Lưới ụ trong bảng tớnh giỳp cho việc nhỡn cỏc ụ được rừ ràng, khi in nú khụng được in ra. Để bật/tắt lưới ụ, dựng lệnh : Tools | Options, chọn lớp View, đỏnh dấu kiểm (hay bỏ chọn) mục Gridlines.
5.5. Sắp xếp và tỡm kiếm
Trong Excel cú thể sắp xếp số liệu trong một phạm vi được chọn một cỏch độc lập với cỏc ụ ngoài khu vực chọn. Việc sắp xếp cú thể thực hiện trờn hàng ngang hoặc cột dọc. Excel cho phộp sắp xếp dữ liệu tối đa theo ba khúa. Vớ dụ, nếu một danh sỏch lương sắp xếp theo từng đơn vị, trong mỗi đơn vị sắp xếp theo Tờn, cựng tờn sắp xếp theo Họ thỡ khúa thứ nhất là dữ liệu cột đơn vị, khúa thứ hai là dữ liệu cột Tờn, khúa thứ ba là dữ liệu cột Họ.
Cỏc bước để sắp xếp dữ liệu : • Chọn vựng dữ liệu muốn sắp xếp.
• Thực hiện lệnh Data | Sort. Hộp đối thoại sau hiện ra:
• Chọn tiờu đề cho khúa sắp xếp thứ nhất và thứ tự sắp xếp (Ascending :
tăng, Descending : giảm).
• Chọn tiờu đề cho khúa sắp xếp thứ hai và thứ tự sắp xếp nếu cú. • Chọn tiờu đề cho khúa sắp xếp thứ ba và thứ tự sắp xếp nếu cú.
• Nếu trong vựng chọn để sắp xếp cú dũng đầu tiờn là dũng tiờu đề thỡ bạn phải chọn mục Header row để dũng tiờu đề khụng bị đảo lộn. Nếu dũng đầu tiờn khụng phải là dũng tiờu đề thỡ bạn phải chọn mục No Header row. • Click nỳt OK để bắt đầu sắp xếp.
Chỳ ý: muốn chỉ định sắp xếp theo hàng hay sắp xếp theo cột, thỡ click nỳt
Options ... Hộp đối thoại sau hiện ra :
- Sort top to bottom : sắp xếp theo hàng. - Sort left to right : sắp xếp theo cột.
2. Tỡm kiếm
Nếu bạn cú một bảng dữ liệu khoảng vài trăm dũng thỡ chức năng tỡm kiếm này rất cần khi bạn muốn tỡm đến cỏc dữ liệu cần thiết trong bảng tớnh. Muốn tỡm dữ liệu ở dũng hay cột nào, bạn click chọn dũng hay cột đú để tỡm nhanh hơn và thực hiện như sau:
• Nhập nội dung muốn tỡm trong khung Find What.
• Để chọn phương phỏp tỡm, click vào Options>> xuất hiện hộp thoại:
từ đú lựa chọn cỏch tỡm thớch hợp.
• Khi muốn tỡm kiếm và thay thế bằng từ khỏc click nỳt Replace, xuất hiện hộp thoại:
• Nhập từ muốn thay thế trong khung Replace with.
• Click nỳt Replace để thay từ vừa tỡm thấy, Replace All để thay thế tất cả cỏc từ tỡm được.
• Khi thực hiện xong, click nỳt Close để đúng hộp thoại. 5.6. Biểu đồ bảng tớnh
Biểu đồ là đồ thị biểu diễn dữ liệu bảng tớnh. Cỏc biểu đồ làm cho dữ liệu của bảng tớnh phức tạp trở thành trực quan và dễ hiểu hơn. Biểu đồ biến đổi dữ liệu từ cỏc hàng và cỏc cột trờn bảng tớnh thành hỡnh khối, đồ thị ... Biểu đồ cú cỏc trục, trờn đú cú cỏc giỏ trị tỉ lệ tương ứng với giỏ trị dữ liệu trờn bảng tớnh.