Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tr-ởng BTC)
Sổ CáI
Năm: 2010
Tên tài khoản: Chi phí QLDN Số hiệu: 642 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Tháng 12 Số d- đầu tháng 31/12 154 31/12 Thanh toán tiền điện thoại theo HĐ 72807
111 1 169 545
… … … … … … … …
31/12 165 31/12 Ch-a thanh toán 331 71 401 911
31/12 166 31/12 K/C l-ơng 334 53 893 803 31/12 167 31/12 K/C BHYT, BHXH, BHTN 338 2 348 154 31/12 168 31/12 KH TSCĐ 214 46 370 394 31/12 169 31/12 Phân bổ chi phí trả tr-ớc 142 8 052 262 31/12 149 31/12 K/c chi phí QLDN 264 712 590 Cộng PS 264 712 590 264 712 590
Khoá luận tốt nghiệp tr-ờng đhdl hải phòng