Tại Công ty xây dựng Miền Tây công tác kiểm kê đánh giá vật tư tồn kho được tiến hành định kỳ 6 tháng một lần. Các nhân viên kế toán của văn phòng Công ty cùng với các nhân viên ở phòng kế hoạch xuống hướng dẫn các đội các kho kiểm kê vật tư và ghi kết quả vào biên bản kiểm kê. Do đặc điểm ngành nghề không có kho dự trữ vật tư mà chỉ có các bễn bãi công trình và hệ thống nhà kho lưu động nên khi kiêm kê chỉ có thể áp dụng đối với các công trình đanh thi công dở dang. Công trình đang thi công dở dang đến kỳ kiểm kê định kỳ hoặc Ban kiểm tra của Công ty kiểm tra đột xuất việc sử dụng vật tư vào công trình đó.
Nếu trong thời điểm kiểm kê, vật tư đã viết phiếu xuất kho trên phòng kế hoạch nhưng chưa dùng hết mà công trình còn đang thi công tiếp thì Ban kiểm kê chỉ xác định số vật tư chưa dùng hết có ứng với khối lượng công việc còn lại để theo dõi việc sử dụng vật tư cho công trình đó có đúng hạn mức không. Nếu không quá hạn mức thì thông báo cho đội tiếp tục sử dụng số vật tư đã xuất vào công trình mà không làm thủ tục nhập lại kho theo dạng vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê. Biên bản kiêm kê của Công ty được lập theo bảng sau:
Bảng số 28:
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁThời điểm kiểm kê 8 giờ ngày 01 tháng 06 năm 2001 Thời điểm kiểm kê 8 giờ ngày 01 tháng 06 năm 2001
Thành phần trong Ban kiểm kê gồm có:
1 - Ông: Nguyễn Quang Trung - Phòng kế hoạch - Trưởng ban. 2 - Bà: Trương Thu Nguyệt - Phòng TCKT - Uỷ viên.
3 - Ông: Vũ Đình Đức - Đội trưởng - Uỷ viên. 4 - Bà: Vũ Thu Trang - Thủ kho đội - Uỷ viên.
Đã tiến hành kiểm kê lượng vật tư tồn kho tạI Đội XDCT Số 9- Công ty xây dựng Miền Tây- đang thi công công trình R4 – Quốc lộ 10. Cụ thể được ghi ở biểu dưới đây:
STT T
Tên vật tư ĐVT Số lượng tồn kho theo
sổ sách
Số lượng tồn kho thực tế Đơn giá Thành tiền Chất lượng tốt Kém phẩm chất 1 2 3 Đá hộc Đá 2×4 Cát bê tông ….. m3 m3 m3 79 36 50 79 110 50 36.000 45.000 16.500 2.844.000 4.950.000 825.000 Cộng 16.248.400 Ngày 01 tháng 06 năm 2001