e. Khỏi quỏt trỡnh tự ghi sổ trong hạch toỏn TSCĐ theo cỏc hỡnh thức
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty TNHH Nguyờn
Cụng ty TNHH Nguyờn Phỳ tiờu biểu cho loại hỡnh Doanh nghiệp vừa và nhỏ với bộ mỏy gọn nhẹ, đảm bảo phục vụ yờu cầu, nhiệm vụ do Cụng ty đề ra, tạo lập năng lực hoạt động của Cụng ty, thỳc đẩy kinh doanh phỏt triển, tiết kiệm chi phớ và nõng cao hiệu quả kinh tế.
Bộ mỏy tổ chức Cụng ty được khỏi quỏt và mụ tả như:
Sơ đồ số 8
Khỏi quỏt sơ đồ bộ mỏy tổ chức của Cụng ty
* Giỏm đốc Cụng ty: Là người đại diện phỏp nhõn của Cụng ty, chịu trỏch nhiệm chỉ huy toàn bộ hoạt động của Cụng ty. là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Cụng ty, chịu trỏch nhiệm trước hội đồng thành viờn về việc thực hiện cỏc quyền và nghĩa vụ của mỡnh, tổ chức thực hiện cỏc quyết định của hội
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Thị Hiền – Lớp K1, Kế toỏn 1 38 Giỏm đốc Phú giỏm đốc Phũng kế toỏn tài chớnh Phũng kinh doanh chỉ đạo sản xuất Phũng kế hoạch vật tư Cỏc đội sản xuất khai thỏc quặng, đỏ xõy dựng,xõy lắp Phõn xưởng sản xuất phõn bún Đội cơ giới, vận tải, mỏy thi cụng Cửa hàng thương mại
đồng thành viờn. Quyết định tất cả cỏc vấn đề liờn quan đến hoạt động hàng ngày của Cụng ty, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Cụng ty. Ban hành quy chế quản lý nội bộ Cụng ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cỏch chức cỏc chức năng quản lý trong Cụng ty, ký kết hợp đồng nhõn danh Cụng ty. Kiến nghị phương ỏn bố trớ cơ cấu tổ chức Cụng ty. Bỏo cỏo quyết toỏn tài chớnh hàng năm lờn hội đồng thành viờn. kiến nghị phương ỏn sử dụng lợi dụng nhuận và xử lý cỏc khoản lỗ kinh doanh, tuyển dụng lao động.
* Phú giỏm đốc : Là người được uỷ quyền chỉ đạo và điều hành cỏc bộ phận cụng việc được uỷ quyền kiờm cụng tỏc quản lý nhõn sự, hành chớnh, lỏi xe, bảo vệ của Cụng ty.
Cỏc phũng chức năng:
* Phũng kế toỏn – Tài chớnh: Cú nhiệm vụ thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn, quản lý toàn bộ tài sản, vốn của Cụng ty thực hiện cỏc chớnh sỏch kinh tế tài chớnh, thống kờ kịp thời chớnh xỏc tỡnh hỡnh biến động tài sản và nguồn vốn, tổng hợp bỏo cỏo, giỳp Giỏm đốc kiểm tra thường xuyờn hoạt động kinh doanh của Cụng ty, đề xuất cỏc kế hoạch và biện phỏp trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cõn đối thu chi giải quyết cụng nợ và cỏc nguồn vốn để đỏp ứng và phục vụ kịp thời cho hoạt động SXKD. Hướng dẫn cỏc bộ phận trong Cụng ty về nghiệp vụ thống kờ kế toỏn để phục vụ cho cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn của phũng.
* Phũng kế hoạch vật tư: Thu thập xử lý, phõn tớch cỏc tài liệu, nắm bắt nghiờn cứu thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh kinh doanh từ đú lập kế hoạch kinh doanh quản lý kờnh phõn phối cuả Cụng ty, xõy dựng giỏ thành và tiờu thụ sản phẩm, quản lý vật tư, kho hàng.
