- Nhập tại kho
2.3.1. Phân tích thực trạng tình hình bán hàng của Công ty
2.3.1.1. Một số quy trình liên quan đến công tác bán hàng của Công ty
a.Quy trình bảo quản sản phẩm
- Sau khi sản phẩm đƣợc lắp ráp hoàn thiện hoặc nhập về thì các sản phẩm đƣợc thủ kho và các phụ kho chuyển vào kho, tùy theo chủng loại sản phẩm mà đƣợc để từng khu riêng. Các sản phẩm đƣợc đặt trên những cao bản để tránh ẩm mốc, nồm do thời tiết gây ra. Các khu vực trong kho thƣờng xuyên đƣợc dọn dẹp vệ sinh, sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng,… để tiện cho việc vận chuyển sản phẩm, tránh các va chạm không đáng có, bảo quản sản phẩm tốt hơn,…
b.Quy trình nhập, xuất hàng cho nhân viên bán hàng.
- Nhân viên bán hàng lấy phiếu “xác nhận hàng tồn và đề nghị xuất nhập hàng” từ bộ phận kế toán để làm hàng tồn trên xe (hoặc kho), sau đó nhân viên bán hàng chuyển phiếu cho thủ kho kiểm tra, xác nhận số lƣợng hàng tồn, dựa trên
số lƣợng hàng tồn, nhân viên kinh doanh đề nghị số nhập trả kho và số hàng xuất thêm cho chuyến tiếp theo.
- Căn cứ vào đề nghị số lƣợng nhập trả kho và hàng xuất thêm, kế toán kho lập phiếu nhập kho, xuất kho, thủ kho căn cứ phiếu của kế toán kho để nhập, xuất hàng.
c. Quy trình bán hàng, giao hàng
- Nhân viên bán hàng đem sản phẩm cùng các giấy tờ kèm theo nhƣ hóa đơn giá trị gia tăng, lệnh điều xe, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hóa đơn giao nhận,… khi đi bán hàng cho các đại lý.
d.Quy trình bảo hành sản phẩm
- Khi nhân viên bán hàng đem sản phẩm bảo hành của các đại lý về thì nhân viên bảo hành sẽ kiểm tra các sản phẩm ngay tại trên xe nhằm xác định mức độ bên ngoài của máy là nhƣ thế nào? Ví dụ: có xƣớc nóc, phá tem hay thời hạn bảo hành của sản phẩm ra sao? Sau đó, sản phẩm bảo hành sẽ đƣợc đƣa tới bộ phận sửa chữa hàng bảo hành. Hàng bảo hành đƣợc sửa chữa trong khoảng 3 ngày, rồi sẽ đƣợc giao lại cho nhân viên bán hàng để trả lại cho đại lý trong chuyến đi lần sau.
2.3.1.2. Phân tích thực trạng tình hình bán hàng của Công ty
- Công ty hiện đang thiếu những nhân viên có trình độ quản lý để giúp giám đốc giám sát, quản lý các hoạt động bán hàng của Công ty. Hơn nữa, do Công ty vẫn hoạt động theo kiểu quy mô nhỏ, nhân viên thay đổi liên tục,…. ảnh hƣởng lớn đến hoạt động bán hàng của Công ty.
- Mặc dù, Công ty hoạt động đã trên 7 năm, song chƣa thực sự có một quy trình bán hàng hoàn thiện và phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty hiện nay. - Do không có sự phân cấp, phân quyền cụ thể giữa các nhân viên và các phòng ban đã dẫn đến tình trạng, khi nhân viên đề nghị xuất hàng thì nhân viên kế toán đồng ý và viết phiếu xuất kho đƣa xuống kho để thủ kho kiểm tra và xuất hàng cho nhân viên.
- Do không có nhân viên chuyên về việc xác định nhu cầu khách hàng và mục tiêu kinh doanh nên không xác trƣớc đƣợc nhu cầu số lƣợng hàng sẽ bán đƣợc của Công ty trong thời gian tới dẫn đến việc khi các linh kiện nhập về kho thì bộ phận sản xuất sẽ lắp ráp hàng loạt, tràn lan,…gây ra việc tồn kho, ứ đọng hàng trong thời gian dài, nếu nhƣ hàng đó chƣa bán đƣợc ngay.
- Thời gian giao hàng cho khách hàng còn chậm, giao thiếu hàng cho khách hàng và bán sản phẩm không đúng giá,… làm cho khách hàng không hài lòng. - Do thƣờng xuyên thay đổi nhân viên bán hàng cho nên gây ra hiện tƣợng nhân viên bán hàng mới không nắm rõ đƣợc các loại giấy tờ kèm theo khi đi bán hàng, lúng túng trong việc tiếp xúc với khách hàng và việc viết hóa đơn giao hàng cho khách hàng, cũng nhƣ những nhu cầu, tiềm năng và xu hƣớng đặt mua hàng của khách hàng, hơn hết là tâm lý của khách hàng.