1. Chi phí bán hàng
Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hàng sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển…
Toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đƣợc kế toán tập hợp đến cuối kỳ để thực hiện kết chuyển hoặc phân bổ xác định kết quả kinh doanh. Tuỳ thuộc
vào loại hình doanh nghiệp, cuối kỳ sản xuất kinh doanh và tuỳ thuộc vào doanh thu tiêu thụ trong kỳ để kế toán kết chuyển hoặc phân bổ chi phí bán hàng
Bên nợ: Các chi phí liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa ,dịch vụ Bên có: Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ
Tài khoản 641 không có số dƣ và gồm có 7 tài khoản cấp 2: + Tài khoản 6411: Chi phí nhân viên
+ Tài khoản 6412: Chi phí vật liệu bao bì + Tài khoản 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng
+ Tài khoản 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định + Tài khoản 6415: Chi phí bảo hành
+ Tài khoản 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài + Tài khoản 6418: Chi phí bằng tiền khác
Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể đƣợc mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ tài khoản 911.
* Chứng từ sổ sách ghi chép:
- Các chứng từ thanh toán nhƣ: Phiếu chi, giấy đề nghị tạm thanh toán, giấy thanh toán tiền tạm ứng, séc thanh toán, uỷ nhiệm chi…
- Bảng thanh toán lƣơng, bảng phân bổ tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội. - Bảng trích khấu hao.
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tiến hành ghi vào các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 641.
Cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về tiêu thụ trong kỳ đƣợc căn cứ vào mức độ (quy mô) phát sinh chi phí, vào doanh thu bán hàng ghi và vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Trƣờng hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hơn hoặc chƣa có thì chi phí bán hàng đƣợc tạm thời kết chuyển vào tài khoản 142 (1422- Chi phí chờ kết chuyển). Số chi phí này sẽ đƣợc kết chuyển, một lần hoặc nhiều lần ở các kỳ sau
khi có doanh thu. Công thức phân bổ: Chi phí BH phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ = Chi phí BH chưa phân bổ đầu kỳ + Chi phí BH phát sinh trong kỳ * Trị giá hàng còn lại cuối kỳ Trị giá hàng xuất trong kỳ + Trị giá hàng còn lại cuối kỳ Chi phí BH phân bổ cho hàng đã bán = Chi phí BH chưa phân bổ đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ - Chi phí BH còn lại cuối kỳ * Phương pháp hạch toán:
Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng
TK 334,338 TK 641 TK 911 Chi phí nhân viên
K/c chi phí xác định TK 152 kết quả kinh doanh Chi phí vật liệu bao bì
TK 153
Chi phí dụng cụ, đồ dùng
TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 111,112,33
2. Chi phí quản lý doanh nghiệp
* Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp. Tài khoản 642 không có số dƣ và gồm có các tài khoản cấp 2 sau:
+ Tài khoản 6421: Chi phí nhân viên bộ phận quản lý + Tài khoản 6422: Chi phí vật liệu quản lý
+ Tài khoản 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng + Tài khoản 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ + Tài khoản 6425: Chi phí thuế, phí và lệ phí + Tài khoản 6426: Chi phí dự phòng
+ Tài khoản 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài + Tài khoản 6428: Chi phí chi phí bằng tiền khác.
Tài khoản 642 đƣợc mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 642 có thể đƣợc mở thêm một số tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Chi phí quản lý doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm hạch toán kế toán của từng doanh nghiệp mà sẽ đƣợc phân bổ cho hàng bán ra theo một tỷ lệ nhất định để tập hợp nên giá thành toàn bộ của sản phẩm, thông thƣờng ngƣời ta sử dụng các chỉ tiêu thức phân bổ nhƣ: Phân bổ theo từng doanh số, phân bổ theo chi phí, phân bổ theo tiền lƣơng.
* Chứng từ sổ sách ghi chép:
- Các chứng từ thanh toán nhƣ: Phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy thanh toán tiền tạm ứng, séc thanh toán, uỷ nhiệm chi…
- Bảng thanh toán lƣơng, bảng phân bô tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội. - Bảng trích khấu hao.
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tiến hành ghi vào các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 642
Cuối kỳ hạch toán, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý phát sinh trong kỳ sang tài khoản 911 – xác định kết quả kinh doanh. Trong trƣờng hợp
doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài hạn, trong kỳ có ít hoặc không có sản phẩm tiêu thụ, để đảm bảơ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, kế toán kết chuyển một phần chi phí quản lý sang tài khoản 142 (1422) để chờ phân bổ trong những kỳ tiếp theo
* Trình tự hạch toán:
Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 334,338 TK 642 TK 911
Chi phí nhân viên K/c Chi phí xác định kết quả kinh doanh
TK 152 Chi phí quản lý TK 214 Chi phí KH TSCĐ TK 333 Thuế, phí, lệ phí TK 111,112,331
Chi phí mua ngoài Chi phí khác bằng tiền