* Phũng kinh doanh - chỉ đạo sản xuất : Cú nhiệm vụ quản lý cỏc cơ sở, đội sản xuất thi cụng, tổ chức sản xuất thi cụng theo kế hoạch đảm bảo về thời gian, số lượng, chủng loại, chất lượng, mỹ thuật trong cỏc hợp đồng đó ký kết, đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng và an toàn trong sản xuất, khai thỏc hoạt động .
* Cỏc đội phõn xưởng sản xuất, cửa hàng thương mại
- Đội sản xuất, khai thỏc quặng, đỏ vật liệu xõy dựng, xõy lắp - Phõn xưởng sản xuất phõn bún
- Đội cơ giới vận tải, mỏy thi cụng
- Cửa hàng kinh doanh thương mại tổng hợp
+/. Mối quan hệ giữa cỏc bộ phận trong bộ mỏy quản lý:
Theo cơ cấu tổ chức trờn, Giỏm đốc là người chỉ đạo trực tiếp hoạt động của cỏc phũng ban. Cỏc bộ phận phũng ban làm tham mưu giỳp việc, hỗ trợ cho Giỏm đốc chuẩn bị cỏc quyết định. Mụ hỡnh quản lý này phự hợp với cỏc Doanh nghiệp như Cụng ty TNHH Nguyờn Phỳ, mọi thụng tin đều được phản hồi giữa Ban Giỏm đốc và cỏc phũng ban một cỏch chớnh xỏc và nhanh chúng.
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Thị Hiền – Lớp K1, Kế toỏn 1
Trong bộ mỏy quản trị của Cụng ty TNHH Nguyờn Phỳ ta thấy sự phõn chia cỏc nhiệm vụ rất rừ ràng, thớch hợp với năng lực cỏ nhõn được đào tạo. Mỗi nhõn viờn của Cụng ty biết rừ vị trớ của họ trong cơ cấu và xỏc định được mối liờn quan về quyền lực của họ với người khỏc trong Cụng ty. Cỏc cỏ nhõn cụ thể được đào tạo trờn kiến thức và kinh nghiệm của người khỏc trong cựng ban, đối đầu với những vấn đề quen thuộc, vỡ vậy kỹ năng sẽ được nõng cao. Với cơ cấu này dễ giải thớch, nhõn viờn hiểu được vai trũ của từng bộ phận.
Đồng thời, tổ chức quản trị của Cụng ty cú khả năng thớch ứng linh hoạt với nhũng biến động xảy ra trong Cụng ty cũng như mụi trường ngoài doanh nghiệp, nhờ đú bảo đảm sự phối hợp tốt cỏc hoạt động và nhiệm vụ của tất cả cỏc bộ phận trong Cụng ty.
Do nhận thức đỳng đắn tầm quan trọng của bộ mỏy quản lý, từ khi thành lập đến nay Cụng ty đó từng bước củng cố tổ chức cỏc phũng ban, tuyển chọn những cỏn bộ nhõn viờn mới cú trỡnh độ nghiệp vụ cao và nõng cao nghiệp vụ cho cỏn bộ cụng nhõn viờn cũ của Cụng ty cho phự hợp với cụng việc kinh doanh và phục vụ cho kế hoạch phỏt triển lõu dài của Cụng ty.
2.1.3. Đặc điểm hệ thống sản xuất và qui trình sản xuất.
+/. Sơ đồ hệ thống sản xuất.
Sơ đồ 9
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Thị Hiền – Lớp K1, Kế toỏn 1 Bộ phận sản xuất Phõn xưởng 2 Tổ hoàn thành Tổ pha
trộn Tổ chế biến Tổ hoàn thành Tổ pha trộn Tổ chế biến
Phõn xưởng1 Tổ cơ
điện
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.
Tổ cơ điện: Cú chức năng sửa chữa, bảo dưỡng cỏc loại mỏy múc, phương tiện phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh ở nhà mỏy.
