Hàng ngày, khi bán hàng hoá ngời bán sẽ ghi số lợng, giá vốn, giá bán, tính thành tiền và ghi vào Báo cáo bán hàng. Sau 3 đến 5 ngày, kế toán tại cửa hàng lập hoá đơn GTGT cho hàng bán hàng và ghi vào sổ sách ở cửa hàng. Định kỳ 1 tháng, các cửa hàng gửi “ Bảng kê bán hàng ” và báo cáo kết quả kinh doanh lên Công ty. Căn cứ vào các báo cáo này, kế toán tổng hợp vào sổ kế toán.
Khi xuất hàng hoá chuyển đến các cửa hàng, để tiện theo dõi kế toán mở tài khoản 1368 theo dõi từng cửa hàng. Nh vào ngày 23/ 5/ 2006, căn cứ vào lệnh điều động của Giám đốc công ty, thủ kho xuất kho hàng hoá chuyển đến cửa hàng số 12
tại H2 - T2 Thanh Xuân Nam. Thủ kho lập “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ” nh sau:Sơ đồ 12
Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, bảng kê xuất hàng hoá, kế toán vào sổ chi tiết TK 1368, NKCT số 10 theo định khoản sau:
Nợ TK 136812: 45.524.000 Có TK 156: 45.524.000
Sổ chi tiết TK 1368 mở tơng tự nh sổ chi tiết TK 131.
Vào ngày 1/ 7/ 2006, phòng kế toán nhận đợc Bảng kê bán hàng của cửa hàng số 12 báo cáo về việc bán hàng trong tháng 6/2006.
Khi cửa hàng nộp tiền bán hàng, kế toán thanh toán lập phiếu thu chuyển cho cửa hàng trởng ký duyệt, sau đó thủ quỹ làm thủ tục thu tiền.
Căn cứ vào phiếu thu, kế toán thanh toán vào bảng kê số 1, sổ chi tiết TK 1368, NKCT số 1, NKCT số 10 theo định khoản sau:
Nợ TK 111 : 59.453.000 Có TK 1368 : 59.453.000