Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty Hương Giang đã đáp ứng được nhu cầu này.
Tại công ty Hương Giang , chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song là: - Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
- Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, công cụ dụng cụ. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 05.
Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Thẻ kho Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp N- X-T kho
Nội dung, tiến hành hạch toán chi tiết VL , CCDC được tiến hành như sau:
- ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho. Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu.
- Phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư... sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xác nhận và thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho.
Cuối tháng thủ kho căn cứ vào hai chứng từ số 83 ngày 23/10/2002 và chứng từ số 137 ngày 23/10/2002 và các chứng từ nhập, xuất khác. Thủ kho tiến hành lập thẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn. Sau đây là thẻ kho vật liệu: xi măng Hoàng Thạch.
Đơn vị: Công ty Hương Giang Mẫu số 06: VT
THẺ KHO
Ngày lập 29/10/2002 Tờ số 1
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: kg
Số TT
Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận của KTT Số liệu Nhập Xuất Tồn 1 140 09/10 Đông nhập vật tư 9/10 50.000 50.000 2 142 10/10 Đông nhập vật tư 10/10 20.000 70.000 3 137 13/10 Xuất VT phục vụ thi công