CỦA UỶ BAN:
Trong thời gian thực tập tại UBND xã Ngũ Hùng. Do thời gian tiếp xúc với công việc của cơ quan chưa nhiều, mặt khác do bản thân em còn nhiều hạn chế cộng với đây là lần đầu tiên em làm quen với công việc của mình nên nhận xét công tác văn phòng ở UBND là một điều khó làm được. Do đó em xin đưa ra một số nhận xét như sau:
- Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan, tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp đỡ cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề nối làm việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo. Chính vì vậy việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức cần được sự quan tâm đặc biệt.
Nhận thấy được vị trí của công tác văn phòng đối với Ủy ban nhân dân xã, ban lãnh đạo UBND xã Ngũ Hùng đã rất quan tâm, chú trọng đến công tác văn phòng, đầu tư mua sắm trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho quá trình làm việc của các cán bộ văn phòng. Cán bộ văn phòng được giao nhiệm vụ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ, thư ký đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong công tác văn thư lưu trữ cán bộ tiến hành đầy đủ các khâu nghiệp vụ trọng công tác văn thư theo đúng quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, tổ chức quản lý văn bản đến, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành bảo quản hồ sơ, với kinh nghiệm và sự sáng tạo của bản thân giúp cho công tác công văn, giấy tờ của Uỷ ban được thực hiện tốt phục vụ cho công tác quản lý của Uỷ ban xã.
Nhiệm vụ của một người thư ký cũng được làm rất tốt do các cán bộ của văn phòng thực hiện. Vì là cơ quan cấp xã là bộ máy quản lý nhà nước cấp địa phương nên Uỷ ban xã không có thư ký riêng giúp việc cho lãnh đạo mà chỉ có cán bộ văn phòng kiêm nhiệm đồng thời làm thư ký tại UBND xã Ngũ Hùng kiêm, nhiệm chức vụ thư ký là cán bộ văn thư của văn phòng thống kê - kế hoạch. Những khâu nghiệp vụ của người thư ký văn phòng như: xây dựng chương trình kế hoạch công tác, lịch làm việc, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế xã hội và tham mưu giúp Uỷ ban xã tổ chức thực hiện, giúp HĐND xã tổ chức kỳ họp và UBND xã tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn từ của nhân dân phân loại chuyển đến các cấp, các ngành để giải quyết; đảm bảo điều kiện vật chất để phục vụ cho các kỳ họp của xã…, tất cả đều được cán bộ văn phòng làm rất tốt cho dù đó không phải là việc của cán bộ phụ trách riêng.
- Công tác lưu trữ tại Uỷ ban vẫn còn những mặt hạn chế do không có phòng lưu trữ riêng và không có cán bộ chuyện môn phụ trách đảm nhiệm công việc, và chưa được sự quan tâm sát sao của cấp trên, một số khâu nghiệp vụ vẫn bị bỏ sót, khiến hiệu quả công việc không cao.
Kinh phí phục vụ cho công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng của UBND xã còn rất hạn hẹp.
II. ĐỀ XUẤT:
Qua quá trình tìm hiểu các khâu nghiệp vụ trên, với những kinh nghiệm còn ít ỏi của một sinh viên sắp ra trường em xin nêu một số đóng góp để UBND xã Ngũ Hùng tham khảo để xây dựng lề lối, bộ máy làm việc ngày càng tốt hơn:
Uỷ ban nhân dân xã nên phân định công việc rõ ràng từng công việc cho từng cán bộ cụ thể giúp cho việc tập chung giải quyết được thuận tiện hơn.
Cần tuyển thêm một cán bộ có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ lưu trữ để các hồ sơ, giấy tờ quan trọng không bị thất lạc, giúp cho việc nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cá nhân, đạt hiệu quả cao trong công việc.
Thường xuyên cho các cán bộ đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao tầm hiểu biết làm việc hiệu quả, đạt chất lượng cao.