Tổ pha trộn: Chịu trỏch nhiệm ở khõu đầu, thực hiện cụng đoạn cắt BTP theo đơn đặt hàng, BTP sẽ được chuyển nhập kho và tiếp tục hoàn thành ở cỏc giai đoạn sau của sản phẩm.
Tổ chế biến: BTP được xuất kho sang tổ chế biến theo kế hoạch điều động, tổ chế biến tiến hành tạo ra sản phẩm theo đỳng yờu cầu kỹ thuật.
Tổ hoàn thành kiểm tra sản phẩm: Cỏc sản phẩm sản xuất xong được chuyển xuống tổ hoàn thành và kiểm tra sản phẩm. Tổ cú trỏch nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm lần cuối, treo tem nhón, đúng gúi. Đõy cũng là khõu cuối cựng của quỏ trỡnh sản xuất.
+/. Quy trỡnh kinh doanh
- Chủng loại sản phẩm :
+ Phõn bún tổng hợp NPK.
+ Đỏ hộc xõy dựng, Đỏ xõy dựng 4ì6, Đỏ xõy dựng 1ì2, Đỏ Base. + Giếng khoan nước sạch cỏc loại.
+ Trạm biến ỏp và cụng trỡnh điện đến 35 KV.
+ Kết cấu hạng mục cụng trỡnh nhà ở, nhà làm việc cấp 3A, 4A.
+/. Quy trỡnh sản xuất một số sản phẩm chủ yếu : 1- Quy trỡnh sản xuất, khai thỏc đỏ xõy dựng:
Sơ đồ 10
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Thị Hiền – Lớp K1, Kế toỏn 1 Khoan, bắn mỡn Phađỏ hộc T.p Đỏ 1ì2 T.p Đỏ 4ì6 Xay đỏ Xay đỏ Xay đỏ 41
2- Quy trỡnh Khoan, lắp đặt giếng nước sạch:
Sơ đồ 11
3- Quy trỡnh sản xuất phõn bún tổng hợp NPK
Sơ đồ 12
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Thị Hiền – Lớp K1, Kế toỏn 1
42 Lắp đặt giàn
khoan Khoan thămdũ địa chất
Khoan ống Đựn ống nhựa PVC Lắp đặt ống kẽm, bệ bơm Chạy thử, bàn giao Lõn dạng bột Mựn lỡ Phốt pho rớt Sộc măng tin Mỏy trộn vo viờn Mỏy ly tõm bọc đạm băng tải Mỏy ly tõm bọc ka li băng tải Đúng bao băngtải kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) Nhập kho
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Cụng ty TNHH Nguyờn Phỳ là doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực: Sản xuất, khai thỏc, xõy dựng, xõy lắp, thương mại. Do cú đặc điểm đú nờn cú những ảnh hưởng nhất định đến cụng tỏc kế toỏn.
Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty gồm 8 người. Trong đó, tại phõn xưởng, đội sản xuất là 3 người, tại văn phũng Cụng ty gồm: 5 người. Xuất phỏt từ nhiệm vụ chức năng và mục đớch kinh doanh của Cụng ty nờn để phự hợp với cụng tỏc quản lý tài chớnh, bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được bố trớ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ số 13
Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn
+/. Chức năng, nhiệm vụ
Phũng kế toỏn gồm cú 5 người và cơ cấu tổ chức như sau:
- Kế toỏn trưởng kiờm kế toỏn tổng hợp: Là người chịu trỏch nhiệm chung về chỉ đạo hạch toỏn kinh tế của Cụng ty kiểm tra, kiểm soỏt tài chớnh, tổng hợp Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Thị Hiền – Lớp K1, Kế toỏn 1
43
Kế toỏn trưởng kiờm kế toỏn tổng hợp Kế toỏn thanh toỏn, kiờm kế toỏn tiền lương Kế toỏn chi phớ giỏ thành, kiờm kế toỏn mua bỏn Kế toỏn TSCĐ kiờm kế toỏn nguyờn liệu - vật liệu Kế toỏn vốn, quỹ
Kế toỏn ở cỏc đội, phõn xưởng sản xuất
giỏ thành toàn bộ của Cụng ty, xỏc định kết quả kinh doanh, trớch lập cỏc quỹ, hướng dẫn, kiểm tra cỏc bộ phận về nghiệp vụ và phương phỏp hạch toỏn.
