Cuối năm công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu để kịp thời phát hiện mất mát, kém phẩm chất, hư hỏng. Nhằm có biện pháp xử lý kịp thời.
Trước khi tiến hành kiểm kê, công ty thành lập ban kiểm kê. Căn cứ vào biên bản kiểm 8h ngày 01 tháng 01 năm 2009 của các bộ phận phòng ban tiến hành kiểm tra thực tế tại công trường kế toán sẽ căn cứ vào quyết định kiểm kê trong “ Biên bản sử lý kiểm kê” để tiến hành hạch toán.
Khi kiểm kê nếu thiếu kế toán ghi:
Nợ TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Khi có quyết định sử lý kế toán ghi:
+ Nếu vật tư hàng hoá thiếu hụt trong định mức cho phép được ghi tăng vào chi phí quản lý:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu + Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường kế toán ghi:
Nợ TK 1388, TK 334, TK 111
Có TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu Ví dụ: Ngày 31/12/2008 tại công trình đường 10 Hải Phòng, các phòng ban tiến hành kiểm kê và thấy thiếu hụt 2.071,5l dầu Diezel, kế toán định khoản
Nợ TK 1381 7.778.481
Căn cứ vào biên bản xử lý kiểm kê của hội đồng kiểm kê đã quy trách nhiệm số hao hụt vật tư trên là do mất mát và ông Tạ Văn Trung phải chịu trách nhiệm bồi thường kế toán ghi:
Nợ TK 1388 7.778.481( Chi tiết phải thu của ông Tạ Văn Trung)
Có TK 1381 7.778.481
Biểu 2.19
Công ty Cổ phần sản xuất, BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ XNK và xây dựng Hà Nội Hôm nay, ngày 01 tháng 01 năm 2009
Phòng TCKT
Chúng tôi gồm:
1. Nguyễn Thị Dung Nhân viên phòng tài chính kế toán
2. Ngô Anh Việt Phó phòng CGVT
3. Nguyễn ánh Tuyết Nhân viên phòng CGVT 4. Nguyễn Trọng Thời Thủ kho
Kiểm kê thời điểm: Ngày 01 tháng 01 năm 2009
Địa điểm nơi kiểm kê: Kho Công trình đường 10
STT Diễn giải ĐVT Mã số Lượng Chênh lệch Theo sổ sách Thực tế KK Thừa Thiếu 01 Dầu nhớt HĐ40 Lít 1502 61,0 61,0 02 Dầu Điezen Lít 1501 2.146,5 75,0 2.071,5 03 Mỡ Bò Kg 1803 3,0 3,0 04 Mỡ L4 Kg 152020020 3.714,8 3.714,8
Biểu 2.20
Công ty Cổ phần sản xuất, BÁO CÁO CHI TIẾT KIỂM KÊ VẬT TƯ
XNK và xây dựng Hà Nội Ngày 31 tháng 12 năm 2008