Các cấp lãnh đạo cần quan tâm sát sao hơn nữa, trang bị thêm cho bộ máy văn phòng các trang thiết bị hiện đại phục vụ công việc hàng ngày.
Uỷ ban nhân dân xã cần trang bị thêm một số trang thiết bị văn phòng, xây dựng phòng kho lưu trữ với các thiết bị: Máy Fax, hút bụi, huỷ tài liệu,bình chữa cháy ….trong kho lưu trữ để bảo quản tài liệu được tốt hơn.
KẾT LUẬN
Công tác Hành chính văn phòng, Văn thư - lưu trữ là nghiệp vụ cần thiết, qua trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước. Nó giúp UBND xã Ngũ Hùng giải quyết nhanh chóng, chính xác kịp thời tránh được sại sót có thể xẩy ra. Đặc biệt trong tình hình đất nước hiện nay trước yêu cầu xây dựng tiến bộ hơn, hiện đại hơn.
Làm tốt được nghiệp vụ này Văn phòng còn giúp chủ tịch, phó chủ tịch và các bộ phận chuyên môm có liên quan thực hiện và theo dõi toàn bộ chương trình kế hoạch cũng như tình hình thực hiện các chủ trương đường lối của Đảng và Nhà
nước. Qua đó báo cáo kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết để phục vụ công tác quản lý của cơ quan. Do đó công tác Hành chính văn phòng – Văn thư lưu trữ đòi hỏi mỗi cán bộ viên chức phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ nhất định và đặc biệt có tâm huyết với nghề mới đem lại hiệu quả cao trong công việc.
Thời gian đi thực tập là khoảng thời gian rất quan trọng và bổ ích với bản thân em, giúp em củng cố lịa kiến thức của mình, đồng thời vận dụng được những kiến thức đó học vào thực tế. Qua đó em đã học hỏi được kinh nghiệm đã có trong thực tế, em nhìn nhận công tác văn phòng được bao quát, toàn diện hơn, học hỏi được những kinh nghiệm trong việc giao tiếp, ứng xử trong công sở. Thời gian đi thực tập đã giúp bản thân em mạnh dạn hơn trong cách ứng xử, giao tiếp với mọi người trong cơ quan. Lý thuyết mà em đã được học chỉ là một phần công việc, sau này khi ra trường cái mà em phải làm đó là cái thực tế, thực tế mời là cái quyết định trình độ học vấn về chuyên môn nghiệp vụ của em có áp dụng được những điều đã học vào thực tế hay không. Qua lần thực tập này em còn hiểu biết sâu sắc thêm về sự quan tâm của nhà nước và của cơ quan đối với công tác văn phòng, hiểu thêm những điều thú vị trong công việc chuyên môn của mình sau này, nhờ vậy mà em cảm thấy yêu nghề hơn và tin tưởng vào sự lựa chọn nghề nghiệp của mình.
Tuy nhiên để hiểu thêm về phong cách làm việc thành thạo như một cán bộ văn phòng thì hơn ba tháng thực tập tại Uỷ ban không phải là một thời gian dài để áp dụng lý thuyết trong nhà trường vào thực tế công việc nhưng được sự quan tâm dìu dắt của các thầy cô trong ban giám hiệu, phòng Đào tạo, khoa Quản trị văn phòng cùng các thầy cô bộ môn trong trường và sự giúp đỡ của lãnh đạo Uỷ ban, sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ văn phòng và các cán bộ ban ngành trong Uỷ ban tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợi thực tập tốt nghiệp và bài báo cáo này.
“Báo cáo thực tập tốt nghiệp” là kết quả đầu tiên của em khi đi thực tế, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Vậy em mogn quý cơ quan và các thầy cô giúp em chỉ boả góp ý, nhận xét để bài “Báo cáo thực tập” của em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cám ơn các thấy cô giáo cùng các khoa, trung tâm của trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội và các và các cán bộ trong ban lãnh đạo xã, đặc biệt là cán bộ văn phòng đã tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp này./.
Ngũ Hùng, ngày 7 tháng 8 năm 2010
Sinh viên thực tập