- Kế toỏn về tập hợp chi phớ, giỏ thành sản phẩm,TSCĐ:
Tập hợp chớnh xỏc kịp thời chi phớ sản xuất, cỏc yếu tố đầu vào, phõn bổ từng loại chi phớ theo đỳng đối tượng, tổ chức kiểm tra đỏnh giỏ sản phẩm dở dang, tớnh giỏ thành sản phẩm. Ghi chộp, phản ỏnh chớnh xỏc tỡnh hỡnh tăng, giảm TSCĐ, theo dừi hiện trạng TSCĐ trong toàn Cụng ty và ở từng bộ phận. Tớnh toỏn và phõn bổ chớnh xỏc khấu hao TSCD vào chi phớ SXKD theo mức độ hao mũn TSCĐ và chế độ tài chớnh hiện hành.
- Kế toỏn tiền lương kiờm thủ quĩ:
Cú nhiệm vụ tớnh toỏn lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn, kiểm tra việc sử dụng lao động . Hướng dẫn, kiểm tra cỏc nhõn viờn hạch toỏn ở cỏc đội, phõn xưởng thực hiện đầy đủ cỏc thủ tục ban đầu về lao động, tiền lương, mở sổ theo dừi và hạch toỏn lao động, tiền lương đỳng chế độ quy định.
Hạch toỏn toàn bộ chứng từ thu, chi phỏt sinh và kiểm kờ quĩ hàng ngày.
- Kế toỏn thanh toỏn, cụng nợ:
Thực hiện hạch toỏn theo dừi tăng, giảm nguyờn vật liệu, ghi chộp, phản ỏnh trung thực, kịp thời số lượng và giỏ trị NVL, CC - DC nhập kho, phõn bổ hợp lý NVL, CC - DC xuất dựng cho cỏc bộ phận sản xuất. Theo dừi NVL,CC - DC tồn kho, kiểm kờ kho để phỏt hiện thừa thiếu hoặc kộm chất lượng của NVL tồn kho để xử lý hạn chế tối đa thiệt hại cho Cụng ty, ghi chộp số lượng, chất lượng và chi phớ mua hàng, gớa mua, chi phớ khỏc, thuế trờn hệ thống sổ thớch hợp, phõn bổ hợp lý chi phớ mua hàng ngoài gớa mua cho số hàng đú bỏn và tồn cuối kỳ, xỏc định giỏ vốn hàng hoỏ đó bỏn và tồn cuối kỳ, phản ỏnh khối lượng hàng hoỏ đó bỏn, ghi nhận doanh thu bỏn hàng và cỏc chỉ tiờu liờn qua, theo dừi và thanh toỏn kịp thời cụng nợ với nhà cung cấp và khỏch hàng liờn quan. - Kế toỏn vốn bằng tiền- Cỏc quỹ:
Chịu trỏch nhiệm trước Kế toỏn trưởng về nhiệm vụ được giao, phản phản ỏnh số vốn hiện cú và tỡnh hỡnh tăng, giảm tiền mặt, tiền gửi Ngõn hàng và cỏc khoản tiền vay, cỏc quỹ của Cụng ty.
- Cỏc nhõn viờn làm nhiệm vụ thống kờ tại cỏc bộ phận và phõn xưởng sản xuất:
Chịu trỏch nhiệm tập hợp ban đầu cỏc chứng từ cỏc khoản chi phớ phỏt sinh vào cỏc bảng kờ, lập bảng chấm cụng, cỏc bảng theo dừi hoàn thành khối lượng, ghi chộp cỏc định mức tiờu hao NVL định kỳ chuyển về phũng kế toỏn Cụng ty để hạch toỏn.
