CHẩN BIỂU ĐỒ ĐỒ THỊ VÀ VĂN BẢN.

∑

Trong qỳa trỡnh soạn thảo văn bản ta thường gặp một số cụng thức toỏn học như

để thực hiện được việc soạn thảo cỏc cụng thức toỏn học này trong Microsoft Word đa đưa ra một cụng cụ cho việc soạn thảo cỏc cụng thức này đú là cụng cụ Equation 3.0.

Để soạn thảo cụng thức toỏn học ta vào trỡnh đơn Insert\ Object …xuất hiện hộp thoại Object như hỡnh ảnh.

Tự hộp thoại Object ta chọn mục Microsoft Equation 3.0 rồi chọn OK. Sẽ thấy xuất hiện thanh cụng cụ Equation như hỡnh vẽ.

Ii. TRỘN THƯ.

Mục đớch

Mục đớch

Chức năng trộn thư cần thiết khi phải gửi giấy bỏo, giấy mời, thư từ cựng một nội dung cho nhiều người, nhiều cơ quan, ở cỏc địa chỉ khỏc nhau ...

Chẳng hạn, cần gửi giấy mời cho một danh sỏch cỏc người nhận. Giấy mời cú nội dung sau:

Kớnh gửi ễng/ Bà : (phần tờn cụ thể sẽ được tự động điền vào

đõy)

Cơ quan : (phần địa chỉ cụ thể sẽ được tự động điền vào đõy)

Mời ễng / Bà đến dự buổi hội thảo về Mạng mỏy tớnh khụng dõy.

Chuẩn bị

Chuẩn bị

Nội dung của thư , giấy mời .. gọi là văn bản chớnh - Main document.

Bảng gồm tờn người, địa chỉ cần điền tự động vào văn bản chớnh gọi là bảng dữ liệu.

Tệp văn bản chớnh và tệp bảng dữ liệu được soạn trờn hai tệp riờng trước khi thực hiện chức năng Mail Merge.

Thực hiện

Thực hiện

 Lập bảng dữ liệu gồm cỏc cột : họ và tờn, địa chỉ. Điền dữ liệu vào bảng, ghi lưu, vớ dụ tệp Danhsach.doc. Chỳ ý khụng cú dũng văn bản nào được nhập phớa trờn bảng.

 Mở tệp mới và soạn thảo văn bản giấy mời như đó cho. Ghi lưu, vớ dụ Giaymoi.doc. Đõy gọi là Main document.

 Từ trong cửa sổ văn bản chớnh là Giaymoi.doc, mở bảng Tools, chọn Mail merge. Hộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện.

Thao tỏc theo đỳng ba bước trong hỡnh minh họa.

Trong hộp thoại Mail Merge Helper nhấn nỳt Create dưới nhón Main Document, sau đú chọn Form letter...

 Trong hộp thoại Mail Merge Helper nhấn nỳt Create dưới nhón Main Document, sau đú chọn Form letter, ...

 Nhấn OK xỏc nhận đề nghị chọn Active Window làm văn bản chớnh. Lưu ý khụng chọn New Main Document vỡ ta đó cú văn bản chớnh là Giaymoi.doc.

 Nhấn nỳt Get Data và chọn Open Data source rồi nhập tờn tệp chứa bảng danh sỏch - Danhsach.doc để mở nguồn dữ liệu. Lưu ý ở đõy cũng khụng chọn Create Data Source vỡ tệp danh sỏch đó soạn rồi.

 Nhấn mục Edit Main Document trong hộp thoại xuất hiện.

 Màn hỡnh làm việc trở về tệp giấy mời. Việc tiếp theo phải thực hiện là đưa cỏc tờn cột của bảng vào đỳng vị trớ trờn văn bản. Đặt con trỏ tại vị trớ văn bản cần chốn, sau đú vào thanh cụng cụ Mail Merge để lấy tờn cột trong mục Insert Merge Field.

Chọn Insert merge field để chọn tờn cột phự hợp với vị trớ chốn trờn tệp văn bản giấy mời

+ Sử dụng thanh cụng cụ để hoàn tất việc Mail Merge.

Hỡnh: Cửa sổ tuỳ chọn Mail Merge + Bấm chọn Merge để tạo ra một tệp mới chứa kết quả. chọn mục này để xem ngay kết quả Mail Merge ngay trờn trang giấy mời bấm cỏc mũi tờn để di chuyển qua từng kết quả chọn mục này để xuất hiện cửa sổ tuỳ chọn Mail Merge