Tiêu chuẩn của công ty thường bao gồm một phạm vi rộng rãi hơn so với tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế Tiêu chuẩn của công ty cũng cần phải được soạn thảo nhanh chóng và tiết kiệm. Tiêu chuẩn của công ty cần cụ thể và có chất lượng cao vì chúng là những tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng trong công ty.
Các giai đoạn chính trong xây dựng là: - Đề xuất yêu cầu
- Phân tích yêu cầu và phân tích thông tin - Xây dựng dự thảo
- Hoàn thiện dự thảo - Phê duyệt
– công bốa. Đề xuất yêu cầu
Một bộ phận, cá nhân trong và ngoài công ty có thể đề xuất yêu cầu xây dựng tiêu chuẩn công ty, khi nảy sinh vấn đề nào đó do không có tiêu chuẩn thích hợp. Đề nghị này được đưa lên phòng tiêu chuẩn.
b. Phân tích yêu cầu và phân tích thông tin
Phòng tiêu chuẩn tổ chức việc phân tích yêu cầu, thu thập thông tin về sử dụng tiêu chuẩn, các thông tin và tài liệu có liên quan, xác định chức năng và nội dung của tiêu chuẩn dự kiến, xác định chi phí và hiệu quả dự kiến
c. Xây dựng dự thảoViệc biên soạn dự thảo cần được giao cho người hay bộ phận thích hợp phối hợp với cán bộ tiêu chuẩn.
Dự thảo tiêu chuẩn cần phải : đầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn trình bày như một tiêu chuẩn thực sự.
Dự thảo tiêu chuẩn cần phải có bản thuyết minh kèm theo nói rõ :
Sự cần thiết phải có tiêu chuẩn, nhưng nội dung và định hướng của tiêu chuẩn, nguồn gốc tiêu chuẩn và các tài liệu tham khảo khác trích dẫn khi xây dựng tiêu chuẩn.
d. Hoàn chỉnh dự thảo:
Dự thảo tiêu chuẩn và bản thuyết minh cần được gửi tới những người có liên quan trong công ty để lấy ý kiến. Cần quy định thời hạn thu ý kiến. Phòng tiêu chuẩn tổng hợp các ý kiến nhận được, thảo luận với nhưng bên có liên quan để dung hoà các ý kiến.
e. Phê duyệt – công bố
Sau khi đã hoàn chỉnh dự thảo, phòng tiêu chuẩn chuẩn bị hồ sơ để trình duyệt tiêu chuẩn. Hồ sơ gồm: bản đề nghị xây dựng tiêu chuẩn, các bản dự thảo tiêu chuẩn bản thuyết minh, các ý kiến góp ý, biên bản họp thảo luận, bản dự thảo cuối cùng. Tiêu chuẩn cần được lãnh đạo cấp cao nhất của công ty phê duyệt.Sau khi phê duyệt, tiêu chuẩn được cấp số hiệu vào sổ đăng ký, công bố và được phân phát cho các bộ phận có liên quan của công ty.
f. Soát xét:Cần thường kỳ xem xét lại các tiêu chuẩn đã ban hành để đảm bảo nó không bị lạc hậu.