+/. Phõn cụng lao động trong bộ mỏy kế toỏn
Phũng kế toỏn thực hiện cụng việc kế toỏn của đơn vị, toàn bộ kế toỏn của Cụng ty được tập trung thực hiện tại phũng kế toỏn trừ khõu tập hợp số liệu ghi sổ kế toỏn đến bỏo cỏo tài chớnh ở phõn xưởng khụng tổ chức bộ phận kế toỏn riờng mà chỉ bố trớ cỏc nhõn viờn thống kờ làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toỏn
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Thị Hiền – Lớp K1, Kế toỏn 1
ban đầu, thu nhận chứng từ và ghi chộp sổ sỏch cỏc thụng tin về kinh tế một cỏch đơn giản để chuyển về phũng kế toỏn hạch toỏn.
Kế toỏn ở Cụng ty cú nhiệm vụ tập hợp tớnh toỏn đến kết quả cuối cựng của nhõn viờn sản xuất kinh doanh chịu trỏch nhiệm mở sổ sỏch và ỏp dụng chế độ hoỏ đơn chứng từ phương phỏp kế toỏn Cụng ty ỏp dụng.
+/. Hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn áp dụng tại doanh nghiệp
Tổ chức hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn là nghiờn cứu, vận dụng phương phỏp và cỏch thức ghi sổ vào thực tế cụng tỏc kế toỏn tại đơn vị. Tại cụng ty TNHH Nguyờn Phỳ kế toỏn vận ghi sổ theo hỡnh thức: chứng từ - ghi sổ.
Căn cứ vào cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh cỏc kế toỏn phần hành tổng hợp cỏc chứng từ gốc cựng chứng từ, tài khoản, nội dung kinh tế, chứng từ ghi sổ được mở theo mục đớch phản ỏnh, chứng từ - ghi sổ được ghi hàng ngày, 5 ngày, 10 ngày, 15 ngày trong thỏng tuỳ theo tớnh chất phỏt sinh nghiệp vụ. Chứng từ ghi sổ phải đớnh kốm với chứng từ gốc, ngày, thỏng ghi trờn chứng từ ghi sổ là ngày thỏng vào sổ đăng ký.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ do kế toỏn tổng hợp ghi, cơ sở để ghi là tổng số trờn cỏc chứng từ ghi sổ, mỗi chứng từ ghi một dũng.
Sổ chứng từ ghi sổ sau khi đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tiếp tục ghi vào sổ cỏi (sổ cỏi là sổ mở riờng cho từng tài khoản sử dụng) và sổ kế toỏn chi tiết.
Cuối kỳ đối chiếu số liệu trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cỏi lập bảng cõn đối số phỏt sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đỳng số liệu trờn sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ chi tiết) được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Để cú thể hỡnh dung một cỏch rừ nột tỡnh hỡnh vận dụng hệ thống sổ kế toỏn của Cụng ty TNHH Nguyờn Phỳ cú thể minh hoạ bằng sơ đồ sau:
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Thị Hiền – Lớp K1, Kế toỏn 1
Sơ đồ số 14
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn chứng từ - ghi sổ tại Cụng ty TNHH Nguyờn Phỳ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
Về sổ kế toỏn chi tiết thỡ kế toỏn xớ nghiệp mở cỏc sổ kế toỏn chi tiết như: + Sổ chi tiết tài khoản 133, 131, 141, 331, 154, 3331, 311, 315, 335, …
+ Sổ theo dừi tăng giảm tài sản cố định
Về sổ tổng hợp thỡ Cụng ty cú:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế theo trỡnh tự thời gian
+ Bảng cõn đối số phỏt sinh
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Thị Hiền – Lớp K1, Kế toỏn 1 46 Chứng từ kế toỏn Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cỏi Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cõn đối số phỏt sinh
+ Sổ cỏi: ghi cỏc nghiệp vụ kinh tế theo tài khoản kế toỏn.
Nhỡn chung thỡ việc ỏp dụng hỡnh thức sổ chứng từ ghi sổ là phự hợp với điều kiện thực tế cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn Cụng ty Nguyờn Phỳ.